Change-Management für den Arbeitsplatz der Zukunft

Wir schreiben das Jahr der digitalen Kommunikation

| Autor / Redakteur: Mathieu Bigeard* / Florian Karlstetter

Social Enterprise Networking und Anforderungen an den Arbeitsplatz 4.0.
Social Enterprise Networking und Anforderungen an den Arbeitsplatz 4.0. (Bild: gemeinfrei (rawpixel / pixabay) / CC0)

Kaum ein Bereich der Arbeitswelt bleibt von der Digitalisierung unberührt. Um neben den Produktionsprozessen auch die interne Kommunikation und den Wissenstransfer an diese Entwicklung anzupassen, ist eine grundlegende Veränderung des Arbeitsplatzkonzepts nötig.

Laut des Monitors „Digitalisierung am Arbeitsplatz“ des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) aus dem Jahr 2016 nutzen 83 Prozent der Beschäftigten digitale Technologien am Arbeitsplatz. Die Basis für einen erfolgreichen Arbeitsplatz 4.0 ist eine kollaborative Plattform. Doch viele Unternehmen scheuen sich vor der Herausforderung oder scheitern bereits in der Anfangsphase. Der Grund dafür ist oft eine unzureichende Planung und Vorbereitung solcher Projekte. Ein strukturiertes Change-Management ist daher unerlässlich. Dabei bietet eine erfolgreiche Implementierung Potential in wirtschaftlicher Hinsicht und auch beim Etablieren einer Arbeitgebermarke.

Was sind die Erfolgsfaktoren eines Unternehmens? Zufriedene Arbeitnehmer, koordinierte Arbeitsprozesse, reibungslose Produktion und hochwertige Produkte sind nur wenige grundlegende Aspekte. Ein häufig unterschätzter Faktor ist die interne Kommunikation. Informationen und Wissen werden geteilt und abteilungsübergreifend im Dialog besprochen. Mitarbeiter werden durch eine transparente Kommunikation – untereinander und mit der Führungsebene – am Entscheidungsprozess beteiligt, was wiederum ihre Motivation fördert. So entsteht ein unternehmensweites Wir-Gefühl, das entscheidend die Arbeitsatmosphäre und Produktivität der Mitarbeiter prägt. Trotzdem wird die Unternehmenskommunikation bei der digitalen Transformation häufig vernachlässigt.

Digitalisierung schafft Transparenz

An Tools zur Digitalisierung der internen Kommunikation mangelt es nicht – ganz im Gegenteil: Der Markt für Social Intranet-Angebote boomt. Diese Lösungen stellen die Interaktion mithilfe unterschiedlichster Funktionen auf die digitale Ebene, lassen sich mühelos in den täglichen Workflow integrieren und vereinfachen diesen wesentlich. Social Enterprise Networking Suites (SENS) sind professionelle Software-/Service-Angebote, die die unternehmensweite digitale Kommunikation unterstützen und erleichtern. Solche kollaborative Tools ermöglichen den Nutzern, ohne lange Suche auf unterschiedlichen Plattformen, einen schnellen und flexiblen Zugriff auf relevante Informationen und Dokumente. Dabei ist es egal, ob die Person gerade in ihrem Büro, im Zug oder im Home-Office sitzt. Jeder Mitarbeiter hat eine Übersicht über Neuigkeiten und Ankündigungen, individuelle Aufgaben und gemeinschaftliche Projekte. Manager können alle Geschäftsprozesse zentral verwalten. Dadurch kann selbst in Großunternehmen sichergestellt werden, dass jeder Mitarbeiter seine Zuständigkeiten kennt und im täglichen Treiben keine wichtige Aufgabe untergeht.

Collaboration Tools

Social Intranet-Lösungen bieten ein breites Spektrum verschiedener Funktionen, wie beispielsweise Chatrooms, Mikroblogging, Wikis, Task-Manager oder Terminkalender. Arbeitsgruppen werden direkt auf der Plattform erstellt und genutzt, um relevante Informationen bereitzustellen und zu teilen. So können selbst große Teams von verteilten Standorten aus effektiv und strukturiert an einem gemeinsamen Projekt arbeiten. Ein weiterer Vorteil solcher Plattformen ist die Möglichkeit, im Rahmen von Crowdsourcing als Community gemeinsam Ideen zu entwickeln, zu bearbeiten und gezielt Probleme zu lösen.

Individuelle Dashboards zeigen alle wesentlichen Informationen und den Arbeitsstatus auf einen Blick. Kollaborative Arbeitsräume unterstützen bei der Kommunikation und dem Austausch in Echtzeit. Möchte ein Nutzer eine Kurznachricht versenden – auch von unterwegs –, kann diese über das Social Intranet abgesetzt und vom Empfänger unmittelbar gelesen werden. So wird der interne E-Mail-Verkehr stark reduziert und die Kommunikationswege lassen sich effizient verkürzen.

Change-Management in acht Schritten: der Weg zum Social Enterprise

Der Weg zum Social Enterprise in acht Schritten: das Change-Management-Modell nach John P. Kotter von Jalios.
Der Weg zum Social Enterprise in acht Schritten: das Change-Management-Modell nach John P. Kotter von Jalios. (Bild: Jalios)

Interne Kommunikation ist allerdings kein Selbstläufer. Eine Veränderung, die Vorteile bringen soll, darf nicht als Fremdkörper oder gar als Belastung wahrgenommen werden. Dabei hilft nur eine gute Vorbereitung und Planung, die es ermöglicht, alle Projektbeteiligten entsprechend abzuholen und einzustimmen. Da eine Reform in einem Unternehmen normalerweise nach dem Top-Down-Prinzip funktioniert, braucht es einen Verantwortlichen aus der Führungsebene, der das Potential erkennt und die Initiative ergreift.

An Ideen mangelt es in der Regel nicht, aber um den digitalen Wandel erfolgreich umzusetzen, müssen alte Strukturen, Arbeitsweisen und auch die Unternehmenskultur aufgebrochen werden. An diesem Punkt stoßen die sogenannten Change-Manager häufig auf Gegenwind, denn nicht immer sind sich die Mitarbeiter eines Unternehmens über die Notwendigkeit einer Veränderung einig. Haben sich die Manager für ein neues Kommunikationsmodell entschieden, muss diese Vision mit Nachdruck umgesetzt werden. Deswegen gilt für die erfolgreiche Einführung eines kollaborativen Tools, dass es jeder Mitarbeiter in den täglichen Workflow einbinden muss. Im Anschluss sollten erste Erfolge offen kommuniziert werden, um so die Motivation der Beteiligten aufrechtzuerhalten und das neue Tool langfristig zu etablieren.

Die Führungsebene sollte sich nicht auf diesen ersten Ergebnissen ausruhen und davon ausgehen, dass nun alles von selbst funktioniert. Es ist weiterhin ihre Aufgabe, mit gutem Beispiel voranzugehen und die Plattform ebenfalls aktiv zu nutzen. Jüngere Generationen haben es hier oft etwas einfacher, da sie in ihrem Alltag mit Social Media, Smartphones und Apps bereits ein digitales Leben führen. Sie können sich oft leichter in neue Tools einarbeiten. Deswegen ist Coaching, Training und Weiterbildung gerade für ältere Mitarbeiter wichtig. Sie sollten gleich zu Beginn eine Einführung in das neue Tool erhalten, damit sie den Anschluss nicht verpassen. Auf diese Weise entstehen keine Unklarheiten, und es kann der volle Funktionsumfang genutzt werden.

Damit die Integration einer kollaborativen Plattform den gewünschten Effekt erzielt, sollte vorab ein konkreter Plan festlegt werden. Bereits bei der Einführung eines solchen Tools kann ein entsprechendes Change-Management den Digitalisierungsprozess erleichtern und beschleunigen.

Fazit

Mathieu Bigeard ist Customer Success Manager bei Jalios.
Mathieu Bigeard ist Customer Success Manager bei Jalios. (Bild: Jalios)

Die Entwicklung eines modernen Arbeitsplatzes auf der Basis von kollaborativen Tools bietet ein Maximum an Kooperation und leicht verfügbare Informationen. Sie stellt aber auch eine Herausforderung dar. Hat sich die Führungsebene für eine Digitalisierung der Geschäftsprozesse und eine neue Unternehmenskultur entschieden, stehen ihr zahlreiche Möglichkeiten offen. Grundstein für den Erfolg eines Unternehmens ist eine transparente und abteilungsübergreifende Kommunikation. Mit Social Intranet-Lösungen wird die interne Kommunikation erleichtert und beschleunigt: Mitarbeiter haben eine Übersicht über ihre Aufgaben, Teams können online an gemeinsamen Projekten arbeiten, und Manager verwalten ihre Geschäftsprozesse zentral auf einer Plattform. Mit einem vorab definierten Change-Management gelingt Unternehmen ihr kollaboratives Projekt – eine Orientierung bietet John P. Kotters Modell mit acht Schritten.

*Der Autor: Mathieu Bigeard ist Customer Success Manager bei Jalios, einem Anbieter von kollaborativen Intranet- und Enterprise Social Network-Softwarelösungen.

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