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Software-Einführungsprojekte erfolgreich meistern Akzeptanz bei den Mitarbeitern gegenüber der Einführung eines CRM-Systems

| Autor / Redakteur: Rainer Schramm / Florian Karlstetter

Die Einführung von neuer Software erfolgt meist im Hinblick auf die fachlichen und technischen Anforderungen. Leider wird dabei häufig außer Acht gelassen, dass zum Erfolg einer solchen Einführung vor allem die Mitarbeiter beitragen.

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Um eine neue Software erfolgreich einzuführen, sollte man Mitarbeiter bereits in der Projektphase miteinbeziehen.
Um eine neue Software erfolgreich einzuführen, sollte man Mitarbeiter bereits in der Projektphase miteinbeziehen.
( Archiv: Vogel Business Media )

Stehen die Mitarbeiter der Einführung eines neuen Programms skeptisch oder gar negativ gegenüber wird selbst eine perfekte Lösung nicht erfolgreich im Unternehmen etabliert. Es ist also unabdingbar, dass die Mitarbeiter bereits früh in das Projekt mit eingebunden werden und dass seitens der Projektleitung verstärkt auf die Akzeptanz bei den Mitarbeitern geachtet wird.

Nachfolgend sind ein paar einfache Maßnahmen erläutert, die den langfristigen Erfolg einer Software-Einführung sicherstellen und die Mitarbeiter motivieren, positiv mit der neuen Situation umzugehen.

Offene Kommunikation im Projekt führt zu Transparenz und Akzeptanz

„Der Mensch ist ein Gewohnheitstier!“ Dieser Spruch hat nach wie vor seine Gültigkeit und wird vor allem in Software-Einführungsprojekten zum Problem. Denn die Mitarbeiter stehen Veränderungen meist skeptisch gegenüber und reagieren zunächst mit Abweisung auf Neuerungen. Diesen Umstand kann man entweder ignorieren und versuchen, die Einführung als Entscheidung der Geschäftsleitung durchzusetzen, besser ist jedoch eine offene und ehrlich Kommunikation, die von der Geschäftsleitung und den Bereichsleitern im Unternehmen getragen und unterstützt wird.

Ein einfaches aber wirksames Beispiel ist eine Ansprache von der Geschäftsleitung zu Projektbeginn. Den Mitarbeitern wird das Vorhaben zur Implementierung einer neuen Software erläutert, das Projektteam wird vorgestellt und vor allem werden die verfolgten Ziele aufgezeigt und erklärt.

Diese Art der offenen Kommunikation wird mit wöchentlichen oder monatlichen Berichten über den Stand des Projektes unterstützt und verstärkt. Die Mitarbeiter erkennen dadurch den Nutzen der neuen Software frühzeitig und gewöhnen sich bereits an den Umstand, dass eine Veränderung ansteht und in welche Richtung diese geht.

Ein weiterer wichtiger Aspekt fällt hierbei auf die einzelnen Projektmitarbeiter und die Abteilungsleiter zurück. Es ist neben der eigentlichen Fortführung des Projektes ihre Aufgabe, die Vorteile für die einzelnen Bereiche im Detail zu erarbeiten und zu kommunizieren. So wird jedem schnell deutlich, welche Verbesserungen das Projekt mit sich bringt. Hierbei gilt, dass je konkreter die einzelnen Punkte benannt werden, desto größer wird deren Wirkung bei den Mitarbeitern sein. Die Akzeptanz wird dadurch sehr schnell auf ein erfolgversprechendes Niveau gehoben.

Auswahl der Projektbeteiligten trägt direkt zum Projekterfolg bei

Das Projektteam besteht normalerweise aus einem Projektleiter sowie mehreren fachlichen und technischen Ansprechpartnern aus den einzelnen Bereichen. Die Auswahl dieser Mitarbeiter ist mithin entscheidend für den Verlauf des Projektes. Die einzelnen Mitarbeiter müssen für das Projekt genügend Zeit eingeräumt bekommen, so dass es nicht als lästige Zusatzaufgabe aufgefasst wird, sondern als Wertschätzung ihrer bisherigen Leistung.

In vielen Fällen werden bestehende Systeme abgelöst. Dies wird vor allem dann kritisch, wenn ein Mitarbeiter alleine für das alte Programm zuständig war und mit seinem Königswissen darüber eine gewisse Jobgarantie verbunden hat. Es gilt, demjenigen schon früh zu signalisieren, dass seine bisherige Arbeit weder schlecht noch unzureichend war, sondern dass der Wandel der Zeit und der Geschäftsprozesse eine neue standardisierte Lösung erfordern.

Gleichwohl ist zu empfehlen, solch einem Mitarbeiter eine tragende Rolle im Projekt zuzuweisen und ihm gleichzeitig neue Perspektiven zu eröffnen. Damit sichert man sich den größten Gegner als Befürworter für das Projekt.

Weiterhin sollte jegliche Kritik sofort offen und ehrlich ausgesprochen werden. Eine neutrale Stelle im Unternehmen kann hier sicherlich hilfreich sein und aufkeimende negative Stimmen frühzeitig erkennen und überzeugen.

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