Private Kanäle für sichere Kommunikation nutzen So richten Sie vertrauliche Kanäle in Microsoft Teams ein

Microsoft Teams ermöglicht Anwendern in Gruppen und Teams, über Kanäle miteinander zu kommunizieren. Mit privaten Kanälen lassen sich über die Plattform auch vertrauliche Gespräche führen. Wir zeigen, wie das geht.

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In Kanälen können Anwender von Teams in Microsoft Teams miteinander kommunizieren. Neben der Möglichkeit offene oder Team-Kanäle zu erstellen, können auch private Kanäle genutzt werden. Bei Standard-Kanälen können alle Mitglieder eines Teams alle Nachrichten und Daten nutzen, und alle Daten suchen, nahezu ohne Einschränkung. Private Kanäle sind dagegen nur durch eingeladene Gäste nutzbar. Die Einladungen verschickt der Besitzer des Kanals. Dieser kann im Team aber auch ein normales Mitglied sein.

In einem Team können jetzt also Standard-Kanäle und private Kanäle parallel zueinander genutzt werden. Private Kanäle können zum Beispiel für vertrauliche Gespräche genutzt werden, die der Rest eines Teams nicht lesen soll. Die Art des Kanals wird beim Anlegen bereits definiert. Es ist nicht möglich aus einem Standard-Kanal einen vertraulichen Kanal zu machen.

Für private Kanäle in Teams steht automatisch eine eigene SharePoint-Website-Sammlung zur Verfügung. Auf die Daten dieser Sammlung haben nur die Benutzer des entsprechenden Kanals Zugriff. Zunächst besteht die Website-Sammlung nur aus einer Bibliothek. Natürlich ist es kein Problem hier jederzeit weitere Objekte zu erstellen und anzubinden. Private Kanäle sind teilweise noch eingeschränkt. Es gibt einige Objekte, wie Bots oder Wikis, die derzeit in privaten Kanälen nicht genutzt werden können. Microsoft arbeitet aber an Nachbesserungen.

Gäste können zu Besprechungen im privaten Kanal eingeladen werden, können aber danach nicht mehr auf die Daten des Kanals zugreifen. Nur während der Besprechung erhalten Gäste damit einen Zugriff auf die Daten der Besprechung.

Berechtigungen steuern

Normale Anwender dürfen in Microsoft Teams jederzeit einen privaten Kanal erstellen. Nur Gäste dürfen keinen privaten Kanal in einem Team erstellen. Team-Besitzer können festlegen, ob Mitglieder private Kanäle erstellen dürfen. Dazu steht im Teams-Client bei „Team verwalten“ die Registerkarte „Einstellungen“ zur Verfügung. Die Option „Zulassen, dass Mitglieder private Kanäle erstellen“ bei „Mitgliederberechtigungen“ steuern diese Option.

Für die ganze Organisation, also alle Teams, kann ebenfalls festgelegt werden, ob private Kanäle erstellt werden dürfen. Dazu wird das Microsoft Teams Admin Center aufgerufen. Über „Teams\Teams-Richtlinien“ kann die Option „Private Kanäle erstellen“ aktiviert oder deaktiviert werden.

Private Kanäle anlegen

Kanäle lassen sich im Webclient von Microsoft Teams anlegen, aber auch im PC-Client. Um für ein Team einen Kanal zu erstellen, wird im Client zunächst mit „Teams“ der Teams-Verwaltungsbereich aufgerufen. Hier sind die einzelnen Teams zu sehen, die ein Benutzer verwalten kann. Über das Menü mit den drei Punkten, lassen sich Aktionen mit Teams ausführen. Mit „Kanal hinzufügen“ wird zum Beispiel ein neuer Kanal erstellt.

Im Fenster zum Erstellen eines neuen Kanals werden im oberen Bereich der Name und die Beschreibung des neuen Kanals eingegeben. Bei „Datenschutz“ stehen zwei Optionen zur Verfügung. Mit „Standard“ wird ein Kanal erstellt, auf den automatisch alle Mitglieder in einem Team zugreifen dürfen.

Bei der Auswahl „Privat“, wird zunächst die Option ausgeblendet, dass der neue Kanal automatisch bei den Anwendern im Team angezeigt wird. Stattdessen erscheint ein weiteres Fenster, über das der Ersteller des Kanals weitere Anwender einladen kann. Das Einladen von weiteren Benutzern kann aber jederzeit nachträglich durchgeführt werden. Vertrauliche Kanäle werden im Teams-Client mit einem Schloss-Symbol angezeigt.

Benutzer verwalten

Um einem vertraulichen Kanal neue oder weitere Benutzer hinzuzufügen, klicken Sie diesen im Teams-Client an und wählen das Menü mit den drei Punkten. Über „Mitglieder hinzufügen“ lassen sich weitere Benutzer an den Kanal anbinden.

Die Mitglieder eines Kanals lassen sich über „Kanal verwalten“ auf der Registerkarte „Mitglieder“ verwalten. Die Option „Kanal verwalten“ wird ebenfalls über den Menüpunkt mit den drei Punkten aufgerufen. Bei der Benutzerverwaltung können Sie Benutzer entfernen und auch die Rolle von Benutzern festlegen. Es stehen an dieser Stelle „Mitglied“ und „Besitzer“ als Rollenmodell zur Verfügung. In der Benutzerverwaltung können Benutzer auch hinzugefügt werden. Über „Einstellungen“ kann wiederum festgelegt werden, welche Rechte Benutzer im privaten Kanal haben sollen. Hier können Sie zum Beispiel verhindern, dass Benutzer das Recht haben, Nachrichten zu löschen oder zu bearbeiten.

Fazit

Private Gruppen sind ein ideales Werkzeug für Teams, in denen zum Teil auch vertrauliche Daten ausgetauscht werden sollen. Kanal-Besitzer können jederzeit zusätzliche Benutzer hinzufügen oder Benutzer aus einem Kanal entfernen. Die Bedienung und Verwendung von privaten Kanälen ist sehr einfach, und dennoch bieten die Kanäle viele Möglichkeiten, um vertrauliche Gespräche zu führen oder sensible Daten auszutauschen.

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