Ratgeber zeigt, wie Unternehmen mit Software Asset Management Kosten sparen

Gratis „Rechtsleitfaden Lizenzmanagement“ von Aagon Consulting

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Inventarisierungsfunktion des CMS für Lizenzbilanzen nutzen

Das CMS bildet einen einheitlichen und zentral gesteuerten Installationsprozess ab. Über eine Inventarisierungsfunktion liefert das Werkzeug zudem regelmäßig Daten über die im Unternehmen installierte Software — und schafft so die Grundlage für Lizenzbilanzen oder Compliance-Checks. Von getrennten Systemen für Inventarisierung, Softwareverteilung und Lizenzmanagement rät Aagon ab und verweist auf zwangsläufige Reibungsverluste mit fehlenden oder redundanten Daten.

Auch weniger Programmvielfalt kann das Lizenzmanagement spürbar vereinfachen. So spart sich der Lizenzmanager die Einarbeitung in Nutzungsbedingungen zusätzlicher Hersteller. Der Einkauf profitiert zudem von möglichen Mengenrabatten; die IT-Abteilung kann ihren Anwendersupport fokussieren. Zu beachten bleibt allerdings: Die Mitarbeiterproduktivität darf unter einer beschränkten Softwareauswahl nicht leiden.

Billige Softwareversionen verursachen Verwaltungskosten

Scheinbar paradox klingt Aagons Aussage, dass kostengünstige Softwareversionen nicht immer die beste Wahl sein müssen. Mit einem Beispiel erläutern die Berater: So verursachen kostengünstige Versionen von Microsofts Büropaket Office mitunter einen nicht unerheblichen Verwaltungsaufwand. Der Anbieter untersage für diese nämlich die automatische Verteilung mit Unternehmensschlüsseln. Auch bei Lizenzierungen auf Gerätebasis ist Vorsicht geboten: Neben dem Desktop zählen hier auch Smartphones.

Open-Source- und Gebrauchtsoftware sollten zudem separat ausgewiesen werden. Ein Grund hierfür ist beispielsweise die unklare Rechtslage bei gebrauchten Lizenzen. Eine gesonderte Verwaltung helfe, das Risiko einer potentiellen Nachlizenzierung besser abzuschätzen. Bei Open-Source-Programmen gilt es zudem, verschiedene Bedingungen für den nichtkommerziellen und geschäftlichen Einsatz im Auge zu behalten.

Private Nutzung von Firmenrechnern

Nicht zuletzt sollten Unternehmen auch Ihre Mitarbeiter für die Tücken der Lizenzierung sensibilisieren und in Betriebs- und Mitarbeitervereinbarungen die private Nutzung von Firmenrechnern ausschließen. Ansonsten – so die Aagon-Experten – laufen Unternehmen Gefahr, gegenüber Ihren Arbeitnehmern als Tk-Anbieter aufzutreten.

Weitere Tipps zum Lizenzmanagement gibt es im „Rechtsleitfaden Lizenzmanagement“. Der Ratgeber kann als Download oder gedruckte Broschüre angefordert werden.

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