Digitalisierungsdruck als Chance Mit der passenden Strategie von Cloud-Software profitieren

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Die derzeitige Pandemie hat den Digitalisierungsgrad von Unternehmen schonungslos offengelegt und auch den Druck zur Digitalisierung auf Unternehmen deutlich erhöht – je nach Branche und Geschäftsmodell wurden die Unternehmen unterschiedlich hart von der Krise getroffen.

Eine Erkenntnis, die wir schon jetzt aus der Corona-Pandemie ziehen können, ist, dass Unternehmen mit einem fortgeschrittenen digitalen Reifegrad besser vorbereitet waren als diejenigen, die noch ganz am Anfang stehen. Das bedeutet, bereits digitalisierte Unternehmen waren während der Lockdowns deutlich widerstandsfähiger. Daher konnten sie auf den Ausfall der direkten Kundeninteraktion sowie Lieferkettenengpässe schneller reagieren. Auch bei Nachfragerückgängen und Produktionsstopps konnten sie mit Hilfe von digitalen Tools und automatisierten Prozessen ihre Kosten dynamisch reduzieren.

Wer während der Lockdowns die Kundenbeziehungen aufrechterhalten wollte, war auf einen digitalen Vertrieb angewiesen. Unternehmen mit einem Online-Vertrieb und Kollaborationssoftware konnten bestehende und neue Kunden nachhaltig an sich binden und kommen in Teilen sogar gestärkt aus der Krise hervor. Insbesondere Cloud-Lösungen können für Unternehmen in Sachen Flexibilität und reibungsloser Geschäftsablauf ein echter Gamechanger sein – wenn sie die passenden strategischen Weichen stellen.

Die Einführung neuer IT-Programme lohnt sich

Ob bei der Zusammenarbeit im Büroalltag oder beim IT-Betriebsmanagement: Prozesse mithilfe von Cloud-Software zu optimieren, wird in Unternehmen immer beliebter. Diesen Trend gab es schon vor dem Ausbruch der Pandemie – nun hat die Digitalisierungsdynamik aber nochmals an Fahrt aufgenommen. Die Cloud-Programme werden von Spezialisten entwickelt und betrieben, sodass Unternehmen sehr flexiblen und gelichzeitig unmittelbaren Zugriff auf die besten am Markt verfügbaren Lösungen haben.

Das hat zur Folge, dass Prozesse an Produktivität und Effizienz gewinnen. So können Cloud-Anwendungen beispielsweise auch die Innovationkraft in Unternehmen erhöhen, indem sie Routineaufgaben übernehmen, und so kreative Freiräume für Angestellte schaffen, wie das aktuelle Whitepaper „Vom Plus zum Muss“ von KPMG ausführt. Doch insbesondere bei den Kosten der neuen Technologien ergeben sich Besonderheiten, die häufig zu spät erkannt werden.

Vorsicht vor versteckten Kosten!

Bei der Implementierung der neuen Technologien gilt es für die Unternehmen deshalb einige Dinge bei der Planung und Ausführung Planung zu berücksichtigen, um vor allem bei den entstehenden Kosten den finanziellen Rahmen zu wahren. Dazu sollten Unternehmen bereits von Beginn an ihre Transformations-Strategie nach den Gesamtausgaben (Total Cost of Ownership) der Cloud-Anwendungen ausrichten. Doch viel zu oft wird eine getrennte Kalkulation der Kosten in Betriebskosten und Investitionsausgaben vorgenommen: Diese beiden Ausgabenarten – auch Operational Expenditure (Opex) und Capital Expenditure (Capex) genannt – werden bei der Einführung von Cloud-Lösungen oft getrennt behandelt.

Die IT-Abteilung hat dabei oftmals primär die Betriebskosten im Blick, also die Ausgaben für die unternehmensweite Implementierung der Software. Die Lizenzkosten und der finanzielle Aufwand für Infrastruktur und Wartung werden als Investitionsausgaben hingegen schwerpunktmäßig von der Finanzabteilung überwacht. Diese Praxis kann dazu führen, dass der tatsächliche Preis für die Nutzung von Cloud-Anwendungen deutlich unterschätzt wird.

Hierbei summieren sich gerade die Investitionsausgaben schnell auf. Lizenzgebühren sind nämlich für alle Mitarbeitenden zu entrichten, die die Cloud-Software verwenden. Zusammen mit den Kosten für die Einführung, die Wartung und die eventuelle Anpassung der Programme können so bei großen Unternehmen durchaus zweistellige Millionenbeträge zusammenkommen. Wer hingegen von Anfang an das gesamte Kostenspektrum im Blick hat und entsprechend plant, wird nicht durch zusätzliche Ausgaben überrascht.

Ganzheitlicher Ansatz: Eine Plattform-Strategie entwickeln

Ein weiterer zentraler Faktor, der unnötige Kosten entstehen lassen kann, ist eine fehlende oder ineffektive Plattform-Strategie. Viele Unternehmen erwerben ein Rundum-Software-Paket, nutzen aber nur einen Bruchteil der verfügbaren Funktionen. Das Management sollte sich also überlegen, auf welche Cloud-Software-Anbieter es in welcher Hinsicht setzen will. Grundsätzlich bieten sich hier zwei verschiedene Ansätze der Strukturierung an: erstens entlang der Wertschöpfungskette oder zweitens nach Fähigkeiten. Mit beiden Strategien stellen Unternehmen sicher, dass sie das Potenzial ihrer Cloud-Programme kosteneffizient ausschöpfen.

Bei einer Strukturierung entlang der Wertschöpfungskette verwendet etwa die Personalabteilung die Produkte eines Anbieters, der sich auf HR-Anwendungen spezialisiert hat. Unterdessen nutzen beispielsweise Marketing und Vertrieb zur Gestaltung des Kundenerlebnisses das Softwarepaket eines anderen Anbieters, dessen Programme diese Anforderungen besser abdecken. Beim Ansatz nach Fähigkeiten, sollte das Management dagegen zunächst die Fertigkeiten identifizieren, die über die Abteilungen hinweg im Arbeitsalltag zentral sind. Danach können die dann die jeweils passenden Cloud-Software-Anbieter ausgewählt werden. Für die Kundenbetreuung werden dann etwa die Programme eines Herstellers eingesetzt, während für die Datenanalyse die Anwendungen eines anderen Herstellers genutzt werden.

Digitalisierungsthemen konsequent priorisieren

Um hohe Kosten und Ineffizienzen bei der Nutzung von Cloud-Software zu vermeiden, sollten Unternehmen daher intensive über den Berechnungsansatz und eine passende Plattform-Strategie nachdenken. So können Organisationen umfassend von der Technologie profitieren. Die Schwerpunkte, die verschiedene Unternehmen bei ihrer weiteren Digitalisierung setzen, können sich allerdings durchaus unterscheiden.

Wie die Ergebnisse aus einer Befragung von mehr als 3.900 Teilnehmern im Rahmen des Whitepapers „Vom Plus zum Muss“ zeigen, liegen die Potenziale neben der konsequenten Cloud-Nutzung z. B. in der Prozessautomatisierung und Kostenoptimierung entlang der Wertschöpfungskette, Cyber Security, digitalem Vertrieb, Human Resources und Lieferantenmanagement. Welche Themen ein Unternehmen davon angehen sollte, hängt primär von Geschäftsmodell und Branche ab. Ein zentrales Resultat aber ist, dass ein hoher Digitalisierungsgrad entlang der gesamten Wertschöpfungskette essenziell ist.

Daher sollten Unternehmen – vom Mittelstand bis zum Konzern – die Krise als Chance verstehen und sie nutzen, um ihr aktuelles Geschäftsmodell und ihre Prozesse zu hinterfragen und im Rahmen von ganzheitlichen Transformationen die Digitalisierung anzugehen und nachhaltig im Unternehmen zu verankern.

* Der Autor Ashish Madan ist Partner Consulting, CIO Advisory der KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft.

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