Von RPA bis KI – welche Technologien Unternehmen wirklich voranbringen Hyperautomation: Auf die richtigen Werkzeuge kommt es an

Anbieter zum Thema

netfiles GmbH

Hyland Software Germany GmbH

Cloudgermany.de GmbH

Mit intelligenter Prozessautomatisierung lassen sich beeindruckende Wettbewerbsvorteile erzielen – doch der Erfolg steht und fällt mit den richtigen Werkzeugen. Nur Unternehmen, die verstehen, welche Technologien perfekt ineinandergreifen und beste Ergebnisse liefern, können Prozesse durchgängig automatisieren und anspruchsvolle Automatisierungsziele in die Tat umzusetzen.

Intelligente Prozessautomatisierung (IPA) – auch Hyperautomation genannt – verfolgt einen umfassenden Ansatz, der Prozesse über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg hochgradig automatisiert und beschleunigt. Ähnlich wie eine Hyperschallrakete, die schneller fliegt als Schallgeschwindigkeit, ist auch der hyperautomatisierte Workflow darauf ausgelegt, Prozesse permanent schneller ablaufen zu lassen.

Dabei werden unterschiedliche Technologien und systemgestützte Methoden kombiniert, um manuelle Aufgaben wie das Sammeln von Daten, das Ausfüllen komplexer Formulare oder die Verwaltung großer Datenmengen durch Maschinen zu übernehmen. Mit den richtigen Werkzeugen können Prozessverantwortliche einen IT-gestützten Workflow kontinuierlich beschleunigen und optimieren – so weit, wie es möglich und sinnvoll ist.

Ein Arbeitsprozess wie vom Fließband

Klassische Prozessautomation und Workflow-Management sind seit fast drei Jahrzehnten im Einsatz und strukturieren Arbeitsabläufe ähnlich wie an einem Fließband. Damit ein Workflow überhaupt sinnvoll automatisiert werden kann, sollten idealerweise mehrere Personen an ihm arbeiten. Prozesse mit wenigen Beteiligten bringen oft keinen nennenswerten Einsparungseffekt.

Der Prozess sollte sich außerdem in klar definierbare, standardisierte Schritte aufteilen lassen, die in einer festen Reihenfolge ausgeführt werden, und regelmäßig zum Einsatz kommen. Ein Workflow für die Bearbeitung von Reisekosten wäre beispielsweise nicht sinnvoll, wenn der Prozess nur dreimal im Jahr vorkommt. Wenn ein Unternehmen aber in tausendfacher Ausführung eine Rechnung schreibt, Reisekosten erstattet oder einen Beschwerdeprozess durchführt, lohnt sich eine Automatisierung.

Automatisierungspotenzial erkennen

Um zu erkennen, ob ein Prozess Automatisierungspotenzial bietet, visualisiert eine BPM-Software (Business Process Management) zuerst den realen Ist-Prozess, definiert mittels KI-generierter Vorschläge (Künstliche Intelligenz) den optimierten Soll-Prozess und zeigt über eine Fit-Gap-Analyse notwendige Anpassungen auf.

Ziel der Automatisierung ist es, die gesamte Durchlaufzeit des Prozesses zu optimieren, wobei nicht nur die eigentliche Bearbeitungszeit, sondern auch oft übersehene Wartezeiten reduziert werden, die einen Prozess stark verlangsamen können. In einem automatisierten Workflow werden daher nicht nur die Bearbeitungszeit, sondern ebenso die Zeitabstände zwischen den Prozessschritten überwacht. Bei Fristüberschreitung wird ein Alarm ausgegeben.

Das Ziel: Hyperautomatisierte End-to-End-Prozesse

Hyperautomation geht noch einen Schritt weiter. Um einen noch höheren Reifegrad der Automatisierung zu erreichen, verbindet sie den Prozess mit unterschiedlichen Technologien und kann so einzelne Aufgaben und auch komplexe End-to-End-Geschäftsprozesse automatisieren. Durch Technologien wie Robotic Process Automation (RPA), künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen (ML), Analytik-Tools und intelligente Sprach- und Zeichenerkennung entstehen hyperautomatisierte End-to-End-Prozesse, die nicht nur die Arbeit erleichtern, sondern selbstständig denken, lernen und sich anpassen können. Eine Umfrage von Gartner hat ergeben, dass RPA mit 72 Prozent die mit Abstand am häufigsten verwendete Automatisierungstechnologie ist, gefolgt von KI (62 %), Chatbots (58 %), ML (53 %) sowie Low-Code und No-Code (30 %).

Bereits 2021 hat Gartner Hyperautomation als einen der zehn wichtigsten strategischen Technologietrends identifiziert, der sich laut Gartner Research Vice President Fabrizio Biscotti längst „von einer Option zu einer Überlebensfrage verlagert hat.“ Das Ziel des Einsatzes von Hyperautomation in Unternehmen ist es, gestraffte, extrem schnelle Geschäftsprozesse zu schaffen, die den Bedarf an menschlichen Eingriffen reduzieren, die Effizienz steigern und Kosten senken.

„Hyper, Hyper“-Trends durch intelligente Technologien

KI und maschinelles Lernen in der Cloud: So machen es Netflix und Co.

Mit den richtigen Werkzeugen auf die nächste Automatisierungsstufe

Bevor es mit der Hyperautomation losgehen kann, sollte die Prozesslandschaft möglichst umfassend dokumentiert sein, um diese anschließend in Hinblick auf ungenutzte Automatisierungspotenziale zu prüfen. Bei neuen Prozessen können Prozessingenieure bereits in der Modellierungsphase sogenannte „Hyperautomation-Marker“ in ihren Prozessmodellen setzen, um Automatisierungsmöglichkeiten aufzuzeigen. Bereits bestehende Prozesse lassen sich mittels Monitoring-Software wie Process Mining auf Engpässe, lange Wartezeiten oder übermäßige Prozessschleifen untersuchen.

Besonders wirkungsvoll ist in dieser Phase der Einsatz Künstlicher Intelligenz: Eine KI-gestützte Software für Business Process Management (BPS) schlägt auf Basis bewährter Best Practices optimierte Prozessvarianten und Automatisierungsansätze vor, die unmittelbar übernommen werden können.

In einem nächsten Schritt werden die Workflows auf einer digitalen Ausführungsplattform wie beispielsweise BIC Process Execution bereitgestellt, mit Systemfunktionen wie KI, Chatbots und No-Code automatisiert und durch Kombination mit weiteren Technologien wie RPA auf die nächste Automatisierungsstufe gebracht.

Die Auswahl der Werkzeuge und deren Interkonnektivität sind hierbei entscheidet. Hyperautomation kann nur dann voll ausgeschöpft werden, wenn die Technologien miteinander vernetzt sind, reibungslos Daten austauschen und maschinelle Aufgaben ohne menschliches Eingreifen bearbeiten und weitergeben können. Greifen die Systeme nicht lückenlos ineinander, entsteht manueller Aufwand und das Ziel der Hyperautomation bleibt unerreichbar.

Viele Unternehmen stehen noch am Anfang

Bislang hält IPA in den Unternehmen jedoch eher zögerlich Einzug. Viele Firmen befassen sich zwar mit Automatisierung, aber intelligente Lösungen kommen aktuell eher selten zum Einsatz. Bei einer Befragung, die Gartner 2023 unter 300 Führungskräften aus dem Technologiesektor zum Thema Hyperautomatisierung durchführte, gaben mehr als die Hälfte (57 %) an, dass ihr Unternehmen im Bereich Hyperautomation aktuell nicht aktiv sei. Auf die Frage, ob eine IPA-Anwendung in der Entwicklung oder Planung sei, gaben 19 Prozent der befragten Unternehmen an, die Technologie gerade zu entwickeln, 38 Prozent befanden sich in der Planungsphase und 38 Prozent hielten es für wahrscheinlich, dass ihr Unternehmen eine IPA-Technologie implementiert. Nur 5 Prozent gaben an, unsicher oder grundsätzlich gegen die Implementierung von Hyperautomation zu sein.

Potenzial vor allem bei leicht- und mittelgewichtigen Workflows

Das größte Automatisierungspotenzial besteht aktuell insbesondere bei den leicht- und mittelgewichtigen Workflows im administrativen Bereich, beispielsweise bei der Änderung von Kundenbestandsdaten, der Freigabe von Dokumenten oder dem Genehmigen von Bestellungen. Laut Gartner liegen die wichtigsten Anwendungsgebiete vor allem in der Finanzbranche, dem Gesundheits- und Sozialbereich sowie der Produktion.

Optimierungspotenziale finden sich auch in großen ERP-Systemen mit ihren Subsystemen. Ein typisches Beispiel: Ein Vertriebsmitarbeitender erstellt das Angebot für einen Kunden im ERP-System, muss die Kostenkalkulation aber manuell mit einer Excel-Tabelle außerhalb des Systems durchführen und die Daten anschließend händisch ins ERP-System zurückübertragen. Solche fragmentarischen Prozesse, die sich mit Hyperautomation durchgängig automatisieren und ohne Systembrüche vernetzen lassen, finden sich massenhaft in Unternehmen.

Embedded AI

Eingebettete KI definiert Business-Software neu

Menschliche Expertise ist unerlässlich

Damit Unternehmen mit Hyperautomation erfolgreich sein können, bedarf es neben der umfassenden und vollständigen Automatisierung der wichtigsten Geschäftsprozesse vor allem des Einsatzes der richtigen Werkzeuge. Prozessingenieure können dabei unter einem ganzen Arsenal an Werkzeugen wählen. Doch nur Unternehmen, die eine genaue Vorstellung haben, wie sie ihre End-to-End-Prozesse effizient orchestrieren, können durch Hyperautomation einen starken Wettbewerbsvorteil erzielen. Je weiter der Automatisierungsgrad steigt, desto mehr wird auch die Bedeutung menschlicher Prozessexpertise zunehmen.

(ID:50308311)