Auf die Nutzungdauer kommt es an Software richtig abschreiben

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Softwarelösungen sind das digitale Schmiermittel des Wirtschaftslebens. Die Abhängigkeit von Software, SaaS-Produkten und Apps durchdringt alle Branchen und Industrien. Die Ausgaben für Software sind heute bereits ein großer Kostenblock und es ist zu erwarten, dass sie zukünftig weiter steigen werden.

Unter Abschreibungen versteht man gewöhnlich die Verteilung von Anschaffungskosten über die Lebensdauer eines Investitionsobjektes. Dabei werden nicht nur Anlagen, Maschinen und Büroausstattung abgeschrieben – auch die zum Teil hohen Anschaffungskosten von Software können über die Jahre geltend gemacht werden.

Jedes Gut eines Unternehmens, das einmal angeschafft wurde, nutzt sich irgendwann bis zur Wertlosigkeit ab. Bei Software ist das allerdings nicht der Fall. Durch regelmäßige Updates im Abomodell kann man sicherstellen, dass die Ausstattung immer aktuell ist. Wie also schreibt man Software ab?

Software ist nicht gleich Software

Hier gibt es einige Punkte zu beachten: Es ist wichtig, zwischen System- und Anwendersoftware zu unterscheiden. Systemsoftware ist direkt mit der Hardware verbunden, wie etwa eine Betriebssoftware. Anwendersoftware hingegen sind einzelne Softwarelösungen, die von den Nutzern angewandt werden können, etwa Buchhaltungssoftware oder eine Software, die individuell für einen Nutzer programmiert wurde.

Software kann nur dann als eigenständiges Wirtschaftsgut abgeschrieben werden, wenn sie keine Einheit mit der Hardware bildet. Sprich: Nur Anwendersoftware kann separat abgeschrieben werden. Systemsoftware hingegen kann nur in Verbindung mit der Hardware, also zum Beispiel mit dem Computer, abgeschrieben werden. Getrennte Buchungen gibt es in diesem Fall nicht, hier gelten die AfA-Tabellen für Computer.

Ob linear oder degressiv: die Nutzungsdauer ist entscheidend

Grundsätzlich gilt: Die Abschreibung von Software folgt im Allgemeinen denselben Regeln wie die Abschreibung anderer Vermögenswerte. Die lineare sowie die degressive Abschreibung sind dabei die häufigsten Methoden.

• Bei der linearen Abschreibung wird der Anschaffungswert der Software über die geschätzte Nutzungsdauer gleichmäßig verteilt. Der jährliche Abschreibungsbetrag bleibt also konstant.

• Die degressive Abschreibung ermöglicht am Anfang eine schnellere und somit höhere Abschreibung und reduziert den Abschreibungsbetrag im Laufe der Zeit.

Software kann also, wie andere Wirtschaftsgüter auch, normal abgeschrieben werden. Grundsätzlich läuft der Zeitraum der Abschreibung ab dem Zeitpunkt der Anschaffung oder Herstellung.

Neben der angenommenen Nutzungsdauer gibt es Schwellenbeträge, die sich auf die Abschreibungsmöglichkeiten auswirken:

• 1. Seit 2021 darf Software (und Hardware) rückwirkend sofort, also im Jahr der Anschaffung, vollständig abgeschrieben werden – und zwar unabhängig vom Kaufpreis. Die Vorschrift gilt rückwirkend für alle Neuanschaffungen seit 1. Januar 2021. Der verbliebene Buchwert (Restwert) von zuvor angeschaffter und noch nicht vollständig abgeschriebener Software (und Geräten) darf ebenfalls in voller Höhe abgeschrieben werden. Das gilt also für Software, die vor dem Jahr 2021 angeschafft wurde und deren ursprüngliche Abschreibungsdauer von fünf Jahren noch nicht beendet ist. Es gilt: Auch Wirtschaftsgüter mit einer betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer von nur einem Jahr müssen nach wie vor in das laufende Bestandsverzeichnis – auch Inventar, Anlagenverzeichnis, Anlagenspiegel oder Anlagengitter genannt – aufgenommen werden.

• 2. Weiterhin kann die Nutzungsdauer individuell angefertigter Anwendersoftware mit Anschaffungskosten über 800 Euro über einen Zeitraum von fünf Jahren abgeschrieben werden.

• 3. Handelsübliche Standardsoftware mit Anschaffungskosten über 800 Euro dagegen wird über drei Jahre abgeschrieben.

• 4. Software mit Anschaffungskosten unter 800 Euro, sogenannte Trivialprogramme, zählen hingegen zu den beweglichen Wirtschaftsgütern mit geringem Wert (GWG – Geringwertige Wirtschaftsgüter) und werden entsprechend abgeschrieben. Sind sie günstiger als 250 Euro, dürfen sie sofort als Kosten verbucht werden. Bei einem Wert von 250 Euro bis 800 Euro sind sie als GWG zu erfassen und am Ende des Anschaffungsjahres abzuschreiben.

Unternehmen müssen nachweisen können, dass die Software tatsächlich über den Nutzungszeitraum, der der Abschreibung zugrunde gelegt wird, genutzt werden kann. Dies ist etwa über Lizenzen oder Verträge möglich. Kauft ein Unternehmen eine Lizenz für fünf Jahre, kann es die Nutzungsdauer entsprechend auf fünf Jahre festlegen. Liegen weder Verträge noch Lizenzen vor, kann das Unternehmen auf interne Richtlinien und Erfahrungen zurückgreifen und die Nutzungsdauer schätzen.

Welche Regeln gelten für Updates?

Wird der immaterielle Wert einer Software durch ein regelmäßiges Update aufrechterhalten bzw. fortgeschrieben, so liegt ein sofort abzugsfähiger Erhaltungsaufwand vor. Bei einem Abomodell (SaaS) greifen die Abschreibungen also nicht, da man die Software nicht besitzt, sondern lediglich ein Nutzungsrecht mietet.

In diesem Fall müssen die Gebühren als Betriebsausgaben deklariert werden – was steuerlich sogar noch attraktiver ist, da die Ausgabe direkt vollständig geltend gemacht werden kann und nicht über Jahre verteilt abgeschrieben werden muss.

Investition in professionelle Software lohnt sich

Dank diverser Abschreibungsmöglichkeiten können sich Investitionen in Softwarelösungen mit zum Teil hohen Anschaffungskosten durchaus lohnen. Gute und professionelle Software ist für den Geschäftsalltag und für den Unternehmenserfolg essenziell. Sie führt dazu, dass man sich auf die ureigene Geschäftstätigkeit konzentriert und verwaltende Tätigkeiten so gut wie möglich reduziert. Denn die richtige Software macht Unternehmensprozesse einfacher, digitaler und effizienter, zum Beispiel die Unternehmensorganisation, die Buchhaltung oder das Personalwesen.

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