SAP Concur: Reisekosten und Spesen verwalten Intelligent mit SAP (dienst-)verreisen

Anbieter zum Thema

Hyland Software Germany GmbH

SAP Concur ist eine Softwarelösung für die Verwaltung von Reisekosten und Spesen in Unternehmen. Sie bietet eine zentrale Plattform, auf der alle Aspekte von Geschäftsreisen, von der Buchung bis zur Abrechnung, effizient gehandhabt werden können.

In der modernen Geschäftswelt sind regelmäßige Geschäftsreisen Standard, sei es für Messen, Schulungen oder Kundenbesuche. Diese Reisen tragen dazu bei, persönliche Beziehungen zu stärken und somit das Geschäftswachstum zu fördern. Trotzdem erfordert die Organisation dieser Reisen einen erheblichen Planungs- und Verwaltungsaufwand. Die cloudbasierte Lösung SAP Concur vereint die effiziente und übersichtliche Verwaltung dieser Prozesse in einer einzigen Anwendung. Das soll nicht nur die Vor- und Nachbereitung der Reisen erleichtern, sondern auch die nahtlose Verknüpfung von Reisedaten mit Finanzsystemen des Unternehmens ermöglichen.

Durch das rechtzeitige Erkennen einer drohenden Budgetüberschreitung können Finanzverantwortliche aktiv Maßnahmen ergreifen, was zu einer effektiveren Budgetkontrolle führt. Zusätzlich erleichtert die Automatisierung von Ausgabenprozessen durch SAP Concur die Abrechnung, wodurch sowohl Zeit als auch Ressourcen gespart werden. Die verschiedenen Module für Reisekostenabrechnung, Reisemanagement und Budgetüberwachung bieten umfassende Lösungen zur Optimierung der Abläufe, wodurch sowohl die Einhaltung interner Richtlinien als auch externer Regulierungen sichergestellt wird. Eine der Stärken von SAP Concur liegt in seiner Fähigkeit, Prozesse zu automatisieren, was nicht nur Zeit und Ressourcen spart, sondern auch Fehlerquellen minimiert und Compliance sicherstellt.

Automatisierte Reisekostenabrechnung mit SAP

Über die automatisierte Reisekostenabrechnung können Mitarbeiter Belege und Ausgaben schnell erfassen und zur Genehmigung einreichen. Concur lässt sich nahtlos in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme integrieren. Diese Integration sorgt für einen einfacheren Datenaustausch und verbessert die Übersichtlichkeit und Zugänglichkeit finanzieller Daten. Mit den mobilen Anwendungen von SAP Concur können Nutzer auch unterwegs ihre Spesen einfach verwalten und einreichen.

Die automatisierte Reisekostenabrechnung ermöglicht es, alle mit einer Reise verbundenen Ausgaben nahtlos zu erfassen, zu verarbeiten und zu überwachen. Dazu können Mitarbeiter ihre Ausgabenbelege direkt über ihr Smartphone fotografieren und in das System hochladen. Die Software extrahiert automatisch relevante Informationen aus den digitalen Belegen, wie Beträge, Daten und Ausgabenkategorien, und ordnet diese den entsprechenden Abrechnungspositionen zu.

Ein weiterer Vorteil der Lösung ist die Integration von Kreditkartenabrechnungen. Ausgaben, die über firmeninterne Kreditkarten getätigt werden, fließen automatisch in das Concur-System ein, wobei Duplikate erkannt und ausgeschlossen werden, um Fehler und Unstimmigkeiten zu minimieren. Dies fördert die Genauigkeit der Daten und beschleunigt den Genehmigungsprozess, da Vorgesetzte und Finanzabteilungen einen klareren und zeitnahen Überblick über die angefallenen Kosten erhalten.

Darüber hinaus unterstützt SAP Concur die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und steuerlichen Vorgaben. Das System prüft eingereichte Ausgaben automatisch auf Übereinstimmung mit internen Richtlinien und markiert Abweichungen, sodass Vorgesetzte sofort auf potenzielle Probleme aufmerksam gemacht werden. Das hilft Unternehmen, Regelkonformität zu gewährleisten und potenzielle Strafen oder Korrekturen im Nachhinein zu vermeiden.

Transparenz und Compliance

SAP Concur verbessert die Transparenz finanzieller Transaktionen und hilft Unternehmen, ihre Compliance bezüglich interner Richtlinien und externer Regulierungen zu verstärken. Alle Ausgaben lassen sich auf der Plattform detailliert erfassen und analysieren. Diese Zentralisierung ermöglicht es Führungskräften Echtzeit-Daten über Ausgaben zu erhalten, was die Identifizierung von Trends und Unregelmäßigkeiten erleichtert. Durch die Erstellung umfassender Berichte, die leicht zugänglich und verständlich sind, können Entscheidungsträger fundierte Entscheidungen über das Budget und die finanzielle Steuerung treffen.

Darüber hinaus unterstützt SAP Concur Unternehmen dabei, ihre Compliance zu verstärken. Das System automatisiert die Überprüfung von Spesen gegenüber festgelegten Unternehmensrichtlinien und externen Regulierungen. Bei jeder Spesenabrechnung prüft Concur die Einhaltung dieser Vorgaben und hebt Unstimmigkeiten automatisch hervor. Diese aktive Compliance-Überwachung minimiert das Risiko von Betrug und Missbrauch und stellt sicher, dass alle Transaktionen den gesetzlichen Anforderungen und internen Richtlinien entsprechen. Dies ist besonders wichtig in einem regulatorisch dichten Umfeld, wo Nichteinhaltung zu signifikanten finanziellen Strafen und Reputationsverlust führen kann. Durch die Integration von Audit-Trail-Funktionen, die jede Transaktion dokumentieren und nachverfolgbar machen, stärkt SAP Concur nicht nur die interne Kontrolle, sondern erleichtert auch externe Prüfungen und Compliance-Überprüfungen.

Darauf sollten Unternehmen bei der Einführung von Concur achten

Die erfolgreiche Einführung von SAP Concur setzt voraus, dass Unternehmen speziell die fein abgestimmten Konfigurationsmöglichkeiten der Software berücksichtigen. Ein kritischer Punkt ist die genaue Anpassung der Ausgabenrichtlinien innerhalb von Concur, um sicherzustellen, dass diese den unternehmensspezifischen Policies entsprechen. Unzureichend definierte Regeln können zu Compliance-Problemen führen oder das Potenzial der automatisierten Prozesse nicht voll ausschöpfen.

Weiterhin sollten Firmen die Integration von SAP Concur mit bestehenden ERP-Systemen sorgfältig planen, da Fehlkonfigurationen hier zu Datenfehlern führen können.Zusätzlich ist die Schulung der Endnutzer auf die spezifischen Funktionen von Concur zu fokussieren, um sicherzustellen, dass die Tools zur Reisekostenabrechnung und Budgetüberwachung effektiv genutzt werden. Eine ungenügende Nutzerschulung kann die Akzeptanz und damit den Erfolg der Implementierung mindern.

Module und Funktionen von SAP Concur verstehen

SAP Concur umfasst verschiedene Module, die darauf ausgerichtet sind, die Reisekostenverwaltung und Budgetkontrolle in Unternehmen zu optimieren:

• Concur Expense ermöglicht eine effiziente und genaue Abwicklung der Reisekostenabrechnung, was nicht nur die Produktivität steigert, sondern auch die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und die Kontrolle über die Ausgaben verbessert.

• Mit Concur Drive wird die Erfassung von Kilometern für Dienstfahrten automatisiert, sodass alle relevanten Fahrzeugkosten dokumentiert und überwacht werden können.

• Das Modul Budget bietet eine Darstellung aller Ausgaben in fast Echtzeit, wodurch Finanzverantwortliche stets einen aktuellen Überblick über die finanzielle Situation erhalten.

• Audit Services erleichtern die Rechnungsprüfung durch Automatisierung.

• Expense Pay automatisiert die Rückerstattung von Reisekosten, reduziert manuelle Eingriffe und spart so Zeit und Kosten.

Zusätzlich ermöglicht die SAP Concur Mobile App das mobile Abrechnen und Genehmigen von Geschäftsreisen, wodurch der Prozess beschleunigt und flexibler gestaltet wird, ohne dass auf die Rückkehr ins Büro gewartet werden muss.

SAP Concur bietet außerdem Module für das Reisemanagement, die speziell darauf ausgerichtet sind, die Planung und Durchführung von Unternehmensreisen zu optimieren:

• Mit Concur Travel wird der Buchungsprozess vereinfacht und gleichzeitig eine klare Übersicht über die Ausgaben geboten, was die Finanzkontrolle erleichtert.

• Concur Request automatisiert die Genehmigungsprozesse, was wiederum Zeit spart, die sonst in aufwendige manuelle Verfahren investiert werden müsste.

• Über Concur Locate lässt sich die Kommunikation mit Mitarbeitern, die sich auf Geschäftsreisen befinden, erheblich vereinfachen, was schnelle Reaktionen auf eventuelle Zwischenfälle ermöglicht.

Die SAP Concur Mobile App ermöglicht es, Reisepläne und Genehmigungen direkt über mobile Geräte zu verwalten, wodurch Geschäftsreisen flexibler und effizienter gestaltet werden können. Concur Trip Link sorgt für eine nahtlose Datenintegration von verschiedenen Buchungskanälen direkt ins System, was manuelle Übertragungen überflüssig macht. Die Budget-Lösung bietet eine in fast Echtzeit aktualisierte, konsolidierte Ansicht aller Ausgaben, wodurch das Budgetmanagement transparent und aktuell bleibt.

Im Rahmen des Moduls „Intelligentes Unternehmen“ von SAP Concur werden fortschrittliche digitale Prozesse bereitgestellt, welche die Digitalisierung und intelligentere Gestaltung der Geschäftsprozesse ermöglichen. Die offene Plattform von SAP Concur erlaubt den Anschluss an Partner-Netzwerke und erleichtert die Integration von ERP-Systemdaten, was einen reibungslosen und effizienten Datenaustausch fördert. Insbesondere das intelligente Ausgabenmanagement spielt eine zentrale Rolle, indem es eine übergreifende Verwaltung aller Kostenquellen in einem System ermöglicht, automatische Zusammenfassungen und Budgetwarnungen bei Überschreitungen bietet.

In der Sparte Analyse und Reporting bietet SAP Concur Analysewerkzeuge, die es Unternehmen ermöglichen, detaillierte Einblicke in ihre Geschäftsreiseausgaben zu erhalten und Optimierungspotenziale schnell zu erkennen und umzusetzen. Diese Tools unterstützen die Erstellung übersichtlicher Berichte und Diagramme, die eine effiziente Auswertung der Daten und somit eine verbesserte Entscheidungsfindung ermöglichen.

(ID:50066741)