Remoteeinwahl, VPN, Datenaustausch und Kollegen-Kommunikation 9 wichtige Tools für das Homeoffice

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Um im Homeoffice effektiv arbeiten zu können, ist es notwendig Zugriff auf alle Daten zu haben, die für die Arbeit notwendig sind. Auch die zur produktiven Arbeit notwendigen Programme sind wichtig, genauso wie die Möglichkeit zur Einwahl und zur Kommunikation mit Kollegen. Wir zeigen die wichtigsten Tools.

Im Homeoffice zu arbeiten, stellt ohne eine gründliche Vorbereitung durchaus eine Herausforderung dar. Es muss geklärt werden, wie von zu Hause aus der Zugriff auf das Netzwerk und die Daten des Unternehmens hergestellt werden soll. Die Kommunikation mit Kollegen und Teammitgliedern ist ebenfalls wichtig, und natürlich auch die Möglichkeit mit den entsprechenden Anwendungen arbeiten zu können. Es reicht nicht aus, wenn Anwender sich nur per E-Mail oder Telefon austauschen können. Vor allem bei Teams, die eng zusammenarbeiten sind Echtzeitkommunikations-Tools, Videokonferenzen und Sprachchats ein sehr wichtiges Werkzeug. Wir stellen einige wichtige und empfehlenswerte Tools für das Homeoffice vor.

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1. TeamViewer – Zugriff auf Computer über das Internet herstellen

Mit TeamViewer können Anwender auch über das Internet auf ihren persönlichen Computer zugreifen. Dazu muss auf dem entsprechenden Rechner TeamViewer installiert und gestartet werden. Der TeamViewer-Start ist auch als Systemdienst möglich, der Rechner-Start kann via Wake-on-LAN getriggert werden.

Der Zugriff erfolgt über TeamViewer auf dem zweiten Rechner. Die Software steht für Privatanwender bzw. den nicht-kommerziellen Einsatz kostenlos zur Verfügung; Unternehmenskunden müssen den Einsatz bezahlen. das Produkt kostet 27,90 Euro.

Mit der Software kann nahezu uneingeschränkt auf den Remote-Rechner zugegriffen und mit allen dort installierten Programmen gearbeitet werden, weil der PC via TeamViewer nur aus der Ferne bedient, also ferngesteuert wird. TeamViewer unterstützt Windows, Linux und macOS und hat den Vorteil, schnell einsatzbereit zu sein. Zudem hat sich das Tool seit Jahren bewährt.

2. Remotedesktop – Bordmittel in Windows 10 Pro und Enterprise

Das Remotedesktop-Protokoll ist Bestandteil von Windows 10 Pro und Enterprise und auch in Windows 8/8.1 sowie Windows 7 Professional und Enterprise verfügbar. Nach der Aktivierung in den Systemeigenschaften (sysdm.cpl) auf der Registerkarte „Remote“ können Anwender im Netzwerk auf den Remotedesktop zugreifen. Der Client (mstsc.exe) steht in Windows ebenfalls zur Verfügung.

Im Gegensatz zu TeamViewer funktioniert der Remotedesktop aber nur im eigenen Netzwerk. Um über das Internet von zu Hause aus auf den Computer zuzugreifen, wird eine VPN-Verbindung benötigt. Das ist aber generell sinnvoll, damit auch Daten sicher übertragen werden können und Anwender somit auch lokal sicher arbeiten können.

3. OpenVPN – Kostenlos sichere Verbindungen zum Firmennetzwerk aufbauen

OpenVPN ist eine Open Source-Lösung, mit der Unternehmen einen VPN-Zugang zum Netzwerk schnell, einfach und kostenlos aufbauen können. Anwender können sich mit dem OpenVPN-Client von zu Hause einwählen und haben dann Zugriff auf die Ressourcen im Netzwerk – genau so, wie lokale Rechner. Hierüber kann auch der Remotedesktop genutzt werden.

4. TeamSpeak – Sprachkonferenzen und einfache Kommunikation mit Kollegen

TeamSpeak ist eine Software, mit der sich schnell und einfach Sprachkonferenzen erstellen lassen. TeamSpeak unterstützt auch die Erstellung von verschiedenen Chaträumen, in denen sich Teams treffen und Anwender sich miteinander unterhalten können. Der Client steht kostenlos zur Verfügung, TeamSpeak-Server lassen sich für bis zu 32-Personen ebenfalls kostenlos nutzen. Die Software ist vor allem im Gaming-Bereich bekannt geworden, ist aber auch ein gutes Werkzeug für Unternehmen, die einen Gruppen- und Sprachchat benötigen.

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5. Discord – Alternative zu Skype und TeamSpeak

Discord ist ein kostenloses Sprach- und Text-Chat-Tool aus dem Gaming-Bereich, das ebenfalls für Homeoffice- und Teams-Anwender geeignet ist. Mit Discord lassen sich Sprach- und Videokonferenzen abhalten, sowie Chats und Instant Messaging ausführen. Wie TeamSpeak, ist auch Discord schnell und einfach einsatzbereit und leicht in der Anwendung. Discord ist kostenlos und bietet nahezu alle Funktionen, die auch Skype und TeamSpeak bieten.

6. Zoom – Videotelefonie auch kostenlos nutzen

Online-Meetings sind für das Homeoffice genauso wichtig, wie Sprach- oder Videokonferenzen. Zoom steht mit Zeitbegrenzung für Meetings ab 3 Teilnehmern auch kostenlos zur Verfügung und ermöglicht es, schnell und einfach Besprechungen abzuhalten – auch mit mehreren hundert Teilnehmern. Natürlich ist die Verwendung auch für weniger Anwender sinnvoll. Mit der Lösung kann auch telefoniert werden; hier ist dann aber das Buchen von kostenpflichtigen Abonnements notwendig. Zoom ist, wie die anderen Tools in diesem Bereich auch, sehr einfach einsetzbar.

7. Trello – Teamwork und Aufgabenteilung online

Trello hilft beim Projektmanagement und ermöglicht eine effektive Kommunikation zwischen Teams und Teammitgliedern. Hierüber lassen sich auch Aufgaben verteilen und deren Erledigung nachverfolgen. Trello ist sehr schnell einsatzbereit. Auch Apps für Smartphones und Tablets stehen zur Verfügung.

8. DocuSign – Elektronisch Verträge erstellen und unterschreiben

Sollen Verträge erstellt und rechtssicher unterschrieben werden, stellt DocuSign eine der bekanntesten Lösungen dar. Mit DocuSign erhalten die Vertragspartner den Vertrag zugestellt, müssen ihn digital signieren, was extrem einfach ist, und erhalten danach ihr Exemplar zugeschickt. Die Verwendung elektronischer Verträge ist auch ohne Homeoffice sinnvoll. Mit der Lösung können Verantwortliche in Unternehmen und Kunden Verträge ohne Risiko, schnell und einfach unterschreiben. Solche Verträge lassen sich leichter verwalten und es wird auch noch Papier gespart.

9. Fonial – Die Online-Telefonanlage

Mit Fonial lassen sich Firmentelefonummern auch zu Hause nutzen, da alle Einstellungen der Telefonanlage in der Cloud erledigt werden können. Auch das Anbinden von Faxgeräten und Anrufbeantworten ist problemlos möglich; Sprachmenüs und andere Features runden den Funktionsumfang ab. Eine Rufnummer kann kostenlos genutzt werden. Auch hier ist die Einrichtung schnell abgeschlossen und es lassen sich Rufnummern auf die Telefone konfigurieren, die der Anwender benötigt.

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