Schneller Aufbau von Laborkapazitäten IT-Unterstützung für 75.000 Corona-Tests am Tag

Redakteur: Elke Witmer-Goßner

Jahrzehntelang haben wir uns in Deutschland wenig Gedanken gemacht über die Arbeit von Laboren. Wenn der Arzt eine Blutuntersuchung für angebracht hielt, haben wir den Arm hingehalten, uns Blut abnehmen lassen und ein oder zwei Tage später mit ihm die Ergebnisse der Untersuchung besprochen.

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Bioscientia ist ein Verbund ärztlich geleiteter medizinischer Labore, der vor allem jetzt während der Pandemie an 19 Standorten unter Hochdruck arbeitet.
Bioscientia ist ein Verbund ärztlich geleiteter medizinischer Labore, der vor allem jetzt während der Pandemie an 19 Standorten unter Hochdruck arbeitet.
(Bild: © s_l - stock.adobe.com)

In welchem Labor diese stattfanden, haben lediglich Privatpatienten gesehen – und sehr wahrscheinlich haben auch diese nicht wirklich danach geschaut. Das hat sich geändert. Seit Frühjahr 2020 und der ersten Corona-Welle sind Labore in der öffentlichen Wahrnehmung angekommen.

Dabei hat sich der Anspruch an die Arbeit der Labore in keiner Weise geändert: Die Arbeit muss präzise sein und schnell erfolgen. Ein verständlicher Anspruch, der gerechtfertigt und einfach zu formulieren ist. Die Realisierung in der Praxis hingegen ist ein Prozess, der nur mit einem hohen logistischen, labormedizinischen und mittlerweile auch IT-Know-how zu realisieren ist. Denn Qualität ist in diesem Fall keine Soll-Vorgabe, sondern ein absolutes Muss.

„Qualität sichert man, in dem man Fehler systematisch vermeidet“, weiß Frank Exner, Geschäftsführer der Bioscientia Healthcare GmbH mit Sitz in Ingelheim, zu berichten. „Und dies über die gesamte Prozesskette. Qualitätssicherung ist bei uns daher eine zentrale abteilungsübergreifende Aufgabe.“ Immerhin bearbeitet das 1970 gegründete Unternehmen an 19 Standorten in Deutschland mit rund 2.500 Beschäftigten 75.000 Proben – am Tag.

Laboruntersuchungen sind dabei nicht nur ein wichtiger Teil der Diagnostik – der Hausarzt oder Spezialist benötigt profunde Laborergebnisse, um eine richtige Diagnose treffen zu können –, sondern sie betreffen immer auch sehr sensible Daten der untersuchten Personen. „Die Bedeutung der Qualität in unserer Arbeit kann gar nicht oft genug betont werden“, sieht Dr. Hendrik Borucki, Leiter Marketing und Kommunikation bei Bioscientia Healthcare, hier einen entscheidenden Teil seiner Arbeit. Er ist es auch, der uns auf eine gedankliche Reise mitnimmt und einige der zahlreichen Maßnahmen zur Qualitätssicherung vorstellt.

Sicherheit von der Probenentnahme bis zur Übermittlung der Ergebnisse

Das Ergebnis einer Laboruntersuchung soll den Arzt in der Diagnose unterstützen. Um valide und richtige Ergebnisse zu bekommen, schult Bioscientia nicht nur die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kontinuierlich, sondern arbeitet auch eng mit den Arztpraxen zusammen. „Damit wir eine Unterstützung für den Arzt sein können, muss die Probe bereits richtig genommen werden – daher schulen wir zum Beispiel die Arzthelferinnen und zeigen die Bedeutung dieses ersten Schrittes deutlich auf“, so Dr. Borucki. „Da geht es zum Beispiel um den Vorgang der Proben-Entnahme bis hin zur Beschriftung und dem Ausfüllen des Auftrages an uns als Labor.“ Inzwischen arbeitet Bioscientia auch eng mit Unternehmen zusammen, die eigenständig ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter testen.

Während die Fahrer die Proben – stets in Kühltaschen gesichert – am Vormittag in den Praxen einsammeln, laufen an den Laborstandorten zahlreiche Rüstarbeiten an den Laborgeräten. Damit ist gewährleistet, dass die Proben direkt untersucht werden können, sobald sie eintreffen. Eine Faustregel sagt, dass eine Blutprobe spätestens vier Stunden nach der Entnahme im Labor sein soll, um bestmögliche Ergebnisse zu erzielen.

Erster Schritt vor Ort: Die Erfassung der Probe und des Auftrages im System von Bioscientia. Ein sensibler Schritt für das Qualitätsmanagement, wenn zum Beispiel der Untersuchungsauftrag nicht eindeutig zu erkennen ist oder Probe und Auftrag nicht übereinstimmen. „In der Clearingstelle übernehmen erfahrene Kolleginnen und Kollegen die schnelle und unkomplizierte Klärung dieser Fälle mit unseren Auftraggebern – den Arztpraxen und Kliniken.“ Ganz wichtig bleibt: Dies erfolgt zügig, denn die Proben müssen bearbeitet werden.

„Wenn Sie zwischen 11.30 und 13.30 Uhr an einem unserer Laborstandorte zu Besuch sind, können Sie diese konzentrierte Arbeit fast körperlich spüren. Alle im Team wissen, was zu tun ist und sind sich der Bedeutung ihrer Arbeit bewusst. Jeden Tag“, berichtet Exner.

Qualität über den ganzen Prozess hinweg

Ist die Probe einmal im Messvorgang, greifen weitere Sicherungsmaßnahmen. So laufen zum Beispiel stets Kontrollproben mit oder es wird mit Kalibratoren gearbeitet, die dabei helfen, die Resultate der Proben zu quantifizieren. Der Freigabeprozess ist danach noch einmal gedoppelt. Eine Mitarbeiterin bzw. ein Mitarbeiter – in der Regel ein/e MTA – bestätigt die technisch einwandfreie Durchführung der Untersuchung. Vor der Übermittlung der Daten an den behandelnden Arzt validiert zudem noch ein Laborarzt die Ergebnisse medizinisch. Dabei kann es auch vorkommen, dass noch einmal eine Rücksprache mit dem einsendenden Arzt erforderlich ist, um Ergebnisse bewerten zu können.

Sämtliche Prozesse werden von Qualitätsmanagement-Beauftragten dokumentiert und überwacht. Diese Spezialisten organisieren auch die Teilnahme an Ringversuchen zur Leistungsmessung der Labore sowie Begehungen durch externe Auditoren, um die begehrten Siegel der verschiedenen Akkreditierungsstellen zu erhalten.

Medizin und IT im engen Zusammenspiel

„Bereits bis zu diesem Punkt ist ein extrem heterogenes Team erforderlich, um für Patient und Arzt eine zuverlässige Dienstleistung zu erbringen“, betont Frank Exner. „Vom geschulten Fahrer, dem Logistikplaner über die Fachkräfte in der Erfassung, die MTAs bis hin zu den Laborärzten. Jetzt kommt noch eine Profession hinzu, ohne die heute die große Anzahl an Proben nicht mehr abzuwickeln wäre: die Kollegen aus der IT.“

Das startet bei der Abbildung des Gesamtprozesses im Laborinformationssystem (LIS) und der ERP-Lösung sowie der Sicherung aller Daten und endet bei der sicheren Bereitstellung der Ergebnisse für die Arztpraxis. „Viele sind verwundert, wenn sie erfahren, dass wir Laborbefunde immer noch per Fax an die Praxen übermitteln“, weiß Dr. Borucki zu berichten. „Dies geschieht häufig auf Wunsch der Ärzte. Auf der anderen Seite übertragen wir die Ergebnisse überall dort in das System der Arztpraxis, wo dies möglich ist, und reduzieren damit einen Arbeitsschritt in der Praxis.“

Recht neu entwickelt hat Bioscientia die App bio.net. Über diese App können Ärzte die Laborwerte ihrer Patienten jederzeit abfragen. Wann und wo sie wollen. Das führt bei niedergelassenen Ärzten zu mehr Flexibilität, die diese App im Sinne der Patienten nutzen können. Natürlich sind die Daten maximal verschlüsselt und der Datentransfer durch verschiedene Maßnahmen abgesichert.

Dabei vertraut Bioscentia auf seinen IT-Partner Inexio Deutsche Glasfaser Business. Der Netzwerk- und Rechenzentrumsanbieter hat den Hauptsitz des Unternehmens im rheinland-pfälzischen Ingelheim mit einem der größten Standorte im saarländischen St. Ingbert über eine 10-Gbit/s-Leitung in seinem eigenen Glasfasernetz redundant verbunden. Die Anbindung an das Rechenzentrum, in dem Bioscentia Colocation-Services nutzt, verfügt sogar über eine Bandbreite von 100 Gbit/s. Glasfaseranbindung und Colocation sichern den Laboren eine größtmögliche Verfügbarkeit der Systeme.

Marathon statt Sprint

All die geschilderten Prozesse und Sicherheitsmaßnahmen erlebten im Frühjahr 2020 ihren Stresstest. Denn sehr plötzlich kam in kurzer Zeit eine große Anzahl an Tests auf das Corona-Virus hinzu, die durchgeführt werden mussten. „Und genau an dieser Stelle hatten wir ein wenig Glück“, gesteht Dr. Borucki. Denn parallel zu den vielen eintreffenden Corona-Proben ging die Zahl der „normalen“ Proben vorübergehend zurück. „Die Menschen gingen nicht zum Arzt, Routineuntersuchungen wurden verschoben“, und Frank Exner ergänzt: „Das gab uns die Zeit, unternehmerisch zu handeln. Schnell war klar, dass dies kein Sprint, sondern ein Marathon wird. Wir haben schnell und massiv in Raum, Technik und Maschinen investiert und damit weitere Kapazitäten aufgebaut.“

Und nicht nur in Hardware investierte Bioscientia, sondern auch in die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. An einzelnen Standorten wuchs die Belegschaft in den letzten Monaten um bis zu 20 Prozent. Dies war nur möglich, da auch Arbeitsschritte neu definiert wurden, um Quereinsteigerinnen und Quereinsteiger mit in den Ablauf integrieren zu können. „Eingestellt haben wir etwa Biologen mit einem Bachelor-Abschluss und Arzthelferinnen, die wir schnell in die Arbeitsabläufe integrieren konnten“, erläutert Frank Exner.

Inzwischen sind auch die Routine-Untersuchungen wieder fast auf dem Januar-Niveau, sodass Bioscientia rund 80 Prozent mehr Proben täglich bearbeitet als vor der Pandemie. Sicher und unter Einhaltung aller Qualitätskriterien. „Denn auch in diesen Zeiten der Höchstbelastung haben Ärzte und Patienten zwei berechtigte Anforderungen an uns: schnell ein korrektes Ergebnis der eingereichten Probe zu erhalten“, so Dr. Borucki. „Eine Aufgabe, der wir uns mit einem engagierten Team gerne stellen. Tag für Tag aufs Neue.“

Bei 80 Prozent der Proben, die in die Labore von Bioscientia geschickt werden, erhalten die Arztpraxen noch am gleichen Tag die Ergebnisse. Lediglich bei Spezialmessungen, genetischen Analysen oder in Fällen, in denen mikrobiologische Untersuchungen erforderlich sind – etwa wenn eine Kultur wachsen muss –, liegt bedingt durch die Form der Untersuchung das Ergebnis erst später vor.

Laborarbeit rückt ins Rampenlicht

Corona hat die Arbeit der Labore in die öffentliche Wahrnehmung gebracht. Ein Umstand, der Laboren und Patienten in Zukunft gleichermaßen helfen wird. Denn die Labore können ihre hochwertige Arbeit transparent machen und die Qualität der Dienstleistung darstellen. Dadurch erhalten die Menschen die Sicherheit, die es braucht, wenn es um so etwas Sensibles und Wertvolles wie die eigene Gesundheit geht.

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