Definition: Automatisierung von Geschäftsprozessen Was ist Intelligent Process Automation?

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Intelligent Process Automation (IPA) oder intelligente Prozessautomatisierung ist eine Kombination aus verschiedenen Technologien, die in Unternehmen für die Verwaltung, Automatisierung und Integration digitaler Abläufe eingesetzt wird.

Aufgabe der Intelligent Process Automation ist die Unterstützung menschlicher Arbeitskräfte bei der Bearbeitung und Erledigung manueller, routinemäßiger und sich wiederholender Aufgaben, die zuvor ausschließlich von Menschen erledigt wurden. Dabei kombiniert IPA die Technologien Robotic Process Automation (RPA), künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML) sowie Digital Process Automation (DPA). Vor allem KI und ML spielen dabei eine gewichtige Rolle, damit ein IPA-Tool in die Lage versetzt wird zu lernen, wie sich Prozesse anpassen und verbessern lassen.

Intelligent Process Automation ist überall dort wichtig, wo in Unternehmen Arbeitsplätze automatisiert werden sollen. Mit Hilfe von KI soll IPA Prozesse intelligent steuern, Daten analysieren und Entscheidungen treffen. Das Ziel dahinter ist, die Zusammenarbeit von Menschen und Maschinen zu optimieren, um Arbeitsabläufe flexibel, effizient und skalierbar zu machen.

Was kann die Intelligent Process Automation leisten?

Um zu verstehen, was IPA leisten kann, muss man sich zunächst die verschiedenen eingesetzten Technologien anschauen. Robotic Process Automation (RPA) ist ein Werkzeug zur Softwareautomatisierung, das regelbasierte und sich wiederholende Aufgaben erledigen kann. Sogenannte RPA-Bots führen beispielsweise Aktionen auf unterschiedlichen Systemen durch wie das Ausfüllen von Formularen oder den Versand von E-Mails.

Künstliche Intelligenz simuliert menschliche Intelligenz mit Hilfe von Maschinen, vor allem aber durch leistungsfähige Computersysteme. KI kann Daten deutlich schneller analysieren und Muster in Daten erkennen, als Menschen dies vermögen. Zudem kann sie natürliche Sprache verstehen und aus vorherigen Entscheidungen lernen.

Maschinelles Lernen ist eine Sonderform der KI, die es Anwendungen möglich macht, Ergebnisse exakter vorherzusagen, zum Beispiel, indem ML-Algorithmen vorhandene Daten als Input verwenden und auf dieser Basis neue Ausgabewerte liefern.

Schließlich gibt es mit der Digital Process Automation (DPA) noch ein Instrument zur Automatisierung, mit dem Arbeitsprozesse vervollständigt und optimiert werden sollen. Diese Automatisierung ist im Zusammenhang mit geschäftlichen Praktiken zu sehen, die normalerweise eine menschliche Interaktion erforderlich machen.

Vorteile von Intelligent Process Automation

Schon für sich alleine betrachtet, können Technologien wie RPA oder KI zahlreiche Vorteile für Unternehmen mit sich bringen. Die Kombination aller IPA-Bestandteile soll für einen Zuwachs an Flexibilität sorgen, weil dadurch zusätzliche und auch komplexere Prozesse automatisiert werden können, sich die Bearbeitungszeit verkürzt und damit Kosten eingespart werden, ohne dass die Qualität darunter leidet.

IPA ist außerdem flexibel in seinem Lernverhalten, so dass Änderungen relativ schnell implementierbar sind. Insgesamt kann IPA als eine überaus sinnvolle Ergänzung bzw. Erweiterung von RPA gesehen werden, da auch komplexe Entscheidungen auf Grund von Erfahrungen getroffen werden können.

Die Unternehmensberatung McKinsey hat in einer Studie festgestellt, dass Firmen durch die Nutzung von IPA mehr als 50 Prozent aller Aufgaben automatisieren, Prozesszeiten um die Hälfte verkürzen und einen Return on Investment (ROI) von über 100 Prozent erreichen können. Die Kombination von RPA, DPA und KI gibt Unternehmen die Sicherheit, die richtige Entscheidung getroffen zu haben und die KI dabei unterstützend tätig ist, fundierte Entscheidungen zu fällen.

Bei End-to-End-Prozessen, die mit der Intelligent Process Automation automatisiert werden, ergibt sich ein vermindertes Risiko von Fehlern, etwa durch falsche Dateneingaben. Diese Aufgaben der Automatisierung übernimmt RPA, während DPA und KI für konsistente Abschlüsse von Geschäftsprozessen sorgen. IPA hilft dabei, Engpässe zu erkennen sowie die Beweglichkeit und Geschwindigkeit von Prozessänderungen zu steigern.

Herausforderungen und Nachteile von IPA

Je nach Umfang und Komplexität von Geschäftsprozessen kann die Implementierung von IPA-Systemen hohe Kosten verursachen. Darüber hinaus können Sicherheitsrisiken bei der Verwendung von umfangreichen Daten in IPA-Systemen entstehen, beispielsweise durch Datenschutzverletzungen oder Datenlecks. Daher müssen die Systeme (noch) von Menschen überwacht und kontrolliert werden, um eine korrekte Funktion zu gewährleisten und eventuelle Fehler zu vermeiden.

Allerdings bietet die Einführung von IPA Unternehmen trotz dieser Herausforderungen leistungsstarke Möglichkeiten und Werkzeuge an die Hand, um Geschäftsprozesse zu automatisieren, für eine Effizienzsteigerung zu sorgen und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Anwendungsbeispiele für Intelligent Process Automation

Einige Beispiele mögen zeigen, wo sich die Nutzung von IPA lohnt:

• Im Kundenservice: IPA kann Kundenanfragen automatisch beantworten und Probleme lösen, ohne dass Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter eingreifen müssen.

• Datenverarbeitung und Datenanalyse: Der Einsatz von IPA ermöglicht es, sehr große Datenmengen schnell zu verarbeiten und auf Basis der Datenanalyse richtige Entscheidungen zu treffen.

• Bei der Compliance: Hier kann IPA überwachen, ob die Vorschriften und Standards zur Compliance eines Unternehmens eingehalten werden.

• In der Buchhaltung: IPA-Lösungen erkennen und buchen Rechnungen automatisch, denn sie verfügen über alle erforderlichen Tools, um den Typ einer Rechnung zu erkennen, sämtliche relevanten Informationen wie Datum, Preis, Artikel, Zahlungsbedingungen, Lieferanten und Fälligkeit zu extrahieren und an das ERP-System weiterzuleiten.

• Bei Finanzdienstleistern und Versicherungen: Hier müssen Mitarbeiter im Kundendienst häufig viel Zeit damit verbringen, um Kundendaten aus verschiedenen Quellen – Datenbanken, E-Mails, Anrufen, Online-Chats usw. – zu sammeln bzw. Daten manuell an Kunden übermitteln. Mit IPA lassen sich solche Prozesse automatisieren und deutlich beschleunigen.

Intelligent Process Automation – ein Fazit

IPA bringt neue Möglichkeiten für die Automatisierung von Prozessen, die mit der zunehmenden Digitalisierung einen immer höheren Stellenwert bekommt und wichtig ist, um mit dem Wettbewerb Schritt zu halten und den Erwartungen von Kunden gerecht zu werden. Vor allem durch die Nutzung von KI lassen sich komplexere Abläufe intelligent und flexibler bearbeiten, wo RPA allein nicht ausreicht.

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