Neue Dokumentenformate für die Übermittlung Der Countdown für die verpflichtende E-Rechnung läuft

Anbieter zum Thema

ABBYY Europe GmbH

Fsas Technologies GmbH

netfiles GmbH

Cloudgermany.de GmbH

Die geplanten E-Rechnungen sollen das Ausstellen, Versenden und Verarbeiten von Rechnungen allgemein vereinfachen, transparenter und schneller gestalten. Weitere Ziele sind eine Rationalisierung der Mehrwertsteuererhebung sowie EU-weite Betrugssicherheit für den Rechnungsprozess.

Zum 1. Januar 2025 tritt die E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze in Kraft. Das bedeutet, Unternehmen müssen elektronische Rechnungen empfangen und versenden können. Kleinunternehmer mit einer Umsatzgrenze von 22.000 Euro profitieren von einer besonders langen Übergangsfrist. Maxime Vermeir, Senior Director of AI Strategy bei Abbyy, erklärt im Interview mit CloudComputing-Insider die Situation für Unternehmen und was sie dabei beachten müssen.

Wie laufen die Vorbereitungen der Geschäftswelt auf die E-Rechnung?

Maxime Vermeir: Eine aktuelle Studie von Ernst and Young zeigt, dass sich viele Unternehmen erst noch am Anfang der Umstellung und Umsetzung befinden. Rund 45 Prozent der Befragten sehen sich demnach in der Phase der Anforderungsanalyse, 40 Prozent haben immerhin die Projektdefinition abgeschlossen und nur sieben Prozent haben die Verpflichtungen zur E-Rechnung bereits so weit wie möglich umgesetzt.

Welche Unternehmen werden zum Stichtag eher überfordert sein?

Vermeir: Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und für bestimmte Umsätze auch auszustellen. Ein erheblicher Teil der Geschäftswelt, vor allem kleinere Unternehmen, wird wahrscheinlich zum Stichtag noch nicht so gut vorbereitet sein. Die Einführung setzt eine Anpassung der Geschäfts-IT voraus, wofür es intern vielerorts an Expertise eher mangeln könnte.

Was sind die Gründe?

Vermeir: Viele Unternehmen dürften auch vor den zusätzlichen Kosten für Software und dem Aufwand für die Einarbeitung zurückschrecken, was dazu verleitet, das Thema möglichst weit vor sich her zu schieben. Ebenso sollten sich Unternehmen mit der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bei der Archivierung von E-Rechnungen rechtzeitig auseinandersetzen.

Welche Herausforderungen stehen im Vordergrund?

Vermeir: Die Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie alle E-Rechnungen, die sie von ihren Lieferanten erhalten, unabhängig von deren Herkunft und Format, verarbeiten und bezahlen können. Eine weitere Herausforderung besteht darin, dafür zu sorgen, dass Logistik-Prozesse mit digitalen und physischen Dokumenten völlig reibungslos ablaufen. Ebenso gilt es, Kompatibilitätsprobleme, Datenverluste oder Fehler zu vermeiden, die zu Verzögerungen, Vertragsstrafen oder Streitigkeiten führen könnten.

Was sind die Mindestanforderungen an eine E-Rechnung?

Vermeir: In Deutschland müssen E-Rechnungen vor allem sicher sein und den europäischen Standard EN 16931 erfüllen. Das heißt, sie müssen in Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD 2.2 übermittelt werden. Die Ablage bzw. Speicherung der E-Rechnungen muss zudem so organisiert werden, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, denn nur so sind sie steuerlich absetzbar. Unternehmen müssen zudem dafür sorgen, dass die Datenspeicherung gemäß den Datenschutzbestimmungen erfolgt.

Welches Format ist zu empfehlen?

Vermeir: XRechnung und ZUGFeRD haben sich als die zwei gängigsten Formate der E-Rechnung in Deutschland etabliert. Die Nutzung von XRechnung, basierend auf einer XML-Datei, ist für den Rechnungsversand an deutsche Behörden vorgegeben, also den B2G-Rechnungsverkehr (Business-to-Government). ZUGFeRD, das sowohl auf dem XML-Format basiert als auch ein Ansichts-PDF beinhaltet, wurde nach den Anforderungen der deutschen Wirtschaft entwickelt. Es ist mittlerweile in den jüngsten Versionen jedoch an XRechnung angepasst und erfüllt sämtliche Anforderungen der EN 16931, eine europäische Norm, die das Ziel hat, einen einheitlichen technischen Standard für die E-Rechnung zu etablieren.

Gibt es auch andere Formate?

Vermeir: Als weiteres Format kommt EDI (Electronic Data Intercharge) infrage, ein altbekanntes standardisiertes Format für den Austausch von elektronischen Dokumenten, das jedoch zwischen den Geschäftspartnern eine entsprechende Vereinbarung zur Weiterverarbeitung erfordert. International ist noch PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) von Bedeutung und ebenso wie in Deutschland gibt es verschiedene nationale Formate in anderen EU-Ländern.

Wie funktioniert in den wesentlichen Zügen das Lesen und Schreiben einer E-Rechnung?

Vermeir: E-Rechnungen sind in der Regel XML-basiert und können je nach Land oder Region des Rechnungsausstellers unterschiedlichen Standards wie PEPPOL, ZUGFeRD oder Facturae entsprechen. Zum Öffnen einer Rechnung ist im Falle von ZUGFeRD eine gängige, bereits vielerorts installierte Software erforderlich, die PDF-Dateien lesen kann, wie beispielsweise Adobe-Acrobat-Reader. Dann ist allerdings nur das PDF sichtbar und nicht der rechtlich verbindliche XML-Inhalt, was unter Umständen voneinander abweichen kann. Für XRechnung ist ein Viewer-Programm erforderlich, das die Daten in eine lesbare Form umwandelt, vergleichbar mit einem Browser, der eine Website darstellt.
Das Erstellen und Bearbeiten ist mit der XRechnung-Freeware möglich, einer Unternehmenssoftware, die das Format unterstützt, oder einem XRechnung-Generator. Ferner müssen die Rechnungsdaten in das ERP- bzw. Buchhaltungs-System eingehen. Das bedeutet, dass Unternehmen sicherstellen müssen, dass ihre Systeme diese Daten herauslesen und übertragen können, aber auch, dass das System die Daten empfangen kann. Hier kommt Abbyy zum Einsatz und liest die Daten aus jeder Art von Rechnung raus und validiert sie nach bestimmten Regeln. Per API oder Konnektor werden die Daten dann in das ERP übertragen.

Wie charakterisiert sich das Angebot von Abbyy?

Vermeir: Zur Bewältigung der vielfältigen Komplexitäten der Rechnungsverarbeitung, unabhängig von Herkunft, Format oder Sprache, ist eine Purpose-Built AI-basierte IDP (Intelligent Data Document Processing)-Lösung wie die Document AI-Technologie von Abbyy überaus sinnvoll. Diese automatisiert und rationalisiert Rechnungsworkflows, minimiert Fehler und Kosten und verbessert gleichzeitig die Compliance und Zufriedenheit.

Welche Funktionalitäten gibt es?

Vermeir: Mithilfe einer optischen Zeichenerkennung (OCR), natürlicher Sprachverarbeitung (NLP) und maschinellem Lernen (ML) extrahiert und validiert Abbyy Daten aus jedem E-Rechnungsformat oder jeder Sprache und konvertiert sie in ein standardisiertes Format, das mit dem vorliegenden Buchhaltungs- oder ERP-System kompatibel ist. Document AI kategorisiert zudem alle Arten von E-Rechnungen nach Inhalt (Rechnungsnummer, Datum, Betrag etc.) und gleicht sie mit Bestellungen, Verträgen oder Lieferscheinen ab, wobei Diskrepanzen gekennzeichnet werden. Somit können Unternehmen die Übergangsphasen bis zu einer vollständigen Einführung der E-Rechnung beruhigt angehen.
Während Freigaben und Zahlungen im ERP-System erfolgen, analysiert Abbyy die Daten aus der Rechnung, prüft sie anhand vordefinierter Kriterien auf Vollständigkeit und Richtigkeit und sendet sie bei Diskrepanzen an einen Mitarbeiter zur Prüfung. Darüber hinaus erhält der User durch Analysen Einblicke in seine E-Rechnungsverarbeitung, einschließlich Metriken zu Volumen, Wert, Verarbeitungszeit, Konformitätsraten und Kundenzufriedenheit. Ebenso lassen sich Engpässe und Ineffizienzen identifizieren und optimieren.

(ID:50252905)