Verträge in cuConnect elektronisch signieren

Auf dem Weg zum papierlosen Büro im Vertrieb

| Redakteur: Elke Witmer-Goßner

Mit dem neuen cuConnect mit elektronischem Unterschriftsverfahren lassen sich standardisierte Geschäftsprozesse im Vertrieb medienbruchfrei, schneller und effizienter gestalten.
Mit dem neuen cuConnect mit elektronischem Unterschriftsverfahren lassen sich standardisierte Geschäftsprozesse im Vertrieb medienbruchfrei, schneller und effizienter gestalten. (© Circle Unlimited AG / Nome Cogome/istock.com)

Die Vertragsmanagementlösung cuContract der Circle Unlimited AG bietet ab sofort digitales Vertragsmanagement in Verbindung mit rechtssicherer elektronischer Unterschrift via Signatur-Pad. Die Gesamtlösung eignet sich somit besonders für den Einsatz im Vertrieb sowie allgemein bei standardisierten Vorgängen im Kundenverkehr.

Durch die nahtlose Integration von Signaturtechnologie bekannter Hersteller besteht jetzt die Möglichkeit, Verträge und vertragsähnliche Dokumente innerhalb des SAP-integrierten Vertragsmanagements cuContract zu erstellen, zu verwalten, zu signieren und rechtssicher zu archivieren. Die Circle-Unlimited-Lösung verwendet die sogenannte fortgeschrittene elektronische Signatur nach § Paragraf 2 Nr. 2 Signaturgesetz. Dieses digitale Signierverfahren aus Unterschrift mit Zertifikat ist inzwischen ausreichend für den Geschäftsverkehr zwischen bekannten Vertragspartnern. Da Verträge und vertragsähnliche Dokumente nicht mehr zwingend von Hand auf Papier unterschrieben werden müssen, sind auch die Hürden für elektronische Signaturverfahren gefallen. Zuletzt wurde mit dem Steuervereinfachungsgesetz geregelt, dass für den elektronischen Rechnungsversand auch andere Methoden als nur die technisch sehr aufwändige, qualifizierte elektronische Signatur oder EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) eingesetzt werden dürfen, um die erforderliche Authentizität und Integrität des übermittelten Dokuments zu belegen.

Viele standardisierte und formfreie Freigabevorgänge bei der Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten lassen sich mittlerweile im B2B-Geschäftsverkehr durch die fortgeschrittene elektronische Signatur abdecken. Zumeist kommen dabei biometrische, Pen-Pad-basierte Verfahren zum Einsatz. Im elektronischen Signaturverfahren mit Unterschrift druckt der Anwender das in cuContract erzeugte Vertragsformular nicht mehr aus, sondern erzeugt automatisch ein PDF-Dokument, in das der Unterzeichner seine Unterschrift beweissicher einfügt. Das Einbetten der elektronischen Signatur aus cuContract kann dabei auf zwei Wegen erfolgen. Entweder über spezielle Signatur-Pads (meist im stationären Einsatz) oder als mobile Variante beispielsweise im Vertriebsaußendienst über Tablets mit integrierter Signatursoftware.

Ressourcen sparen

Beim Erfassen und Digitalisieren der Unterschrift wird die individuelle Schreibcharakteristik wie Schreibgeschwindigkeit, Anzahl der Ansatzpunkte, Schriftweite, Beschleunigungsmerkmale oder Druck verschlüsselt in das PDF eingebunden. Durch das Ergänzen des Unterschriftsbildes mit diesen biometrischen Daten ist die Authentizität garantiert und die biometrische Unterschrift untrennbar mit dem Dokument verknüpft. Die verschlüsselte Übertragung der Daten soll zudem ein Ausspionieren der biometrischen Merkmale verhindern.

Circle Unlimited sieht die typischen Einsatzbereiche der neuen Gesamtlösung insbesondere im Vertrieb. Sie eignet sich für standardisierte Vorgänge wie Auftragsannahmen, das Gegenzeichnen von Lieferscheinen oder Jahresvereinbarungen, in denen beispielsweise nur Abnahmemengen und Bonusvereinbarungen variieren, oder auch Dokumente mit ergänzenden Vertragsbedingungen für das Beschaffen von IT-Leistungen (EVB-IT). Künftig können sich also cuConnect-Anwenderunternehmen den Aufwand sparen, solche Dokumente jedes Mal auszudrucken, unterschreiben zu lassen und wieder einzuscannen.

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