Modernisierung der Infrastruktur Cloud-ERP: Wie Mittelständler den Einstieg in die KI meistern

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Der technologische Wandel bietet KMU neue Möglichkeiten, stellt sie aber auch vor technische und ressourcenbezogene Herausforderungen. Die Kombination von Cloud-ERP mit KI-Tools steigert ihre Wettbewerbsfähigkeit gegenüber Großkonzernen.

Anhaltender Fachkräftemangel, steigende Cybersicherheitsrisiken und anspruchsvolle regulatorische Anforderungen stellen Unternehmen vor immer größere Herausforderungen. Betroffen sind vor allem kleine und mittlere Unternehmen (KMU), deren Ressourcen oft stark begrenzt sind. Für sie ist es schwieriger, wettbewerbsfähig zu bleiben. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, greifen sie vermehrt auf innovative, leistungsfähige Lösungen und Services zurück.

Jeder zusätzliche Service, der implementiert, gesteuert, bedient und regelmäßig aktualisiert werden muss,macht die Koordination der Prozesse ohne zusätzliches Fachpersonal und Know-how komplexer und aufwändiger. Neben leistungsstarken Services ist auch die Aufbereitung der Lösungen von großer Wichtigkeit: sie soll benutzerfreundlich gestaltet sein. Die Einführung einer modernen, modular aufgebauten ERP-Lösung aus der Cloud bietet hier eine Antwort und eröffnet Möglichkeiten, neue fortgeschrittene Funktionalitäten flexibel zu integrieren - inklusive intelligenter KI-basierter Lösungen.

Die Cloud Zukunftsmusik für den Mittelstand?

Das aktuelle „ERP-Barometer Mittelstand 2024“ von Forterro zeigt, dass bereits mehr als drei Viertel der kleinen und mittleren Unternehmen (20 bis 249 Mitarbeiter) auf ERP-Lösungen setzen. Die Skepsis gegenüber der Cloud-Technologie ist im Mittelstand allerdings noch größer als erwartet: Weniger als ein Drittel (27,3 %) der Befragten betreiben ihr aktuelles ERP-System in der Cloud. Bei den kleinen Unternehmen ist es sogar nur eins aus fünf Unternehmen (21,7 %).

Doch angesichts knapper Ressourcen und oftmals fehlender IT-Abteilungen ist es für KMU sinnvoll, Cloud-Lösungen zu nutzen. Unternehmen bis 19 Mitarbeiter haben diese Notwendigkeit bereits erkannt: Cloud ERP-Lösungen sind in diesem Marktsegment präsenter denn je und liegen bei einem Marktanteil von 43,8 Prozent. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, können mittelständische Unternehmen die Stärken der Cloud zu ihrem Vorteil nutzen.

Die Entscheidung für eine Cloud-Infrastruktur kann zu Beginn herausfordernd sein. Sicherheits-, Rechts- und Compliance-Bedenken und auch die Sorge, die Kontrolle über die eigenen Daten und Services zu verlieren, wenn diese nicht intern gehostet werden, lassen Unternehmen vor einer Migration in die Cloud zurückschrecken.

Zudem spielen Vorbehalte gegenüber der Standardisierung bei der Einführung von Cloud-Lösungen und der „Multitenancy“ (Mehrmandantenfähigkeit) eine Rolle. Ein Großteil dieser Bedenken ist heute jedoch überholt und entspricht nicht mehr dem Stand der technischen Entwicklung. Moderne Cloud-Lösungen mit sogenannten „Single-Tenant“-Architekturen bieten eine Balance zwischen technischen und ökonomischen Vorteilen (z.B. Security, Datenkonsistenz, einfache Zugriffe und Kosten) sowie eine weiterhin hohe Individualisierbarkeit für die unterschiedlichen Kundenanforderungen.

Doch die Zukunft beginnt mit der Cloud

Heute gilt: Wer fortschrittliche Funktionen nutzen möchte, kommt um die Cloud kaum herum. Die besten Systeme wie fortschrittliche Dokumenten-Management-Systeme (DMS), Computer-Aided-Manufacturing (CAM) oder Warehouse-Management-Systeme (WMS) werden zunehmend in der Cloud betrieben. Fortgeschrittene Enterprise-Resource-Planning-(ERP)-Systeme bilden in diesem Zusammenhang keine Ausnahme und werden überwiegend über die Cloud bereitgestellt. Dies eröffnet Unternehmen eine Reihe von Vorteilen.

Erstens zeichnet sich die moderne Cloud-ERP-Software durch höchste Verfügbarkeit, Stabilität und Sicherheit aus. Zweitens entlastet die Cloud-Lösung IT-Teams und senkt die Betriebskosten bzw. macht die Kosten für eine eigene ERP-Infrastruktur (Server, Datenspeicher) überflüssig. Viele Cloud-ERP-Anbieter bieten darüber hinaus Lifecycle Management und übernehmen in diesem Rahmen Monitoring, Upgrades und Patches. So können sich mittelständische Unternehmen auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und von Innovationen profitieren, ohne zusätzliches IT-Personal einstellen zu müssen.

Unabhängigkeit von technischen Dimensionen

Neben der Innovation bieten Cloud-Plattformen mehr Möglichkeiten: die Integration von KI-Tools. Das Themenfeld „Künstliche Intelligenz für ERP“ ist breit gefächert und umfasst unterschiedlichste Funktionalitäten. Dazu gehören unter anderem Querschnittsanalysen und Data-Discovery-Funktionen, automatisierte Daten-gestützte Beschaffungsvorschläge, Vertriebsanalysen, Preisanalysen, Fertigungsplanung und -optimierung. Für den gewinnbringenden Einsatz dieser intelligenten Funktionen ist in der Regel On-Prem eine leistungsfähige, robuste und skalierbare digitale IT-Infrastruktur erforderlich, die die Verarbeitung großer Datenmengen und komplexer KI-Algorithmen unterstützt.

Mit Cloud-Lösungen können Mittelständler ihre Geschäftsprozesse komplett unabhängig von der technischen Dimension verwalten. Die Kosteneffizienz, bessere Kostenkontrolle und hohe Skalierbarkeit der modernen Cloud-ERP-Lösung ermöglicht es KMU die Vorteile von KI in ihren Ressourcenplanungsprozessen zu nutzen, ohne umfangreich in leistungsstarke Rechenzentren investieren zu müssen. Vielmehr kaufen sie einen Anwendungsfall, d.h. das Business-Ergebnis – etwa die Prozessoptimierung – und müssen nicht darüber nachdenken, ob ihre eigene Rechenleistung ausreicht.

Darüber hinaus lassen sich Upgrades in der Cloud effizienter und schneller umsetzen. Kleinere Unternehmen können durch die Nutzung von Cloud-ERP schnell auf neue technologische Entwicklungen reagieren, innovative Funktionen integrieren und Verbesserungen schrittweise einführen, ohne ihre bestehende physische Infrastruktur grundlegend ändern zu müssen. Mit einer auf ihre individuellen Geschäftsprozesse zugeschnittenen ERP-Lösung aus der Cloud, profitieren kleine und mittlere Unternehmen von der gleichen Expertise und Sicherheit wie Großkonzerne.

Mittelstand profitiert von Synergien zwischen KI und ERP

Der technologische Wandel eröffnet KMU neue Chancen und Innovationspotenziale. KI und Internet-of-Things (IoT) stellen für 40 Prozent der mittelständischen Unternehmen eine Priorität für die Zukunft dar, gleich nach der allgemeinen Digitalisierung. Cloud-ERP hilft mittelständischen Unternehmen, die hohen Einstiegshürden bei der Einführung von KI zu überwinden. Sie ermöglicht es ihnen, intelligente Funktionalitäten in einer leicht zugänglichen, schnell einsetzbaren und kosteneffizienten Form über Cloud-Dienste zu beziehen.

Der Erfolgsfaktor für den Mittelstand liegt in der einfachen Paketierung: Die Funktionen müssen „out of the box“ verfügbar, schnell einsetzbar und in ihre bestehenden Geschäftsprozesse integrierbar sein. Der Time-to-Value-Ansatz, den viele mittelständische Unternehmen verfolgen, muss dabei beachtet werden. So müssen komplexe KI-Anwendungen, wie beispielsweise die automatisierte Datenstrukturierung, ohne umfangreiche Vorarbeiten, Schulungen oder zusätzlichen Personaleinsatz implementierbar sein.

Die Kombination von cloudbasierten ERP-Lösungen mit KI-Tools bietet eine solide Grundlage, um den vielfältigen Anforderungen einer sich schnell verändernden Geschäftswelt gerecht zu werden. Sie ermöglicht es Unternehmen jeder Größe, ihre Betriebsabläufe zu optimieren, datengestützte Entscheidungen effizient und intuitiv zu treffen und sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Die Zeit ist reif, diese Synergien von KI und Cloud-ERP im Mittelstand gewinnbringend zu nutzen.

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