Mit „Digital Kaizen“ sicher migrieren Die Grundlagen einer erfolgreichen Cloud-Journey

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Global ist die digitale Transformation auf dem Vormarsch. Vor allem die Nachwirkungen der Corona-Pandemie wirken wie ein Brandbeschleuniger. Der Druck auf Unternehmen und ihre Entscheider hat also deutlich zugenommen, die Weichen in der IT-Strategie zu setzen, um mittel- und langfristig auf einem Wachstumspfad zu verbleiben.

In den Fokus der Überlegungen geraten dabei zunehmend unternehmerische Kernprozesse und -systeme, darunter geschäftskritische Unternehmensanwendungen. Für viele Betriebe steht die Erneuerung ihrer ERP-Systeme an. Für die meisten wird sich die Migration älterer On-Premises-Lösungen auf moderne Cloud-Applikationen anbieten. Dies verspricht nicht nur erhebliche Kosteneinsparung, sondern auch Effizienzsteigerungen. Der Schritt in die Cloud muss jedoch in jedem Fall akribisch geplant und durchgeführt werden. Denn die Migration sensibler Workloads in die Cloud erlaubt keine Fehler, wenn kostspielige Betriebsunterbrechungen vermieden werden sollen.

Der Weg in die Cloud

Im Zuge der klassischen Cloud-Journey hat es oberste Priorität, die internen Prozesse besser an die Anforderungen der Digitalisierung sowie an veränderte Marktbedingungen anzupassen. Die Migration bieten dabei die Gelegenheit, die eigenen Prozesse neu zu bewerten, gegebenenfalls zu optimieren oder – nicht selten eine sinnvolle Option – völlig neu aufzustellen. Bewährt hat sich dabei, zunächst damit zu beginnen, eine passende Lösung zu finden.

Unternehmensanwendungen für die Cloud gibt es mittlerweile in Hülle und Fülle, daher sollten Entscheider und Stakeholder gemeinsam mögliche Kandidaten genaustens evaluieren und im Rahmen von Proof-of-Concept-Phasen testen. Anschließend gilt es zu bestimmten, wo begonnen werden soll. Selbst wenn die IT-Strategie eine ganzheitliche Erneuerung vorsieht, ist es ratsam den Transformationsprozess schrittweise durchzuführen und herauszufinden, mit welchen Business Cases begonnen werden sollte, um Best Practices für eine spätere Ausrollung in anderen Bereichen zu entwickeln.

Sobald hierüber Klarheit herrscht gilt es, die Migration sorgsam vorzubereiten. Dabei sollten alle Anforderungen und Bedarfe innerhalb des Unternehmens ermittelt werden. Erst dann kann ein Plan formuliert werden, der die benötigten Ressourcen berücksichtigt und anhand dessen budgetiert werden kann.

Drei Reiserouten sind möglich

Letztlich bleibt zu klären, welcher Ansatz bei der Migration verfolgt werden soll. Grundsätzlich unterscheiden Experten hier drei Varianten, die im Grunde widerspiegeln, wie weit eine grundsätzliche Erneuerung von Prozessen im Rahmen der Cloud-Journey wirklich geplant ist.

1. Brownfield-Ansatz: Damit ist die rein technische Migration eines On-Premises-Systems gemeint. Diese Art der Migration lässt sich schnell umsetzen. Die Prozesse und historischen Daten bleiben in der Cloud unverändert bestehen, wodurch sowohl Kosten als auch Aufwand gesenkt werden. Spielraum für Verbesserungen hingegen halten sich in diesem Zuge begrenzt. Primär eignet sich der Ansatz deshalb für Unternehmensanwendungen, die bereits sehr nah am Ideal sind.

2. Greenfield-Ansatz: Der Greenfield-Ansatz erlaubt es, beispielsweise das eigene ERP-System in der Cloud von Grund auf neu zu gestalten. Historische Daten können auf Wunsch ebenfalls übernommen werden, was jedoch mit größerem Aufwand verbunden ist. Ein Projekt mit diesem Ansatz dauert grundsätzlich länger als eine Migration nach dem Brownfield-Ansatz und erfordert eine höhere Anfangsinvestition. Sie bietet im Umkehrschluss jedoch das beste Optimierungspotenzial und kann langfristig kostenschonender sein. Der Greenfield-Ansatz bietet sich auch oft dann an, wenn im Zuge der Cloud-Journey veraltete Bestandslösungen durch eine moderne Cloud-native Variante eines neuen Anbieters abgelöst werden sollen.

3. Blue-, Orange- oder Colouredfield-Ansatz: Der dritte und letzte Ansatz besteht aus einer Mischform, die das Beste aus Brown- und Greenfield vereint. Anhand der vorliegenden Gegebenheiten im Ursprungssystem wird individuell entschieden, welche Variante gewählt wird. Dadurch können Unternehmen, sowohl ihre Prozesse als auch ihre Daten übertragen. Zusätzlich können sie gleichzeitig das System überarbeiten.

Dass der Colouredfield-Ansatz derzeit der beliebteste Migrationsansatz ist, zeigt eine aktuelle Studie von Lünendonk & Hossenfelder: 43 Prozent der befragten Unternehmen wählten die Mischform für ihre Projekte.

Digital Kaizen: dem Ziel Cloud stetig entgegen gehen

Wenn es um sehr spezifische Lösungen geht, bietet die traditionelle Cloud Journey noch viel Spielraum für Verbesserungen. Für ein erfolgreiches Gelingen ist es entscheidend, dass die gesamte Organisation und alle Stakeholder den Prozess unterstützen. Denn die Migration etwa eines ERP-Systems in die Cloud ist komplex und verlangt Unternehmen sowie Mitarbeitern viel Flexibilität ab.

Basierend auf unseren Projekterfahrungen mit „Digital Kaizen“ haben wir bei FPT Software eine Cloud-Migrations-Methode entwickelt, die Transformationsprojekte nicht nur verkürzt, sondern auch individuell anpassbar macht. Die Idee ist dabei, große Projekte inkrementell anzugehen und weiterzuentwickeln. Dies erlaubt deren fortlaufende Evaluierung und Anpassung und damit eine schnellere, flexiblere Umsetzung, die gleichzeitig hohe Qualität garantiert und zudem kosteneffizient ist. Das wohl entscheidendste: Die Stakeholder können bei diesem inkrementellen Ansatz an jedem Punkt der Transformation einbezogen zu werden.

Digital Kaizen folgt dabei drei zentralen Leitlinien:

• 1. Think Forward: Ziele müssen für die nächsten drei bis fünf Jahre bestimmt und konkretisiert werden.

• 2. Focus Smart: Kritische Aufgaben, einschließlich betrieblicher Aufgaben, müssen im Fokus stehen.

• 3. Adapt Fast: (Teil-)Projekte, die sich als erfolgreich erweisen, müssen schnell skaliert und gewonnene Erkenntnisse auf ähnliche Business Cases übertragen werden.

Auf diese Weise können Unternehmen klein anfangen aber dennoch kontinuierlich ihre Vision verfolgen. Der Ansatz bietet eine gute Möglichkeit, den Wert einer neuen Lösung oder eines neuen Systems über die gesamte Organisation hinweg zu demonstrieren. Das trägt nicht nur dazu bei, eine höhere Agilität zu erreichen, sondern auch die Akzeptanz für oft nicht ganz einfache Transformationsprojekte zu erhöhen.

* Der Autor Le Hai ist CEO von FPT Software in Deutschland. Der IT-Dienstleister verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Bereitstellung von Dienstleistungen und hat sich insbesondere im Umfeld der Cloud-Migration von SAP-Lösungen als Experte etabliert.

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