Digitalisierung in HR-Abteilungen Ohne cloudbasierte Personalakten keine digitale Transformation

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Dank der Digitalisierung von Prozessen entsteht ein papierloses Arbeitsumfeld – das unterscheidet die moderne Personalverwaltung von der traditionellen. Unternehmen stehen in einer digitalisierten Geschäftswelt vor der Herausforderung, ihre HR-Prozesse effizienter zu gestalten und dabei gleichzeitig sensible Mitarbeiterdaten zu schützen.

Cloudbasierte Personalakten gewinnen an Bedeutung und dienen nicht nur als zentrale Plattform zur Verwaltung von Mitarbeiterinformationen, sondern erfüllen auch die strengen Sicherheitsstandards, die durch die Datenschutz­grundverordnung (DSGVO) vorgegeben sind. Ein zentraler Bestandteil moderner HR ist die Einführung digitaler Personalakten, insbesondere in Form von Cloud-Lösungen. Diese bieten nicht nur höchste Sicherheitsstandards, sondern auch optimale Bedingungen zur Beschleunigung und Automatisierung von Prozessen.

Nur ein Zehntel setzt ausschließlich auf digitale Prozesse

Laut einer Umfrage unserer HR-Experten verwenden jedoch die meisten Personalabteilungen noch immer Dokumente in Papierform, wobei nur etwa zehn Prozent ausschließlich auf digitale Aufzeichnungen setzen. Dies ist auf verschiedene Faktoren zurückzuführen: zum einen auf die langsame Implementierung der digitalen Transformation im gesamten Unternehmen und auf die traditionellen Arbeitsweisen und zum anderen auch auf die Sicherheitsbedenken bezüglich der Speicherung sensibler Informationen in HR-Abteilungen.

Heutzutage spielen die Flexibilität und die Effizienz eine immer größere Rolle und dadurch auch die Digitalisierung von Daten. Dokumente in Papierform hingegen sind umständlich und auch veraltet. Um die Sicherheitsbedenken aus dem Weg zu räumen, muss die digitale Lösung mit Bedacht gewählt werden. Da sie alle Sicherheits­anforderungen erfüllen, Löschfristen einhalten und die DSGVO-Konformität gewährleisten sollte. Obwohl Cloud-Anbieter in der Regel redundante Backups und Notfall­wieder­herstellungs­mechanismen implementieren, fürchten viele immer noch das Risiko eines Datenverlusts aufgrund von Fehlern in Hardware, Software oder wegen menschlichen Versagens. Wenn wichtige Daten verloren gehen, kann dies schwer­wiegende Auswirkungen auf Unternehmen haben.

Die Sorge vor Hacking, Phishing-Angriffe oder andere Methoden und daraus resultierender Zugriff von Dritten auf die Daten in der Cloud, treibt potenzielle Cloud-Anwender um. Wenn Schwachstellen in der Sicherheitsinfrastruktur des Cloud-Anbieters vorhanden sind oder Zugangsdaten kompromittiert werden, können Angreifer sensible Informationen stehlen oder manipulieren.

Viele Branchen und Regionen haben spezifische Compliance-Anforderungen für den Umgang mit sensiblen Daten. Die Verwendung von Cloud-Services kann zu rechtlichen Bedenken führen, insbesondere wenn der Cloud-Anbieter nicht in der Lage ist, die erforderlichen Sicherheitsstandards einzuhalten oder Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Höchste Standards unerlässlich

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, bieten cloudbasierte Personalakten wie die Valantic Workdocs HR verschiedene Sicherheitsmechanismen – unter anderem die Verschlüsselung von Daten während der Übertragung und Speicherung sowie die granulare Festlegung von Zugriffsrechten.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Einhaltung von Löschfristen gemäß der DSGVO. Cloudbasierte Lösungen ermöglichen die Automatisierung dieses Prozesses durch die Einrichtung von Richtlinien zur Datenvernichtung und regelmäßige Datenbereinigungen. Darüber hinaus bieten sie integrierte Löschverfahren, um personenbezogene Daten automatisch zu entfernen, wenn ihr Verarbeitungszweck erlischt, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind.

Vorteile einer Personalakte in der Cloud

Für Personalakten gelten die gleichen Vorteile wie für alle cloudbasierten Lösungen. Die Nutzung ermöglicht eine reibungslose Integration und eine schnellere Implementierung im Vergleich zu herkömmlichen On-Premises-Systemen. Es sind keine umfangreichen Installationen erforderlich und es müssen keine Hardware- und Software-Updates verwaltet werden. Stattdessen kann sofort mit der Nutzung der Lösung begonnen und von den vielfältigen Funktionen profitiert werden, was Zeit spart und Prozesse beschleunigt. Cloud- und Software-as-a-Service-Lösungen (SaaS) bieten fortschrittliche Tools und Funktionen, die die Personalarbeit erleichtern. Zum Beispiel können automatisierte Prozesse zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Urlaubsanträgen und Leistungsbeurteilungen genutzt werden. Dies reduziert manuelle Aufgaben, minimiert Fehlerquellen und steigert die Effizienz jeder HR-Abteilung.

Cloud- und SaaS-Lösungen ermöglichen zudem den Zugriff auf Personaldaten und -prozesse von überall und jederzeit. Mitarbeiter können von verschiedenen Geräten aus darauf zugreifen – im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Durch diese neugewonnene Flexibilität verfügen die Mitarbeiter jederzeit über relevante Informationen.

Erfolgsfaktoren bei der Integration mit Cloud und SaaS

Die Implementierung von Cloud- und SaaS-Lösungen in HR erfordert eine gründliche Planung und Vorbereitung. Dies umfasst die Auswahl eines geeigneten Anbieters, klare Zielsetzungen, Schulungen für Mitarbeiter und eine sorgfältige Datenmigration. Die Zusammenarbeit mit Anbietern, effektives Change-Management und kontinuierliche Optimierung sind ebenfalls entscheidend für eine erfolgreiche Integration.

So bietet etwa die SAP Business Technology Platform eine nahtlose Integration in SAP SuccessFactors. Auf diese Weise ermöglichen darauf basierende Programme den Unternehmen einen reibungslosen Übergang zu digitalen HR-Prozessen.

Weitere Pluspunkte jenseits der Papierlosigkeit

Durch den Einsatz digitaler Prozesse werden viele manuelle Aufgaben automatisiert, was die Effizienz der HR-Abteilung erheblich steigert. Der Umstieg auf digitale Prozesse reduziert den Bedarf an Papier, Druckerzeugnissen und Lagerplatz für Akten. Das führt zu erheblichen Kosteneinsparungen in Bezug auf Materialien, Druckgeräte und Lagerung.

Digitale HR-Systeme erfassen und analysieren durch die Digitalisierung sämtliche HR-Prozesse einfacher. Dies ermöglicht eine bessere Überwachung von Trends, Leistungskennzahlen und anderen wichtigen HR-Metriken. Ein weiterer wichtiger Pluspunkt: Durch den geringen Verbrauch von Papier und anderen Ressourcen, sinkt der ökologische Fußabdruck des Unternehmens erheblich.

Die Digitalisierung der Personalabteilung bietet nicht nur Zeit- und Ressourceneinsparungen, sondern trägt auch zur positiven Wahrnehmung des Unternehmens bei, insbesondere im Wettbewerb um Fachkräfte und zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit. Mitarbeiter und Bewerber erwarten heutzutage von einem modernen Arbeitgeber eine papierlose Kommunikation bei Bewerbungen, Arbeitszeugnissen, Lohnabrechnungen oder Krankmeldungen. Wer dies nicht bietet, sammelt Minuspunkte.

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