Wer die Wahl hat, hat die Qual

Tipps für die Softwareauswahl

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Tipp 7: Anbieterauswahl

In der ersten Phase der Marktrecherche werden die möglichen Anbieter anhand der wichtigsten Auswahlkriterien selektiert. Das können sein:

  • Funktionale Abdeckung der Lösung
  • Dienstleistungsangebot
  • Kostenrahmen
  • Verwendete Technologie
  • Marktpräsenz
  • Möglichkeit zum Ausbau der Lösung falls der Bedarf wächst

Das Pflichtenheft sowie die Liste der Auswahl- und der K.O.-Kriterien unterstützen den Prozess zur Feinauswahl. In dieser Phase bleiben erfahrungsgemäß nur noch wenige Produkte in der engeren Auswahl. Zur Unterstützung des Auswahlprozesses bieten sich in dieser Projektphase Produktpräsentationen durch die selektierten Hersteller an. Sinnvoll ist es, wenn die Software anhand konkreter betrieblicher Aufgaben präsentiert wird. Das ermöglicht eine Einschätzung der Produktqualität. Gleichzeitig lässt sich die Handhabung der Lösung und deren Bedienbarkeit realistisch einschätzen. An der Präsentation sollten Personen teilnehmen, die an der Ausarbeitung des Pflichtenheftes mitgearbeitet haben. Zusätzlich sollten die Fachabteilungen ausreichend vertreten sein, da sie in der Regel die Programme im Arbeitsalltag nutzen. Sinnvoll ist ein Beurteilungsbogen, in dem die Teilnehmer an der Präsentation ihre persönliche Einschätzung des vorgestellten Produktes dokumentieren können. Diese Beurteilung kann für die Endauswahl einer Lösung zum wichtigen Instrument werden. Die Produktpräsentation sollte auch als Diskussionsforum genutzt werden und den späteren Anwendern ausreichende Möglichkeiten zu Fragen rund um das vorgestellte Produkt ermöglichen.

Workshops und Testinstallationen ermöglichen den potentiellen Anwendern den praktischen Umgang mit der vorgestellten Lösung. Speziell Testinstallationen sind dazu geeignet, die Lösung im betrieblichen Umfeld zu nutzen und dabei deren Stärken und Schwächen zu erkennen. Testinstallationen sind häufig eine wichtige Voraussetzung für einen erfolgreichen Produktivbetrieb, da in dieser Vorbereitungsphase Schwächen und Fehler der Lösung behoben werden können, ohne den allgemeinen Ablauf zu stören.

Hilfreich sind Besuche bei Referenzkunden, bei denen die Lösung bereits im Einsatz ist. In der Phase der Feinauswahl sollten die ausgewählten Anbieter in der Lage sein, einen genaueren Kostenrahmen sowie sein Dienstleistungsangebot zu benennen, um den Entscheidungsprozess zu vereinfachen.

Die Endauswahl erfolgt nach einem detaillierten Angebot, das auf dem erstellten Pflichtenheft basieren sollte. Prüfen Sie als Kunde, ob alle Ihre Anforderungen berücksichtigt wurden und von der Software auch tatsächlich erfüllt werden. Wichtige Entscheidungskriterien sind darüber hinaus die Vertragskonditionen, das Dienstleistungsangebot, der geplanten Projektverlauf sowie der Zeitrahmen, der für das Projekt vorgesehen ist. Nicht zu unterschätzen ist die Unterstützung, die Ihnen der Hersteller und sein Team zusichern, wenn eine Lösung erst einmal implementiert ist. Dazu gehört neben einem schnellen und Rund-um-die-Uhr-Support auch eine Hotline, die Ihnen möglichst in der Muttersprache hilft, wenn es Probleme mit der Software gibt oder Fragen zur Bedienung der neuen Lösung auftauchen.

Wir hoffen, dass Ihnen unsere Tipps und Tricks dabei helfen, Ihr nächstes Software-Projekt, schnell und ohne Probleme auf den Weg zu bringen. Viel Erfolg!

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