ERP und Business Process Management Asseco ermöglicht in APplus 9 automatisiertes, intelligentes BPM

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Hyland Software Germany GmbH

Asseco Solutions setzt mit der neuen Version 9 seiner ERP-Suite APplus auf die Automatisierung von Prozessabläufen und die Einführung von künstlicher Intelligenz. Mit dem Chatbot Elly Help wird ein erster Anfang gemacht, um Prozesse interaktiv und sprachgesteuert auszuführen. KI-Agenten sollen die nächste Stufe bilden.

Chief Sales Officer Ralf Bachthaler konstatiert einen technischen Stillstand im Backoffice der meisten Unternehmen in seinem Marktsegment der KMUs: „Am Backend sind dringend digitale Transformation und Innovationen gefragt.“ Künstliche Intelligenz (KI) ist jedoch nicht die Lösung, selbst wenn Asseco Solutions seit 2015 KI in inzwischen rund tausend Dashboards verwendet.

„Nur auf Basis digitalisierter Prozesse ist echte Automatisierung möglich, denn ohne sie sind selbst die fortschrittlichsten KI-Agenten völlig orientierungslos“, bestätigt Markus Haller, der CEO und CTO von Asseco. „Damit ist die digitale Abbildung von Prozessen im ERP-System nicht nur ein technisches Thema – sie ist ein strategisches. Nur Unternehmen, die diese Grundlage schaffen, können langfristig wettbewerbsfähig sein.“

Von konfigurierten Prozessen zur echten Automation: APplus 9 als Sprungbrett

Vielfach stünden die KMUs laut Bachthaler noch auf der Stufe von Konfiguration und regelbasierter Steuerung ihrer Prozesse. Um ihnen zum Sprung auf die Ebene der Automation zu verhelfen, soll nun Release 9 der ERP-Suite APplus erhebliche Beiträge liefern. Es beginnt mit den FlowBoards, die Sichten auf Prozesse anbieten. Die Prozesse selbst sind im Flow Mode angelegt, einer prozessorientierten Kombination aus Workflow Designer und Business Process Model Notation (BPMN). Der BMPN-Standard macht Geschäftsprozesse interoperabel und erweiterbar. Diese Engine kommt vom Hersteller Camunda und wird derzeit in Version 7 verwendet (obwohl es bereits Version 8 gibt). Sie verfügt über einen Process Designer und Low-Code-Programmierung.

„Der Flow Mode führt User benutzerfreundlich und schnell durch die Bearbeitung ihrer jeweiligen Aufgabe“, erläutert Bachthaler. „Gleichzeitig werden die abgebildeten Prozesse auf diese Weise für IT-Systeme verständlich und nachvollziehbar – sodass künftig beispielsweise auch KI-Agenten auf sinnvolle und korrekte Weise mit den Prozessen interagieren können.“

Flow Mode: Prozessgestaltung mit BPMN

Um möglichst große Teile des gesamten Geschäftsprozesses auf diese Weise digital abzubilden, wurde die Menge an Szenarien, die sich mithilfe des Flow Mode bearbeiten lässt, in APplus 9 umfassend erweitert: Mehr als 60 praxiserprobte Prozessvorlagen stehen Unternehmen im „Best Practice Hub“ zur Verfügung, von Stammdatenanlageprozessen wie Artikelanlage über Einkaufsprozesse oder Einplanungen bis hin zu spezifischen Abläufen wie Fremdvergabeprozesse, die sich von der Fertigung über den Einkauf bis hin zur Logistik erstrecken.

Die entsprechenden Best-Practice-Templates müssen bei Bedarf nur auf die individuellen Anforderungen eines Unternehmens hin konfiguriert werden und unterstützen dann unmittelbar das Tagesgeschäft. „Dass viele Standard-Abläufe bereits als Flow-Prozesse vorliegen, vereinfacht den Unternehmen den Einstieg in die Flow-Welt“, so Bachthaler. „In Zusammenarbeit mit den Anwenderunternehmen wird der Best Practice Hub Schritt für Schritt erweitert, sodass die Menge der im Standard abgedeckten Szenarien kontinuierlich ansteigt.“ Weil BPMN interoperabel ist, könnten auch Lösungspartner oder Kunden solche Best Practice Templates erstellen und beim Kunden implementieren.

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Ausgelöste Prozesse ohne User-Interaktion

Die digitale Prozessabdeckung des Flow Mode ermöglicht in APplus 9 die automatisierte Bearbeitung ganzer Prozessketten. Mithilfe der neuen Funktion „Automation & Approval“ ist das System in der Lage, ausgelöst durch einen zuvor definierten Trigger, die hinterlegten Prozesslogiken selbstständig zu durchlaufen. Bei einem Trigger kann es sich um verschiedenste Ereignisse handeln, etwa den Eingang einer E-Mail.

Zu diesem Zweck ermögliche die ebenfalls neue Mail-Integration in APplus 9 ein kontinuierliches Monitoring nicht-personalisierter Outlook-Postfächer (wie „info@“ oder „service@“). Gehe dort eine bestimmte Nachricht ein, sei APplus in der Lage, automatisiert den gewünschten Prozess zu starten, beispielsweise zu einer eingehenden Service-Anfrage ein Ticket in APplus zu erstellen und zur Prüfung die zuständigen Techniker zu involvieren. Anstelle einer User-Interaktion sei damit ein benutzerunabhängiges Ereignis der direkte Startpunkt eines Prozesses.

Entscheidungsprozesse bleiben in Menschenhand

Stets verbleibe die Entscheidungshoheit beim Menschen. Benötige das ERP-System eine Rückmeldung, könne es aktiv auf Anwenderinnen und Anwender zugehen. Im Kontext von Freigaben beispielsweise komme hierzu eine neue Funktion zum Einsatz: Sie ermögliche den Usern eine benutzerfreundliche und bequeme Bestätigung von Anfragen. So lassen sich bestimmte Freigaben nun ganz gezielt an einzelne Personen geben sowie mehrstufige Freigabeabläufe umsetzen.

Transparenz durch integriertes Process Monitoring

„Man kann nicht managen, was man nicht messen kann.“ Diese alte Managerweisheit ist leicht gesagt als getan, so etwa, wenn die Prozesse nicht digital umgesetzt und überwacht werden können. „Für umfassende Transparenz über die automatisierten Aufgaben sorgt nun die integrierte Process-Monitoring-Funktionalität“, erläutert Bachthaler. „Sie bietet Unternehmen jederzeit den Überblick, wie viele und welche Abläufe APplus derzeit bearbeitet und auf welcher Prozessstufe sich diese jeweils befinden. Dies ermöglicht es den zuständigen Experten auch, bei Bedarf steuernd einzugreifen, so etwa falls ein unerwarteter Sonderfall die weitere Prozessausführung verhindert.“

Chatbot Elly Help: Einstieg in die KI-gestützte Prozessassistenz

Regelbasierte Automation, wie sie APplus 9 unterstützt, ist erst der Anfang für die ERP der Zukunft. Der nächste Schritt sind Chatbots und KI-Agenten. Anwender und KI-Agenten sollen gemeinsam an Prozessen arbeiten können – mittels natürlicher Sprache. Konkret bietet APplus 9 erste Nutzungsmöglichkeiten für generative Künstliche Intelligenz (GenAI), die in der neuen Produktgeneration in Form der digitalen Assistentin Elly ihr Debüt gibt.

In ihrer ersten Ausbaustufe ermögliche Elly Anwendern im Rahmen der Funktion „Elly Help“ zunächst kontextbezogene Hilfe zu allen Fragen rund um die Bedienung und Funktionsweise von APplus. Dazu greife die dahinterstehende GenAI auf den gesamten Wissensfundus der APplus-Dokumentationen zurück, um etwa auf eine Frage wie: „Wie kann ich aus einem Auftrag heraus auf dem schnellsten Weg eine zugehörige Lieferantenbestellung generieren?“ zu antworten.

Ist ein User unsicher, wie er oder sie eine bestimmte Aufgabe konkret in APplus bearbeiten kann, hilft Elly Help unmittelbar mit entsprechenden Erklärungen weiter – entweder mittels natürlicher Sprache oder als Chatfunktion. Für weiterführende Informationen verweist sie auf die entsprechende Stelle in der Dokumentation. Dies reduziert den Schulungsaufwand und erhöht den Bedienkomfort im Tagesgeschäft.

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Flexible KI-Integration: Nutzung beliebiger LLMs

Beim Wissensfundus ist natürlich der Umfang und die Qualität der Daten von entscheidender Bedeutung. Laut Ralf Bachthaler hat Asseco einen Vertrag mit OpenAI abgeschlossen, um nicht nur die Datenqualität für das Large Language Model (LLM) zu sorgen, sondern auch um dabei die Compliance mit der DSGVO einzuhalten. „Dieses LLM ist jedoch austauschbar und der Nutzer kann sein eigenes Lieblings-LLM nutzen.“ Der Datenzugriff wird mithilfe von Microsofts IAM-Technologie EntraID in MS Azure gesteuert.

Die Nutzung von APplus 9 in der Cloud ist laut Bachthaler optional, denn Asseco unterstützt auch die Betriebsmodelle on-premises, Hosted und Hybrid Cloud. „Elly läuft ebenso in der Cloud wie das LLM und das Best Practice Hub“, gibt der Vertriebsleiter zu verstehen. „Und damit ist auch jederzeit die nötige Skalierbarkeit und die Aktualität des Best Practice Hub gesichert.“

Technologische Modernisierung: Java 17, neue Mobile-Services und mehr

Die technologische Basis der APplus-Architektur wurde von Java 8 auf Java 17 migriert. Durch den Technologiesprung ergeben sich laut Bachthaler neue Möglichkeiten in der Entwicklung der Asseco-Lösung. So profitieren Anwenderinnen und Anwender in APplus 9 von modernsten Funktionen und optimierter Security, etwa durch Verschlüsselung.

Auch im Mobile-Service-Bereich wurde die technische Basis generalüberholt und auf ein neues Framework gesetzt. Dadurch ergeben sich für Kunden in der Praxis deutliche Performance-Gewinne.

Während steuerliche Gegebenheiten bislang nicht selten individuell auf die Spezifika relevanter Länder und Regionen angepasst werden mussten, ermöglicht die Anbindung von Avalara eine einfache und bequeme Unterstützung der Steuervorschriften beliebiger Regionen. Dazu zählt neben weniger verbreiteten Ländern auch die Vielzahl der verschiedenen regionalen Besonderheiten in den USA.

Eine solide Feinplanung erfordert den Austausch großer Datenmengen zwischen dem ERP-System und der Feinplanung. Um in diesem Kontext die Performance zu optimieren und damit auch das Fundament für die steigenden Anforderungen der Zukunft zu legen, wurde die Integration der Partnerlösung Dualis generalüberholt und auf eine neue technologische Basis gestellt.

APplus 9 bietet einen fest integrierten sicheren Passwortspeicher, in dem sich alle Zugangsdaten speichern lassen, die APplus gegebenenfalls zum Zugriff auf Dritt-Software oder Partnerprodukte benötigt. Die Benutzeroberfläche von APplus wurde an die klar strukturierte Optik des Flow Mode angeglichen, wodurch sich ein einheitliches, modernes Benutzererlebnis über die gesamte Lösung hinweg ergeben soll.

Verfügbarkeit

APplus 9 ist ab sofort für Neu- und Bestandskunden verfügbar. Geschäftlich befindet sich Asseco und seine Firmengruppe auf Expansionskurs. „Wir haben einige Kunden in Guatemala gewonnen“, berichtet CEO Markus Haller. „Trotz der Rezession ist unser jährliches Umsatzwachstum weiterhin zweistellig. Unsere KMU-Kunden sind meist zwischen 300 bis 400 Nutzern groß, doch unser größter Kunde umfasst 2.000 Nutzer.“

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