Gelungenes Onboarding in Corona-Zeiten ERP zwischen Branntweinsteuer und Verdunstungsfaktoren

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Über ein Jahr ist es her, dass die WHO Corona zur weltweiten Pandemie erklärte. Im letzten Jahr hat sich vieles verändert, nicht nur gesellschaftlich und privat, sondern auch in der Arbeitswelt: Mobiles Arbeiten wurde eingeführt. Kommunikationslösungen haben einen Schub erfahren und persönliche Treffen nahezu vollständig ersetzt.

Gleichzeitig haben die konjunkturellen Unsicherheiten und die Beschränkungen viele Unternehmen verunsichert und bereiten bis heute existentielle Sorgen. Vielfach führte das zu Investitionszurückhaltungen und Budgetkürzungen.

Anders bei der in Berlin ansässigen Private Pier Indusries GmbH (PPI), einer international agierenden Unternehmensgruppe mit mehreren internationalen Marken aus dem FMCG-Segment [FMCG: Fast Moving Consumer Goods sind Waren, die schnell in den Regalen rotieren bzw. Konsumgüter des täglichen Bedarfs wie Drogerieartikel; Anm. d. Red.]. Gerade die Pandemie wurde als Momentum ausgemacht, um in eine neue unternehmensweite ERP-Lösung zu investieren.

Schnell fiel die Wahl auf die Cloud-Plattform lexbizz. Das Onboarding – vom Erstgespräch bis zum Go-Live – hat vollständig remote stattgefunden. Zwischen Kunde, dem Implementierungspartner mediaagentur-in.berlin und Hersteller lexbizz gab es bis heute kein persönliches Treffen. Und das bei einem komplexen Projekt, bei dem zunächst fünf Firmen angebunden wurden und sukzessive weitere der insgesamt 14 Firmen der Unternehmensgruppe hinzukommen. Ein Blick in die Geschichte von PPI macht deutlich, welche hohen Anforderungen das Unternehmen an das ERP-System mit sich brachte und warum die Wahl schließlich auf lexbizz fiel.

Vom Kommunikations-Dienstleister zum Hersteller von Konsummarken

Die Private Pier Industries GmbH wurde 2011 von den Werbern Stefan Hansen und Hendrick Melle gegründet. Ihre Ursprünge hat sie in der traditionsreichen, 1928 gegründeten Werbeagentur Dorland, die die beiden Unternehmer Ende der 80er Jahre übernahmen und mit der sie bis zu ihrer Auflösung 2016 namenhafte Marken wie Procter & Gamble, Lufthansa, EnBW und viele mehr betreuten und zeitweise zum internationalen Agenturnetzwerk Grey Global Group/WPP gehörten.

Die beiden PPI Gesellschafter Hansen und Melle haben schon zu ihren Agenturzeiten Erfahrungen mit extremem Wachstum gesammelt, während sie Dorland zum Erfolg führten. Mit ihren 25 Jahren Erfahrung im Markenaufbau gründeten sie schließlich ihre eigenen Brands unter dem Dach der heutigen PPI: Den Hundefutter-Anbieter Irish Pure Hundefutter, das Whiskey-Label Grace O’Malley Spirits sowie das Modelabel Lemanjá Fashion.

Stefan Hansen ist seit 2011 Generalbevollmächtigter der PPI Gruppe und für die strategische und operative Unternehmensentwicklung zuständig. Hendrick Melle ist wie Hansen ebenfalls Gesellschafter von PPI und für die kreative Markenführung zuständig. Seit der Gründung im Jahr 2011 ist PPI stark gewachsen: Aus einer Handvoll Mitarbeitern wurden 60 – allein 2020 kamen elf neue Mitarbeiter dazu, davon wurden neun Corona-bedingt rein virtuell eingestellt und in ihre Arbeitsbereiche eingeführt. Auch im laufenden Jahr sind bereits fünf neue Stellen in der Holding und rund zehn weltweit im Vertrieb geschaffen worden. Auch die Umsätze haben sich vervielfacht: Wurden im ersten Jahr 40 Tonnen Hundefutter produziert, so sind es heute 700 Tonnen. Allein das derzeitige Brandweinsteuervolumen von Grace O’Malley Spirits liegt bei 138 Millionen Euro.

„Früher hat unser Vertrieb in Kartons gedacht. Irgendwann wurden daraus Paletten, heute denken wir in Containern“, so illustriert Hansen das enorme Wachstum der letzten Jahre. Auch Corona konnte dem Wachstum nichts entgegenhalten: Hundefutter und Spirituosen sind krisenfeste Waren. Grace O’Malley Spirits ist in Irland inzwischen der fünftgrößte Whiskey-Händler und weltweit mehrfach ausgezeichnet.

Hohe Anforderungen an die IT

Allein aus der Transformationsgeschichte ergaben sich besondere Anforderungen an die IT-Landschaft von PPI: Aus einem Werbe-Dienstleister wurde ein Unternehmen mit eigener Produktion, Abfüllanlage, Zolllager und Logistikzentrum. Ganz neue Themenfelder und Strukturen haben sich in kurzer Zeit herausgebildet. Die Mitarbeiter mit Agenturhintergrund mussten eine extreme Veränderung vollziehen und sich in neuen Aufgabenbereichen einfinden – gleiches galt für die Führungskräfte. Auch kommen immer mehr neue Standorte, etwa in Irland, den USA oder Australien dazu. Unterschiedliche Marktanforderungen und Eigenheiten müssen abbildbar sein.

Die IT ist für PPI gewissermaßen ein Business Enabler. Das ERP-System muss der hohen Dynamik und der starken Skalierung gewachsen sein. Zudem kommt der IT auch eine zentrale Rolle zu, um Prozesse und Abläufe zu professionalisieren und zu automatisieren. Schon vor dem Umstieg auf lexbizz hat sich PPI als Vorreiter ausgezeichnet und früh auf neue IT-Infrastrukturen und Cloud-Lösungen gesetzt.

Maßgeblich verantwortlich dafür ist André Piede, der 2014 als COO mit dem Auftrag zu PPI kam, eine konsequent auf Wachstum ausgelegte IT-Landschaft aufzubauen. Durch den Agenturbackground waren die Geschäftsführer mit professioneller Software und hoher Manpower für buchhalterische Prozesse vertraut. Die Aufgabe von Piede war es, eine Lösung zu finden, die dank eines hohen Automatisierungsgrades den Personalbedarf auf ein Minimum reduzierte und zugleich einen Zugriff auf alle Daten von überall in der Welt aus ermöglichte. Er setzte darauf, zentrale Prozesse in die Cloud auszulagern: Zunächst basierte die Lösung auf den Officeanwendungen Microsoft 365 und dem Cloud-Speicher-Anbieter Box.com. Placetel war als virtuelle Telefonanlage im Einsatz.

Doch das System stieß mit fortschreitendem Wachstum an seine Grenzen. Durch unterschiedliche Domänen entstanden Workarounds – Umgehungen um technische Probleme herum – und eine uneinheitliche Datenlage, da Dateien oftmals lokal bearbeitet und per Mail versendet wurden und so mehrere Klone im Umlauf waren. „Mit Word und Excel entsteht auf Dauer ein heilloses Chaos. Eine professionelle Unternehmensführung und Skalierung sind so kaum möglich. Gerade in unserem Segment ist es wichtig, in Echtzeit einen exakten Überblick über Lagerbestände und wichtige Kennzahlen zu haben – wer die Branntweinsteuer für einen einzigen Liter hinterzieht, dem droht ein saftiges Strafverfahren“, so Stefan Hansen.

Der Bedarf nach einer Cloud-Lösung, die eine länder- und standortübergreifende Zusammenarbeit ermöglicht, war also groß. „Gewissermaßen musste die deutsche Gründlichkeit auf diverse Produktbereiche und Standorte übertragbar und Vorbild für Mitarbeiter im Ausland sein, um Prozesse zu professionalisieren“, fasst André Piede die Anforderungen zusammen.

ERP-Implementierung in Corona-Zeiten

Mit Ausbruch der Corona-Pandemie wurde der Bedarf umso deutlicher – während andere Unternehmen wegen wirtschaftlicher Unsicherheiten IT-Projekte vertagten. „Aufgrund der Krise war ein neues, stets aktuelles und zentral zugängliches System mit validen Geschäftszahlen notwendiger denn je. Gerade in der Krise ist nichts schlimmer für eine Geschäftsführung, als im Blindflug Entscheidungen zu treffen“, so Piede.

Auch gegenüber den Mitarbeitern hatte die ERP-Einführung in der Krise eine hohe Signalwirkung. Während vielerorts bis jetzt Zukunftsängste und Unsicherheit vorherrschen, zeigte PPI: Wir glauben weiter an unseren Erfolg und investieren gerade jetzt in unsere Zukunft, um Prozesse zu vereinheitlichen und zu verzahnen, damit wir weltweit gut und effizient zusammenarbeiten können.

Mit lexbizz weiterwachsen

Mit dem Anforderungskatalog im Gepäck ist André Piede Anfang 2020 auf die Suche nach der passenden ERP-Lösung gegangen und eher zufällig auf die noch junge 360°-Plattform lexbizz gestoßen. Klar war: Es muss eine native Cloud-Lösung sein, die standortunabhängiges und länderübergreifendes Arbeiten ermöglicht. Obwohl lexbizz erst im Frühjahr 2020 an den Markt gegangen ist, fiel die Entscheidung auf den Anbieter aus Freiburg: „Wir haben mit lexbizz einen Partner gefunden, der mit uns mitwächst. Das großartige an lexbizz ist die Zusammenarbeit auf der einen Seite, aber auch, dass sie eine Marktlücke geschlossen und ein Produkt geschaffen haben, das Mittelständlern wie uns Wachstum ermöglicht“, so Piede.

Denn lange Zeit fehlte in seinen Augen eine Lösung für die Mitte des Mittelstands: „Zwischen Anbietern wie Lexware für kleinere Mittelständler und SAP für Großkonzerne war lange Zeit ein blinder Fleck“, so Piede. „Da kam lexbizz genau richtig, um Mittelständlern auch in Deutschland die Möglichkeit zu geben, nicht selbst eine Lösung zu stricken, sondern auf einen Out-of-the-box-Service zurückgreifen zu können und alle Anforderungen in einem System zu konsolidieren.“

Modularer Aufbau für hohe Flexibilität

PPI setzt bislang die lexbizz Module für Warenwirtschaft, CRM, Buchhaltung und Konzernstrukturen ein. Auch das Produktionsmodul wird künftig im Einsatz sein. Der modulare Aufbau von lexbizz ermöglicht, dass benötigte Module flexibel ausgewählt werden und so eine dynamische Plattform entsteht, die zum Kern der PPI-Unternehmenstransformation und des Wachstums wird. „Für uns ist die Private Pier Industries GmbH ein bedeutender Kunde. Auch wir konnten im bisherigen Projekt-Verlauf durch die vielfältigen und komplexen Anforderungen und das vollständige remote-Onboarding vieles lernen“, so Carsten Schröder, President of Cloud ERP lexbizz. Zwar konnte durch den hohen Standardisierungsgrad von lexbizz auf den reifen Kern und die entsprechenden Module aufgesetzt werden.

Jedoch ergaben sich auch branchenspezifische Anforderungen: So musste etwa der Verdunstungsfaktor von Whiskey in Fässern, genannt „Angel‘s Share“ und eine wichtige Kennzahl in der Whiskeyproduktion, in lexbizz integriert werden. „Dank der engen Betreuung durch unseren Implementierungspartner und die Unterstützung durch den Projektmanager bei lexbizz als Hersteller konnten wir auch ohne persönliche Treffen alle Anforderungen umsetzen. Unserem Wachstum steht also nichts mehr im Weg“, so Piede.

* Der Autor Carsten Schröder verantwortet als President of Cloud ERP seit Juli 2019 den Aufbau und die Entwicklung der Cloud-XRP lexbizz aus dem Hause Lexware, einem Unternehmen der Haufe Group.

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