Digitalisierung auf dem Prüfstand Technologie als Produktivitätskiller?

Es befällt wohl jeden früher oder später: das Gefühl, je härter man arbeitet, desto unproduktiver scheint man zu werden. Gerade in digitalen Unternehmen, in denen die Mengen an Daten und Informationen förmlich explodieren, ist diese Gefühl weit verbreitet. Und so wird immer neue, noch „bessere“ Technologie eingeführt. Aber ist dies wirklich hilfreich?

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Die Jagd nach immer effizienteren und innovativen Systemen scheint in einen Teufelskreis zu münden: So deuten einige aktuelle Studien darauf hin, dass gerade viele sogenannte Produktivitäts- Technologien die Arbeitsergebnisse verschlechtern.

Eine im Jahr 2014 erschienene Umfrage von Harris unter Mitarbeitern und Personalmanagern identifizierte die Nutzung mobiler Geräte als Produktivitätskiller Nummer Eins. Ebenso negativ wirken sich das Surfen im Internet, E-Mails und Soziale Medien aus. Eine weitere, jüngere Studie zeigte, dass Mitarbeiter alle drei Minuten in ihrem Arbeitsfluss gestört werden.

Produktivitätskiller E-Mail

Besonders häufig sind E-Mails daran schuld. Einmal abgelenkt, kann die Rückkehr zur eigentlichen Aufgabe bis zu 23 Minuten dauern. Und auch die Zusammenarbeit mit digitalen Mitteln wirft häufig Probleme auf: So sind laut einer Studie von Alfresco 98 Prozent aller online vernetzten Mitarbeiter auf die Zuarbeit von Kollegen angewiesen. 83 Prozent davon nutzen dabei technische Mittel, aber 59 Prozent finden deren Handhabung schwierig.

Trotz dieser Ergebnisse kann die Lösung nicht darin bestehen, die digitalen Errungenschaften einfach über Bord zu werfen. Schließlich sind darunter unsere wichtigsten Kommunikationsmittel. Das gilt insbesondere für die E-Mail. In einer Studie von Pew ist sie für 61 Prozent der Befragten das wichtigste aller Tools, die Einfluss auf ihre Arbeit haben.

Sechs Tipps für mehr Produktivität

Letztlich ist die Produktivität am Arbeitsplatz entscheidend für Wachstum und Erfolg. Deshalb gilt es, Systeme zu finden und zu implementieren, die uns tatsächlich produktiver machen. Technologien müssen für den Menschen arbeiten, und nicht umgekehrt. Die folgenden sechs Schritte helfen, diesem Ziel näher zu kommen:

1. Beachten Sie jede Veränderung im Geschäftsalltag

Haben Sie in der jüngsten Vergangenheit Produktivitätsverluste bemerkt oder sogar gemessen? Es lohnt sich, sicherheitshalber auch mögliche Folgen von Produktivitätseinbußen wie zum Beispiel einen geringeren Output, geringere Einnahmen oder ähnliches zu überprüfen. Wenn diese Kennzahlen zurückgegangen sind, könnte dies an einer Produktivitätskrise liegen.

2. Machen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer digitalen Umgebung

Alle Anwendungen, Geräte, IT-Systeme und was sonst noch dazugehört. Sie sollten nicht nur generell verstehen, welchen Einfluss jedes einzelne Element auf Ihre Arbeitsumgebung haben könnte. Sie sollten auch herausfinden, ob Produktivitätseinbußen mit einem neuen Tool an Ihrem Arbeitsplatz zusammenhängen.

3. Werten Sie Technologieanforderungen und Optionen aus

Identifizieren Sie alle potenziellen Tools und Systeme, um die Datenflut zu organisieren und zu kanalisieren. Bewerten Sie das Pro und Contra jedes einzelnen Tools auf der Grundlage der spezifischen Anforderungen Ihrer Arbeit.

4. Wählen Sie simple und anpassungsfähige Tools

Wählen Sie Tools und IT-Systeme, die gleichermaßen einfach zu bedienen und flexibel im Einsatz sind. Bedenken Sie: Je leichter eine Lösung genutzt werden kann, desto schneller setzt sie sich in einem Unternehmen durch.

5. Vernetzen Sie alles

Verbinden Sie Systeme lückenlos mit Prozessen, Menschen und anderen Technologielösungen. Die Wahl eines offenen Ansatzes ermöglicht, sämtliche Systeme zu integrieren, sie auf dem neuesten Stand zu halten und zu erweitern, wenn sich Anforderungen ändern.

6. Stellen Sie die Effektivität Ihrer Systeme immer wieder auf den Prüfstand

Kontrollieren Sie Ihre Produktivität kontinuierlich. Am besten geht man dabei einen Schritt zurück, betrachtet die aktuelle Situation mit etwas Abstand, bevor man weitere Schritte tut.

John Newton, Gründer und Chief Technology Officer von Alfresco

Fazit: Entscheider haben die Wahl

Während die Mitarbeiter gegen sinkende Produktivität kämpfen, werden Unternehmen unter der Last der vielen Informationen immer behäbiger. Sie verlieren an Dynamik. Das muss nicht sein. Schon heute stehen Entscheidern genügend Technologietools zur Auswahl, die mehr Agilität ermöglichen. Solche Systeme sind einfach zu bedienen und machen Unternehmen im Umgang mit Informationen schneller und produktiver. Ein Wechsel lohnt sich. Denn wer Produktivitätsverluste aktiv angeht, revolutioniert auf lange Sicht seinen Geschäftsalltag.

* John Newton, Gründer und Chief Technology Officer von Alfresco

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