Neuland Medienagentur setzt auf Scopevisio Kreativ in der Cloud

Regional verwurzelt und dennoch in der Cloud: Für die NEULAND. Medienagentur aus dem Bergischen Land ist das kein Widerspruch. Die kreativen Köpfe der Agentur managen ihre kaufmännischen Abläufe komplett in Scopevisio.

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Scopevisio AG

Wer an das Bergische Land denkt, hat Wiesen, Wälder und Hügel vor Augen. Doch neben Landwirtschaft, Handwerk und Tourismus gibt es im Oberbergischen auch richtig gutes Design. Mitten im beschaulichen Lindlar haben Marcel Hoenerbach und Marius Lubetzki vor knapp einem Jahr die NEULAND. Medienagentur gegründet. Gemeinsam mit vier festen Freien bietet die Full Service Werbeagentur von der Logogestaltung über den Internetauftritt bis hin zum Imagefilm die ganze Palette aus dem Bereich Kommunikation und Marketing an.

Agentur in der Cloud

Marcel Hoenerbach, Geschäftsführer der Neuland. Medienagentur

Dabei legt die Werbeagentur besonderen Wert auf die Nähe zu ihren regionalen Kunden, zu denen der örtliche Campingplatz ebenso zählt wie das mittelständische Fertigungsunternehmen. „Persönliche Zusammenarbeit, Zuverlässigkeit und Termintreue sind für uns enorm wichtige Werte,“ erklärt Marcel Hoenerbach der bei NEULAND. für die Konzeption, den Online-Bereich und die Kundenberatung zuständig ist. Gerade auf dem Land zählt der persönliche Kontakt, das Menschliche. Gleichwohl muss dafür auch das organisatorische Rückgrat stabil sein: Deshalb sollte von Anfang an eine Agentursoftware zum Einsatz kommen. Bei der Auswahl hat NEULAND. zunächst auf Einzellösungen gesetzt: hier eine Anwendung für die Zeiterfassung, dort eine für Rechnungen und für CRM auch noch ein separates System. „Einzeln betrachtet waren diese Tools super“, so Hoenerbach, doch das Zusammenspiel hat nicht so recht funktioniert. „Wir mussten Daten doppelt erfassen, außerdem fehlte uns eine Projekt- und Aufgabenverwaltung.“

Integrierte Lösung

Für Hoenerbach war klar: Eine Komplettlösung musste her – und zwar eine webbasierte. „Wir haben zwar einen Datenserver für unsere Projektdaten, aber grundsätzlich möchten wir so wenig IT wie möglich hier stehen haben.“ Dabei spielt sicherlich auch eine Rolle, dass Hoenerbach und Lubetzki bereits vor Gründung der Agentur ausschließlich mit Online-Software gearbeitet und die Orts-und Zeitunabhängigkeit dabei schätzen gelernt haben. Eine umfassende Lösung in der Cloud? „ Damit scheidet schon mal viel aus“, sagt Hoenerbach mit einem Schmunzeln. „Tatsächlich gibt es da nicht so viele. Zwar war noch eine spezielle Agentur- und Projektmanagement-Software im Rennen, doch fehlte dort die Eingangsrechnungserfassung.“ Deshalb fiel die Entscheidung für Scopevisio. „An Scopevisio gefällt uns die Skalierbarkeit des Systems. Wir stehen ja erst am Anfang und hoffen natürlich, dass wir noch wachsen. Bei Scopevisio können wir dann das System nach Bedarf erweitern.“

Schnelle Implementierung

Da sich die Geschäftsführer als technikaffin bezeichnen und die Testphase ausgiebig nutzen, um sich mit Scopevisio vertraut zu machen, ging die Einführung sehr schnell von statten. Hilfreich waren dabei auch Online-Demos, die Scopevisio kostenlos anbietet. Seit Anfang 2015 ist die Software im Einsatz. Sie wird sowohl auf dem Mac als auch auf dem PC genutzt.

Optimiertes Kundenmanagement

Intensiv nutzt NEULAND. die Anwendungen CRM, PROJEKTE und ABRECHNUNG. „Für uns ist insbesondere die Kommentarfunktion im CRM interessant. So können wir immer nachvollziehen, wer was mit einem Interessenten oder Kunden besprochen hat. Auch nutzen wir die diversen Filtermöglichkeiten für unterschiedlichste Zwecke.

Projektverwaltung und Zeiterfassung

Ihre gesamten Projekte bildet die Agentur in der Aufgaben- und Projektverwaltung ab. Hier werden neue Projekte angelegt und spezifiziert sowie zugehörige Aufgaben mit Verantwortlichkeiten vergeben. So hat das gesamte Team mit Hilfe der Projektübersichten und Aufgabenlisten immer alles im Blick.

Da bei NEULAND. viele Projekte und Aufgaben nach Zeitaufwand abgerechnet werden, ist außerdem die Zeiterfassung ein sehr wichtiges Tool, denn sie bildet die Basis für die spätere Abrechnung. Bislang haben die festen Freien noch keinen Zugriff auf das System, um ihre Zeiten selbst einzutragen, mittelfristig ist dies jedoch geplant. Die Rechnungen werden auf der Grundlage der erfassten Zeiten in der Software erstellt und aus der System heraus verschickt. Das angepasste Beleglayout sorgt dafür, dass die Rechnungen im eigenen Corporate Design ausgegeben werden.

Auch die Anwendung FINANZEN ist im Einsatz, die Buchhaltung erledigt allerdings der Steuerberater, der ebenfalls Zugriff auf die Software hat. NEULAND. kümmert sich nur um die Erfassung bzw. das Einscannen der Eingangsrechnungen. Die Verbuchung übernimmt der Steuerberater, der auch den Monats- und Jahresabschluss erstellt. So ergibt sich eine unbürokratische Arbeitsteilung auf einer gemeinsamen Plattform. Auswertungen und Berichte kann Hoenerbach direkt in der Software abrufen, ohne dass er den Steuerberater überhaupt kontaktieren muss.

Eine runde Sache

Das Fazit von Marcel Hoenerbach fällt deshalb positiv aus: „Aus meiner Sicht ist Scopevisio eine gute Software für Agenturen. Gerade weil es sich um ein integriertes System handelt, entfallen Doppeleingaben. Dadurch wiederum werden Fehler vermieden. Ich habe so einfach mehr Sicherheit, dass alles korrekt abgebildet ist.“

Scopevisio für CloudComputing-Insider Award 2015 nominiert

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