coop nutzt für sein Rückrufmanagement das Alarmierungssystem kaygo-Alert

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Unverzichtbare Flexibilität

kaygo-Alert ist eine hochsichere, webbasierte Informationsplattform, die im SaaS-Modell angeboten wird. Entwickler ist die kaygo GmbH mit Hauptsitz Balingen und weiteren Standorten in München und Lauingen. Mit kaygo-Alert ist die schnelle und automatisierte Verteilung von Nachrichten und Informationen auf beliebige Telekommunikations-Endgeräte möglich – über alle Kanäle. kaygo-Alert bietet dem Anwender die Möglichkeit, Empfängergruppen zusammenzustellen, Empfänger unterschiedlich zu priorisieren – auch anonymisiert zu benachrichtigen – und über jede Stufe des Alarmierungsprozesses eine automatisierte Rückmeldung zu erhalten.

kaygo-Alert eignet sich speziell für eine schnelle und automatisierte Alarmierung – nicht nur bei Warenrückrufen im Einzelhandel, sondern beispielsweise auch für Sicherheitsteams, Krisenstäbe, Katastrophenhelfer oder Koordinatoren von Großveranstaltungen. Aber auch Mitarbeiter und Kunden lassen sich mit kaygo-Alert im Bedarfsfall in kürzester Zeit informieren, beispielsweise über Störungen, Rückrufe oder Verspätungen.

Mehrere Bundesbehörden setzen daher schon seit einiger Zeit auf das sichere Alarmierungssystem der kaygo GmbH. Neben kaygo-Alert bietet der Spezialist für hochskalierbare Kommunikationslösungen noch weitere Versionen seiner webbasierten Informations- und Messaging-Plattform an: kaygo, kaygo pro und kaygo premium, die ein breites Spektrum an B2B- und B2C-Kommunikation abdecken.

Gestaffelter Alarmierungs- und Warenrückruf-Workflow

Im konkreten Anwendungsfall ist in Zusammenarbeit mit der coop eG mit dem kaygo-System ein gestaffelter Alarmierungs- und Warenrückruf-Workflow etabliert worden. Nach einer ersten automatisierten schriftlichen Benachrichtigung aller Marktleiter per E-Mail oder Fax, erfolgt zusätzlich ein automatisierter Anruf in Abhängigkeit von den Öffnungszeiten nur noch im Zeitraum von einer Stunde vor Öffnung des Marktes bis zum Ladenschluss, der maximal vier Mal wiederholt wird, falls keine Rückmeldung erfolgt.

Die Empfangsbestätigung und die Mengenrückmeldung erfolgt über ein internetbasiertes Rückmeldeformular oder telefonisch. Erfolgt keine Reaktion, greifen die integrierten Eskalationsstufen, in denen die Vertriebsleiter und ggf. der Vorgesetze zusätzlich per SMS informiert werden. In der Empfängerverwaltung können außerdem beliebig viele Empfänger mit beliebig vielen Endgeräten angelegt und zu spezifischen Gruppen zusammengefasst werden.

„Ein Rückruf von Lebensmitteln beispielsweise betrifft im Regelfall keine Baumärkte, eine unspezifische Alarmierung würde hier nur unnötige Kosten erzeugen und den Arbeitsalltag unnötig stören“, so Reimerdes. „Durch die Möglichkeit, mit kaygo jeden Workflow selbst zu definieren, können wir dagegen ganz individuelle Alarmierungsszenarios gestalten und abarbeiten.“

Komplexe Prozesse optimal gestalten

kaygo-Alert bietet coop eine ganze Reihe weiterer Vorteile. Unter anderem hat sich der Zeitraum, innerhalb dessen alle Märkte informiert werden können, um ein Vielfaches verkürzt. Die Standardisierung des Benachrichtigungstextes geht mit dessen Präzisierung und Verknappung einher, wodurch ebenfalls Zeit eingespart wird und nebenbei eine Reihe von Missverständnissen vermieden wird.

Das simple, aber zeitraubende Problem, dass eingehende Fax-Rückmeldungen nicht zeitgleich ausgedruckt und bearbeitet werden können, hat sich durch die Nutzung mailgestützter Mengenrückmeldungen stark relativiert. „Außerdem haben wir durch die automatisierte Berichtsfunktion jederzeit den vollständigen Überblick über den Status des Warenrückrufs“, ergänzt Dirk Reimerdes. „Das erleichtert uns die spätere Auswertung und eventuelle Optimierung des Alarmierungs-Workflows ungemein. Und dank der Webbasierung der SaaS-Lösung sind zudem die Anforderungen an die unternehmenseigene IT minimal. Letztlich brauchen wir nur einen Internetzugang, wie bereits heute in den meisten Smartphones enthalten. Und da kaygo-Alert unterschiedlichste Endgeräte-Typen bedient, sind auch dafür keine Investitionen in weitere Hardware nötig.“

Auf der nächsten Seite lesen Sie, wie die Entwickler bei kaygo die hochkomplexen Anforderungen von coop umgesetzt haben – außerdem ein kurzes Fazit.

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