Toms Wochentipp: Gastzugriff auf SharePoint Gastkonten über externe Freigabe in Entra B2B zentral steuern

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Hyland Software Germany GmbH

Microsoft zieht die Anmeldung externer Gäste in SharePoint Online und OneDrive auf einen zentralen Identitätsdienst um. Der bisherige SharePoint-Einmalpasscode verliert seine Funktion, Entra B2B übernimmt die Authentifizierung. Administratoren steuern externe Zugriffe über Gastkonten und Conditional Access.

Die Zusammenarbeit mit externen Partnern läuft in Microsoft 365 bisher über zwei getrennte Wege. SharePoint Online authentifiziert Gäste per eigenem Einmalpasscode, Entra B2B pflegt daneben echte Gastkonten im Verzeichnis. Microsoft führt beide Verfahren jetzt zusammen und macht Entra B2B zur alleinigen Grundlage für externe Freigaben in SharePoint und OneDrive. Für Administratoren ändert sich damit, wie externe Nutzer Zugriff erhalten und wie lange bestehende Freigabelinks gültig bleiben.

Entra B2B ersetzt den SharePoint-Passcode

Der Wechsel zielt auf die Anmeldung und lässt das Verfahren selbst bestehen. Entra B2B nutzt den Einmalpasscode weiterhin als Standardmethode für Gäste, verwaltet ihn nun aber im zentralen Verzeichnis. Microsoft aktivierte die Integration im Mai und Juni 2026 automatisch für alle Mandanten. Eine manuelle Freischaltung war bis Ende April 2026 möglich, ein Opt-out sieht der Konzern nicht vor.

Als Grund nennt Microsoft eine einheitliche Identitätsverwaltung über alle Microsoft-365-Dienste hinweg. Anonyme Freigaben und Jeder-Links bleiben von der Änderung ausgenommen und funktionieren unverändert.

Gastkonten entscheiden über den weiteren Zugriff

Ob ein externer Nutzer weiterhin Zugriff hat, hängt künftig an seinem Gastkonto im Verzeichnis. Besitzt der Gast bereits ein Entra-B2B-Konto, bleibt sein Zugriff auf frühere Freigaben unverändert. Teilt ein Mitarbeiter neu mit einem externen Empfänger, legt der Entra B2B Invitation Manager automatisch ein Gastkonto an. Fehlt ein Konto für ältere Freigabelinks, verlieren die betroffenen Gäste nach der Abschaltung des alten Passcodes den Zugriff.

Den Zugang stellt der Administrator wieder her, indem er ein Gastkonto anlegt oder ein berechtigter Nutzer mindestens eine Datei erneut freigibt. Bestehende Links brauchen keine erneute Freigabe, solange ein passendes Gastkonto vorliegt. Doppelte Konten legt Microsoft nicht an, ein vorhandenes Gastkonto bleibt erhalten.

Vorbereitung im Entra-Verzeichnis und in SharePoint

Administratoren bereiten den Übergang im Verzeichnis vor und prüfen die eigenen Freigaberegeln. Der externe Zugriff greift nach der Umstellung auf dieselben Conditional-Access-Richtlinien wie interne Anmeldungen, was eine erneute Kontrolle der Bedingungen sinnvoll macht. Diese Punkte gehören auf die Prüfliste:

• Gasteinladungen: Entra B2B erlaubt Einladungen für die passenden Rollen, die Rolle Guest Inviter ist zugewiesen.

• E-Mail-Einmalpasscode: die Option ist in den Einstellungen von Entra External ID aktiv.

• Freigabebericht: der Bericht auf Websiteebene listet Gäste ohne B2B-Konto in der Spalte User E-mail.

Über den Freigabebericht findet der Administrator externe Mitarbeiter ohne Gastkonto und legt die Konten vorab an, um den Zugriff auf frühere Freigaben zu sichern. Die Abschaltung des alten Passcodes rollt Microsoft in Phasen aus und plant den Abschluss für den Herbst 2026. Umgebungen für Behörden wie GCC, GCC High und DoD nimmt der Konzern vorerst aus.

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