Vorteile von Cloud-Backup-Lösungen Wann sich die Investition in eine Backup-Lösung lohnt

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Ein überzeugender Business Case ist die Grundvoraussetzung, um Unternehmensverantwortliche von einer Cloud-Backup-Lösung zu überzeugen. Selbst dann, wenn die favorisierte Lösung mit attraktiven Funktionen, wie automatisierte Datensicherung, hohe Sicherheit und benutzerfreundliche Oberfläche, punkten kann, bleibt die Frage nach der Höhe des Return on Investment (ROI) möglicherweise unbeantwortet.

Viele Unternehmen verlassen sich bei geschäftskritischen Anwendungen zunehmend auf SaaS-Lösungen. Allerdings hat sich erst vor kurzem gezeigt, dass selbst bei großen Anbietern Ausfälle auftreten können. Wenn etwa SaaS-Anwendungen so tief in die täglichen Abläufe integriert sind, dass sie für das Aufrechterhalten des gesamten Betriebs entscheidend sind, ist ein Ausfall kritisch.

Spätestens dann, wenn Unternehmen bereits einen Vorfall erlebt haben, infolgedessen sie keinen Zugriff auf Dateien, Nachrichten sowie andere sensible Daten hatten, beginnen sie, über eine Backup-Lösung nachzudenken. Denn sie kann sicherstellen, dass der Geschäftsbetrieb im Fall einer Attacke oder einer anderen Bedrohung nicht stillsteht. Sicherlich ist es nicht ganz trivial, eine genaue Zahl für die Rendite einer Investition in Backup- und Recovery-Lösungen zu ermitteln, allerdings hilft es, ein grundlegendes Verständnis für den potenziellen Gewinn zu entwickeln.

Was es kostet, auf eine Backup-Lösung zu verzichten

Überlegung 1: Die Auswirkungen von Cyberangriffen

Einer Studie des Cybersecurity-Unternehmens NordLocker zufolge, liegt Deutschland bei Ransomware-Angriffen weltweit auf Platz fünf. Besonders erschreckend: Kleine und mittlere Unternehmen sind mit 49 Prozent der Angriffe am stärksten gefährdet. Auch dort kann eine erfolgreiche Attacke dazu führen, dass Mitarbeiter wichtige Geschäftsanwendungen nicht mehr nutzen können und sich Unterbrechungen über Tage, Wochen oder gar Monate hinziehen, was Unternehmen teuer zu stehen kommen kann.

Die Kosten einer Kompromittierung variieren und werden von diversen Faktoren beeinflusst, wie etwa der Größe des Unternehmens, der Anzahl der gefährdeten Datensätze und der Art der verlorenen Daten. Wie allerdings der aktuelle „Cost of a Data Breach Report 2022“ des Ponemon Institute zeigt, haben die durchschnittlichen Kosten für Datenverletzungen bereits im vergangenen Jahr ein Allzeithoch erreicht. Für Deutschland berichteten die Experten von 4,85 Millionen US-Dollar. Jedoch können die Kosten einer Datenpanne weit über finanzielle Ausgaben hinausgehen. So dürfte der Imageschaden langfristigere Auswirkungen auf das Unternehmen sowie dessen Partner und Kunden haben. Denn ein weiterer Aspekt verschärft das Problem: Den Recherchen der Enterprise Strategy Group zufolge ist lediglich jedes zweite Unternehmen nach einem Ransomware-Angriff in der Lage, alle Daten in einem aktuellen Zustand wiederherzustellen.

Daher ist es für Organisationen jeder Größe entscheidend, effektive Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen, um das Risiko, Opfer von Datenschutzverletzungen zu werden, zu minimieren bzw. die potenziellen Auswirkungen eines erfolgreichen Angriffs so gering wie möglich zu halten.

Überlegung 2: Das versehentliche Löschen von Daten

Ein weiteres Problem ist das versehentliche Löschen von Daten. Den Recherchen von ESG zufolge führt dies in etwa 20 Prozent der Fälle zu einem Datenverlust. Verizon berichtet in seinem aktuellen „Data Breach Investigations Report“, dass 82 Prozent der Datenschutzverletzungen mit menschlichem Versagen einhergehen: Hierzu zählen erfolgreiche Phishing-Attacken, eine schlechte Passwort-Hygiene oder der Verlust unverschlüsselter Endgeräte ebenso wie vorsätzliche Handlungen wie Datendiebstahl oder Insider-Bedrohungen.

Dies unterstreicht, wie wichtig es ist, nicht nur technische Sicherheitsmaßnahmen zu implementieren, sondern auch die Mitarbeiter über bewährte Verfahren der Cybersicherheit zu informieren und zu schulen, um das Risiko eines durch menschliches Versagen verursachten Verstoßes zu minimieren. Eine richtig implementierte Cloud-Backup-Lösung ermöglicht es den Mitarbeitern, wichtige Daten schnell und zuverlässig wiederherzustellen.

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Überlegung 3: Die SaaS-Lizenzierungsgebühren

Unternehmen sind oftmals angehalten, die Benutzerkonten ehemaliger Mitarbeiter nach deren Ausscheiden aktiv zu halten, um im Fall der Fälle auf Benutzerdaten zugreifen zu können, die andernfalls vom SaaS-Anbieter gelöscht werden würden.

Bei vielen Unternehmen ist es keine Seltenheit, dass jährlich rund zehn Prozent der Mitarbeiter verlassen. Diese Zahl kann noch viel höher sein, wenn überdurchschnittlich viele Zeitarbeiter oder Auftragnehmer beschäftigt sind. Die Lizenzgebühren für die Aufrechterhaltung der Aktivität ausgeschiedener Benutzer ließe sich dann einsparen, wenn ein Cloud-Backup-Anbieter die Daten über die gesamte Vertragslaufzeit aufbewahrt.

Überlegung 4: Die Kosten für die Archivierung

Wird bereits in Datenarchivierungs-Repositories investiert? In der Regel sind Unternehmen auf separate Archivierungstools angewiesen, um inaktive Daten in langfristige Speichersysteme zu verschieben. Dies trägt zur Optimierung der Ressourcen im aktiven System bei, damit die Benutzer schnell auf die Daten zugreifen können, die sie benötigen. Mit einem Cloud-Backup-Anbieter, der eine unbegrenzte Speicherung und Aufbewahrung von Daten ermöglicht, lässt sich die Investition in ein separates Archivierungstool vermeiden.

Überlegung 5: Eine effiziente IT-Verwaltung

Für IT-Administratoren bedeutet das Offboarding von Mitarbeitern und die Wiederherstellung gelöschter Dokumente einen erheblichen Zeit- und Arbeitsaufwand. Durch die Reduzierung des Zeitaufwands für das Offboarding von einer Stunde auf nur eine Minute mit einer Backup-Lösung können sich die Nettoeinsparungen pro Jahr auf mehrere tausend Euro belaufen. Ebenso beträchtlich ist der Aufwand, wenn die Suche nach gelöschten Dateien manuell erfolgt. Mit der richtigen Backup-Lösung können IT-Administratoren diese Dateien jedoch innerhalb weniger Minuten wiederfinden und dabei Zeit und Ressourcen einsparen.

Fazit

Prinzipiell gilt es zu überlegen, was im täglichen Betrieb mit einer Cloud-Backup-Lösung gewonnen werden kann. Im Vergleich zu traditionellen Backup-Lösungen sind die Vorteile erheblich: So lassen sich dezentrale Infrastrukturen sowie die Geräte sämtlicher Mitarbeiter, unabhängig davon, wo sie arbeiten, integrieren. Backups werden regelmäßig erstellt, sodass Unternehmen im Falle einer Kompromittierung keinen ganzen Tag verlieren. Außerdem ist es möglich, Daten schnell wieder herzustellen, die aufgrund menschlichen Fehlverhaltens gelöscht wurden. Darüber hinaus darf nicht vergessen werden, dass sich Cloud Backups auch positiv auf die Produktivität und Gewinnsteigerung auswirken und somit zur Kostenreduzierung dienen: So werden durch die Auslagerung intern weniger Ressourcen gebunden, Investitionen in neue Geräte und Softwarelizenzen entfallen ebenso zusätzliche Kosten für den Transport und die Lagerung von Datensicherungsmedien.

Schlussendlich hängt der ROI einer Cloud-Backup-Lösung von den individuellen Bedürfnissen eines Unternehmens sowie dessen internen Prozessen ab: Was soll mit der Backup-Strategie erreicht werden? Zu den wichtigsten Zielen zählen die Verringerung des Risikos von Datenverlust und Ausfallzeiten, die Verbesserung der Wiederherstellungszeit (Recovery Time Objective, RTO) und des Wiederherstellungszeitpunkts (Recovery Point Objective, RPO), die Erhöhung der Sicherheit und Compliance von Daten, die Optimierung der Speicher- und Bandbreitennutzung sowie die Steigerung der Benutzerzufriedenheit und Produktivität. Bei der Schätzung der Kosten und Vorteile einer Backup-Lösung sollten dann die anfänglichen und laufenden Kosten für den Erwerb, die Bereitstellung, die Wartung und das Upgrade berücksichtigt werden. Dazu gilt es, die Einsparungen und Gewinne, die sich aus der Verwendung der Lösung ergeben, zu analysieren. Hierzu zählen Lizenz- und Abonnementgebühren, Hardware- und Infrastrukturkosten sowie Arbeits- und Schulungskosten.

* Der Autor Michael Heuer ist Area VP, DACH bei Keepit.

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