Purchase-to-Pay-Experte Readsoft nennt Grundlagen erfolgreicher Invoice-Projekte Tipps für die automatisierte Rechnungsverarbeitung in SAP

Die Einführung einer automatisierten Rechnungsverarbeitung in SAP erfordert eine hohe Datenqualität, sagt Purchase-to-Pay-Experte Readsoft. Unternehmen, die eine entsprechende Lösung implementieren, sollten ihren Rechnungseingang zentralisieren, Workflow-Prozesse einführen und Projektpläne mit Quartalsabschlüssen abstimmen.

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Softwareanbieter Readsoft hat jetzt Tipps für Unternehmen veröffentlicht, die ihre Rechnungen künftig automatisiert in SAP verarbeiten wollen. Readsoft-Geschäftsführer Oliver Hoffmann betont einen der wesentlichen Punkte: „Das A und O für den automatisierten Prozess ist eine hohe Datenqualität der Eingangsrechnungen“.

Um die gewünschte Datenqualität zu erreichen, müssen Einkauf und Rechnungswesen eng zusammenarbeiten. Entscheidend für einen automatisierten Prozess seien beispielsweise ein Bestellbezug auf den Eingangsrechnungen sowie konsistente Preise. Die Anforderungen sollten frühzeitig mit Lieferanten abgestimmt werden. Zudem müssen Geschäftspartner identifiziert werden, bei denen ein automatisierter Abgleich mit Bestelldaten nicht möglich ist.

Geschäftspartner frühzeitig informieren

Für eine lückenlose, elektronische Erfassung empfiehlt sich zudem ein zentraler Rechnungseingang. Gegebenenfalls müssen Geschäftspartner über die neue Rechnungsanschrift sowie den Stichtag der Umstellung informiert werden.

Intern sollten Unternehmen klären, welche Anwender und Geschäftsbereiche in Prüf- und Genehmigungsprozesse eingebunden werden. Neben der abstrakten Definition mehrstufiger Freigabeprozesse sind hierbei auch praktische Überlegungen sinnvoll: Haben alle Mitarbeiter entsprechende SAP-Lizenzen und können sie mit den neuen Softwarefunktionen auch umgehen?

Quartalsabschlüsse beim Projektplan beachten

Beim Umstellen des Rechnungswesen sind terminliche Rahmenbedingungen zu beachten. So müssen zeitkritische Quartals- und Jahresabschlüsse unbedingt eingeplant werden. Das Zeitfenster für eine Implementierung richtet sich nach den jeweiligen Anforderungen: Genügt eine standardisierte Rechnungsbearbeitung nach einem Best-Practice-Modell oder sind individuelle Anpassungen mit längeren Testphasen nötig?

Unternehmen mit mehreren Standorten sollten zudem überlegen, ob eine automatisierte Rechnungslegung zeitgleich oder in mehreren Schritten eingeführt wird. Dabei geht es nicht nur um die Abstimmung interner Ressourcen. International agierende Firmen sollten darauf achten, dass am jeweiligen Standort ein lokaler Ansprechpartner des Lösungsanbieters verfügbar ist.

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