Microsoft 365 Backup: Bordmittel zur Sicherung von Daten in der Cloud Backup für Microsoft 365: integrierte Lösung nutzen

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Unternehmen, die auf Microsoft 365 setzen, sollten auf jeden Fall sicherstellen, auch eine Datensicherung zu implementieren. Bei Datenverlust reicht der Papierkorb in Microsoft 365 nicht aus, und ohne Backup riskieren Unternehmen Datenverlust. Eine mögliche Lösung ist „Microsoft 365 Backup“ von Microsoft.

„Microsoft 365 Backup“ ist eine Backup-Lösung direkt von Microsoft, die in das Admin-Portal von Microsoft 365 implementiert ist. Die Lösung steht nicht kostenlos zur Verfügung, sondern Unternehmen müssen für die Verwendung ein eigenes Abonnement abschließen. Aktuell lasse sich Daten aus SharePoint, Exchange und OneDrive sichern, aber noch keine Daten aus Teams. Das ist derzeit aber in der Planung, sodass sich in Zukunft auch diese Daten sichern lassen.

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Vor der Verwendung von Microsoft 365 Backup ist es sinnvoll, sich die Dokumentation durchzulesen, da sich die Vorgehensweise der Einrichtung und der Verwaltung von den Lösungen anderer Hersteller deutlich unterscheidet. Vor allem die Preisübersicht ist alles andere als einfach. Hier ist es vor der Buchung sinnvoll, mit dem Preisrechner zu arbeiten.

Vor- und Nachteile von Microsoft 365 Backup

Der Vorteil bei der Verwendung eines Tools von Microsoft besteht generell darin, alles aus einer Hand zu buchen. Außerdem müssen Unternehmen Drittherstellern keinen Zugriff auf das Microsoft-365-Abonnement geben. Die Verwaltung erfolgt mit der vertrauten Oberfläche. Nachteil der Lösung ist zunächst die etwas komplizierte Bedienung. Microsoft 365 Backup setzt auf Microsoft Azure. Das heißt, für das Backup mit dieser Lösung ist auch ein Azure-Abonnement notwendig. Die Bedienung basiert daher auf Azure mit allen Komponenten, wie Ressourcengruppen, Berechtigungen, Storage-Containern und weiteren Objekten.

Ein zweiter Nachteil ist, dass die Abrechnung, wie sonst in Azure auch, mit „Pay-as-you-go“ erfolgt. Daher können jeden Monat unterschiedliche Kosten auf Unternehmen zukommen. Der dritte Nachteil besteht darin, dass es durchaus passieren kann, dass Daten in Microsoft 365 verloren gehen und gleichzeitig mehrere Rechenzentren bei Microsoft ausfallen. Davon können parallel dann auch die Backup-Daten betroffen sein. So unwahrscheinlich das sein mag, bei Dritthersteller-Lösungen lässt sich das ausschließen, wenn diese das Backup entweder im eigenen Rechenzentrum speichern oder bei einem anderen Cloud-Dienst wie AWS oder GCP.

Admins, die auf Microsoft 365 Backup setzen, sollten sich daher auch recht gut mit der Verwaltung und Abrechnung von Microsoft Azure auskennen, da hier sonst schnell teure Überraschungen drohen. Daher lässt sich durchaus festhalten, dass dieser Sicherungsdienst vor allem für Unternehmen gedacht ist, die ohnehin bereits auf Dienste in Azure setzen oder das zumindest planen.

Microsoft 365 Backup einrichten

Die Einrichtung von Microsoft 365 Backup startet im Microsoft 365 Admin Center über den Menüpunkt „Setup -> Aktivieren von Diensten mit nutzungsbasierter Bezahlung -> Erste Schritte“. Über den Menüpunkt „Einstellungen“ steht bei „Syntex-Dienste für -> Speicher“ der Menüpunkt „Sicherung“ zur Verfügung. Nach einem Klick darauf erfolgt die Konfiguration bei „Aktivieren von Diensten mit nutzungsbasierter Bezahlung“ mit der Schaltfläche „Einrichten der Abrechnung“. Jetzt ist es notwendig, sich an einem Azure-Abonnement anzumelden und die Ressourcengruppe auszuwählen, in welcher die Sicherungsdaten abgelegt werden sollen. Leider lässt sich an dieser Stelle nicht gleich eine passende Ressourcengruppe anlegen, sondern Admins müssen das im Vorfeld im Azure-Portal erledigen.

Ist das alles erledigt, beginnt die eigentliche Einrichtung. Das kann einige Zeit dauern, da hier in Azure erst die verschiedenen Objekte eingerichtet werden müssen. Danach steht Microsoft 365 Backup zur Verfügung. Die weitere Konfiguration erfolgt im Microsoft 365 Admin Center.

Microsoft 365 Backup: Sicherungen einrichten

Nach einem erneuten Klick auf „Sicherung“ bei „Einstellungen -> Syntex-Dienste für -> Speicher“, kann die Sicherung mit „Aktivieren -> Speichern“ eingerichtet werden. An dieser Stelle lässt sich später die Sicherungsfunktion auch wieder deaktivieren. Das Löschen der Daten oder das komplette Beenden der Sicherung erfolgen danach über das Löschen der jeweiligen Objekte im Azure-Portal. Der nächste Schritt besteht dann darin, im Microsoft 365 Admin Center bei „Einstellungen -> Microsoft 365-Sicherung“ mit „Richtlinie einrichten“ jeweils eine Richtlinie für die Sicherung von SharePoint, Exchange, Teams und OneDrive for Business zu konfigurieren.

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Durch die Einrichtung der Sicherungs-Richtlinien führt ein Assistent, über den sich die zu sichernden Objekte und die Aufbewahrungsdauer der Sicherungen festlegen lassen. Mit „Richtlinie erstellen“ wird die Sicherungsrichtlinie gespeichert. Über den Menüpunkt „Microsoft 365-Sicherung“ im Microsoft 365 Admin Center lassen sich die Einstellungen jederzeit wieder ändern. Backups erfolgen automatisch in einem festen Intervall: Alle 15 Minuten über einen Zeitraum von 14 Tagen und anschließend als wöchentliche Sicherungen für bis zu ein Jahr.

Die Wiederherstellung ist aktuell auf komplette SharePoint-Websites und OneDrive-Konten beschränkt, während für Exchange Online bereits einzelne E-Mails wiederhergestellt werden können. Eine granulare Wiederherstellung für SharePoint und OneDrive ist laut Microsoft in Planung. Erste Tests zeigen, dass die Wiederherstellung unerwartet lange dauern kann, was möglicherweise auf den Preview-Status zurückzuführen ist. Bis zur allgemeinen Verfügbarkeit sollen laut Microsoft zahlreiche Einschränkungen behoben werden.

Daten wiederherstellen

Die Wiederherstellung der Daten erfolgt ebenfalls über das Microsoft 365 Admin Center. Hier sind bei Microsoft-365-Sicherung an derselben Stelle wie bei der Konfiguration der Sicherungs-Richtlinien auch die Schaltflächen zur Wiederherstellung. Auch hier führt ein Assistent durch die Wiederherstellung der einzelnen Objekte.

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