Automatisierte HR-Dokumentenerzeugung Low-Code-Ansatz für High-End-Ergebnisse

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Vor allem Personalabteilungen sollten ihre Dokumentenerzeugung automatisieren. Dank Low-Code aus der Cloud können sich das heute selbst KMUs leisten und sind nach der Einführung weder auf IT noch bestimmte Anbieter angewiesen.

Die größten Herausforderungen für Personaler sind laut einer Studie von Aconso derzeit der Fachkräftemangel und die Digitalisierung der HR-Abteilung. Beides ist eng miteinander verzahnt. Dabei steigen durch den Personalmangel nicht nur die Anforderungen an die HR-Abteilung – auch sie selbst ist von fehlenden Arbeitskräften betroffen. Verantwortliche können die wachsenden Herausforderungen nur überwinden, wenn sie aufwendige und sich wiederholende Standardprozesse mithilfe digitaler Tools automatisieren.

Manuelle Erstellung birgt Risiken

Besonders die manuelle Erstellung von HR-Dokumenten und ihr Management sind fehleranfällig und zeitraubend. Auf der Employee Journey vom Recruiting bis zum Offboarding nimmt die Menge an Informationen ständig zu. Seit dem 1. August 2022 müssen Unternehmen dem Arbeitsvertrag etwa ein Blatt beilegen, das über Kündigungsverfahren und das Recht zur Kündigungsschutzklage informiert. Absprachen zu Teilzeit, Elternzeit oder Sabbaticals sind als Nachweise vor dem Arbeitsgericht ebenfalls zu verschriftlichen.

Viele Personalabteilungen erstellen HR-Dokumente noch mühsam manuell mit Word-Vorlagen. Das ist aufwändig, kostet viel Zeit und kann zu Übertragungsfehlern und rechtlichen Risiken führen. Hinzu kommt der Aufwand für die Koordination von Freigaben des Betriebsrats oder der Führungskräfte. Mithilfe einer guten Software lassen sich die Prozesse rund um die HR-Dokumentenerzeugung einfach automatisieren. Personaler können damit bereits vorhandene Word-Vorlagen für Verträge, Bescheinigungen etc. unkompliziert in sogenannte Master-Dokumente umwandeln. Corporate Design, Formate sowie Kopf- und Fußzeilen aus dem Ursprungsdokument bleiben bei diesem Vorgang erhalten.

Aus einem Master-Dokument lassen sich anschließend unterschiedliche Dokumentenvorlagen erzeugen. Dafür legen HR-Manager über Textmarken fest, welche Inhalte das System unter welchen Bedingungen einfügen soll. Zudem lassen sich Datenquellen aus vor- und nachgelagerten HR-Systemen verknüpfen. So kann sich die Lösung etwa eigenständig die benötigten Stammdaten – Adresse, Anrede, Name, Geburtsdatum – für Dokumente wie einen neuen Arbeitsvertrag ziehen.

Der Low-Code-Ansatz vereinfacht den Einstieg

In der Vergangenheit war die automatisierte Dokumentenerzeugung für KMUs meist zu kostspielig. Heute ermöglicht der Low-Code-Ansatz Personalern, Dokumentenprozesse selbst zu digitalisieren, ohne dass sie dafür Programmierkenntnisse oder externe Berater benötigen. IT oder Anbieter unterstützen nur noch in Ausnahmefällen. So lassen sich Änderungen direkt und sehr schnell vornehmen.

Eine automatisierte Dokumentenerzeugung aus der Cloud hilft auch dabei, durchgängig digitale Workflows zu etablieren. So lassen sich aus einer Low-Code-Lösung heraus einfach Prozesse designen: Welche Mitarbeitenden sollen beteiligt sein? Wie und von wem soll der Prozess angestoßen werden? Wer erteilt die Freigabe? Für ein nahtloses Zusammenspiel muss die Dokumentenerzeugung dazu Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Systemen bieten.

Digitale Signatur für durchgehend digitale Prozesse

Die digitale Unterschrift ist seit Corona äußert begehrt, doch herrscht durch das Nachweisgesetz aus 2022 bei vielen Personalern noch Unsicherheit. Laut diesem sind die Arbeitgeber dazu verpflichtet, den Mitarbeitenden Details zu Arbeitsbedingungen und Arbeitszeiten schriftlich mitzuteilen. Solche müssen unterschrieben auf Papier vorliegen, Arbeitsverträge können aber weiterhin elektronisch abgezeichnet werden.

Laut der eIDAS-Verordnung der EU sind digitale Unterschriften seit 2014 rechtsgültig. Für Dokumente wie Arbeitsverträge empfiehlt sich hierbei die fortgeschrittene elektronische Unterschrift, die mithilfe von kryptografischen Verfahren arbeitet. Sie stellt die Identität des Unterzeichnenden fest und garantiert, dass im Nachhinein keine Änderungen mehr vorgenommen wurden.

Das einfache an dem Konzept: Der Nutzer braucht keine Chipkarte oder Software, um die Dokumente zu unterschreiben. Papiere, die dennoch eine Nassunterschrift benötigen, können aus dem digitalen Prozess entnommen, ausgedruckt und nach der Unterschrift wieder eingefügt werden. Durch einen QR-Code beim Scannen werden die Dokumente richtig erkannt und landen an der passenden Stelle im System.

Das macht eine gute Lösung aus

Die automatisierte Dokumentenerzeugung soll HR-Managern die Möglichkeit zur schnellen Selbsthilfe bieten – ohne langes Warten auf Beratertermine. Hierfür sollte sie sich einfach konfigurieren, managen und bedienen lassen. Nicht nur der Low-Code-Ansatz, sondern auch ein nutzerfreundliches Support-Portal mit ständig abrufbaren Informationen und Tutorials ist essenziell. Zur Entlastung der IT-Abteilung ist eine Cloud-Lösung empfehlenswert. Der Anbieter kümmert sich dann um Updates, Patches und Betrieb. Zudem erfordern Cloud-Lösungen keine aufwändige lokale Installation, sind jederzeit einsatzbereit und unterstützen hybrides Arbeiten.

Personenbezogene Daten spielen in der Personalabteilung eine wichtige Rolle. Unternehmen sollten deshalb eine Lösung wählen, die in einem EU-Rechenzentrum gehostet wird und die aktuellen Datenschutzanforderungen erfüllt. Rollen- und Berechtigungskonzepte regeln den Zugriff auf die Daten. Außerdem sollte die automatisierte Dokumentenerzeugung über REST-APIs verfügen, mit denen sich vor- und nachgelagerte Systeme wie die HCM-Plattform und die digitale Personalakte beziehungsweise Signaturlösung anbinden lassen. Von Vorteil ist außerdem, wenn die Lösung möglichst viele Sprachen im europäischen und amerikanischen Raum unterstützt, um auch global Prozesse auszurollen.

HR-Digitalisierung mit Low-Code einfach umsetzen

Eine Word-basierte Low-Code-Lösung in der Cloud ermöglicht auch kleinen und mittelständischen Unternehmen innerhalb kurzer Zeit, automatisiert HR-Dokumente zu erstellen. Mit nahtloser Integration von HCM-System, digitaler Personalakte und elektronischer Unterschrift lassen sich so durchgängig digitale Prozesse etablieren.

Personalabteilungen können sich auf diese Weise entlasten und dem Fachkräftemangel entgegenwirken – und sich wieder auf die drängenden Aufgaben fokussieren: Neue Mitarbeiter gewinnen und binden, damit ihr Unternehmen im immer härter umkämpften Marktumfeld auch in Zukunft wettbewerbsfähig bleibt.

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