E-Rechnung und Archivierung – Checkliste Wie sich digitale Dokumente rechtssicher aufbewahren lassen

Ab dem Jahr 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen verpflichtend. Deren Aufbewahrungspflicht kann im Alltagsgeschäft durchaus eine Herausforderung darstellen – gerade für kleinere Unternehmen. So müssen E-Rechnungen künftig nicht nur elektronisch ausgetauscht, sondern auch zwingend elektronisch archiviert werden.

Es bedarf geeigneter Methoden, um digitale Dokumente ebenso sicher vorhalten zu können wie Papierbelege. Ein Enterprise-Content-Management-System (ECM), mit dem sich ganze Workflows – einschließlich der Dokumentenaufbewahrung – digitalisieren und weitgehend automatisieren lassen, leistet dabei eine wertvolle Unterstützung.

Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung kommt. Ab 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für das Versenden gibt es für Unternehmen mit über 800.000 Euro Jahresumsatz Übergangsregelungen bis 2027, für jene bis 800.000 Euro Jahresumsatz greifen diese Regelungen bis 2028. Viele Entscheider beschäftigt schon jetzt die Frage, ob und wie lange eine parallele Rechnungsverarbeitung in unterschiedlichen Formaten überhaupt sinnvoll ist. Denn spätestens bis 2028 müssen sowieso alle Unternehmen auf die digitale Variante umgestellt haben.

Und wer für Behörden oder den Bund tätig ist, muss dies bereits offiziell seit dem 27. November 2020. Seither verarbeiten Behörde und Ämter nämlich keine Papierrechnungen mehr, ebenso wenig Rechnungen im PDF-Format. Forderungen müssen als sogenannte XRechnung eingereicht werden. Die XRechnung ist bereits jetzt der Standard für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber.

Die Zeit der Papierrechnungen im B2B ist vorbei

Ab 2025 wird es nun für alle ernst: Die Pflicht zur E-Rechnung tritt in Kraft und betrifft Unternehmen aller Größen und Branchen. Elektronische Rechnungen sind normierte XML-Dateien, die Rechnungsdaten enthalten. Bei der europäischen Norm handelt es sich um die EN 16931. Jedes europäische Land hat eigene Standards. In Deutschland gibt es aktuell zwei: die XRechnung, die unter anderem im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, und das hybride ZUGFeRD-Format – eine Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei.

Der Versand ist zwar erst ab 1. Januar 2027 oder mit dem Stichtag 1. Januar 2028 verpflichtend. Die Entgegennahme einer elektronischen Rechnung darf jedoch schon jetzt nicht mehr verweigert werden. Und: Eine per E-Mail versandte Rechnung im PDF-Format gilt ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung. Mit der Zunahme an digitalen Dokumenten wie der E-Rechnung ändern sich aber auch die technischen Anforderungen für deren Aufbewahrung und Archivierung. Unternehmen sind deshalb gut beraten, das Thema Aufbewahrungspflicht ernst zu nehmen und frühzeitig ein effizientes Archivierungssystem zu etablieren, mit dem sich alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen lassen.

Aufbewahrungspflicht einhalten – revisionssicher und rechtskonform

Von der eingehenden Lieferantenrechnung bis zum unterschriebenen Arbeitsvertrag, vom Angebot eines Neukunden bis zum Jahresabschluss: Ein wesentlicher Teil aller Dokumente, die im Unternehmensalltag kursieren – digital oder in Papierform – muss zumindest für einen gewissen Zeitraum aufbewahrt werden. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind komplex, und doch handelt es sich um ein sehr wichtiges Thema für Unternehmen, denn keines ist von den Aufbewahrungspflichten ausgenommen.

Früher wurden sämtliche Dokumente in Aktenordnern abgelegt und archiviert, heute setzen sich digitale Buchhaltung und Archivierung mehr und mehr durch – Stichwort E-Rechnung. In absehbarer Zeit ist das Papierarchiv Vergangenheit. Ein digitales Dokumentenmanagement bietet in puncto Archivierung zahlreiche Vorteile – unter anderem eine erhebliche Platzersparnis, eine einfachere Suche und die Option, Prozesse durch Teilautomatisierung insgesamt effizienter zu gestalten.

Wer bei der Umstellung auf digitale Prozesse von Anfang an auf eine einheitliche Software-Umgebung setzt, mit der nach und nach alle Abteilungen arbeiten können, ist klar auf der Gewinnerseite. Denn moderne ECM-Systeme bringen bereits alle Voraussetzungen mit, damit Unternehmen die revisionssichere Ablage ihrer Dateien sicherstellen – von der Indexsuche über die automatische Versionierung in der Cloud bis zum Fristenmanagement, das ein versehentliches vorzeitiges Löschen von Dokumenten verhindert.

Wie sich Datensätze und digitale Dokumente lagern und archivieren lassen

Es bedarf also geeigneter Methoden, um digitale Dokumente ebenso sicher vorhalten zu können wie ihre analogen Pendants. Zahlreiche Dokumente, die täglich im Büro kursieren, unterliegen einer Aufbewahrungspflicht. Dabei spielt es grundsätzlich keine Rolle, ob es sich um gedruckte oder digital gespeicherte Unterlagen handelt. Als einfache Faustregel lässt sich heranziehen: Alles steuerlich Relevante, das beim Finanzamt vorgelegt werden muss – wie Nachweise für Finanztransaktionen oder die schriftliche Korrespondenz mit Handelspartnern –, fällt unter die gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Dazu gehören unter anderem Handelsbücher, Inventar- und Lagerberichte, Jahresabschlüsse, Zollpapiere, frühere Steuererklärungen sowie grundsätzlich alle Rechnungen und Buchungsbelege.

Die Aufbewahrungspflicht gilt dabei immer für die Originaldokumente; eine einfache Kopie reicht nicht aus. In den meisten Fällen ist es inzwischen jedoch möglich, das fragliche Dokument auch in digitaler Form vorzuhalten und aufzubewahren. Eine Ausnahme bilden lediglich Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse sowie Dokumente, die ein Wasserzeichen enthalten. Auch notariell beglaubigte Verträge müssen in der Regel auch heute noch weiter in Papierform archiviert werden.

Ein entscheidender Faktor bei der Aufbewahrungspflicht besteht darin, die einwandfreie Lesbarkeit des aufzubewahrenden Dokuments über den gesamten Zeitraum hinweg sicherzustellen. In diesem Kontext liegen die Risiken für digitale Dokumente im Vergleich zu analogen Unterlagen anders: Ihnen drohen in erster Linie Gefahren durch die Verwendung von Speichermedien mit begrenzter Lebensdauer. Handelsübliche Festplatten sind für die Langzeitarchivierung digitaler Dokumente in der Regel ungeeignet. Auch kann der Datenverlust aufgrund von Serverausfällen oder Cyberkriminalität drohen.

Hier gilt es, auf spezialisierte Service-Provider zu setzen, die über klar definierte Service-Levels ein hohes Maß an Sicherheit bieten, indem Unternehmen auf ECM-Systeme aus der Cloud setzen. Diese sind ob ihrer redundanten Datenhaltung in europäischen Rechenzentren nicht nur hochverfügbar, sie sind auch rechtskonform und stets auf dem neuesten Stand der Technik.

Checkliste: Aufbewahrungspflichten im digitalen Büro einhalten

Die Aufbewahrungspflicht kann im Alltagsgeschäft gerade für kleine und mittelständische Unternehmen eine Herausforderung darstellen. Nachfolgend haben wir eine Checkliste erstellt, die wertvolle Tipps enthält, wie Unternehmen ihr Dokumentenmanagement effizient und sicher gestalten – eine essenzielle Voraussetzung dafür, um unterschiedliche Aufbewahrungsfristen einzuhalten:

• Organisieren Sie Ihre Prozesse: Etablieren Sie ein einheitliches Ablagesystem, mit dem alle Abteilungen arbeiten können. Das reicht von der Benennung neu erstellter oder gescannter Dokumente über die Verschlagwortung im ECM-System bis zur Archivablage in den dafür vorgesehenen Ordnern. Schulen Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, um sie für das Thema Aufbewahrungspflicht zu sensibilisieren und sicherzustellen, dass Ihre Dokumentenmanagement-Workflows transparent und nachvollziehbar für alle Beteiligten sind.

• Nutzen Sie die Chancen der Digitalisierung: Die Umstellung auf ein digitales Büro bedeutet für die Beschäftigten teils erhebliche Veränderungen ihrer gewohnten Workflows. Ermuntern Sie Ihr Team, darin auch die positiven Seiten zu sehen. Denn so bietet sich die Chance, Arbeitsabläufe zu hinterfragen und diese zu optimieren. Tatsächlich lassen sich bei der Transformation in ein ECM-System viele Prozessschritte vereinfachen oder straffen. Zudem sind digital verschlagwortete und per Indexsuche abrufbare Dokumente zumeist viel schneller im digitalen Archiv auffindbar als ihre Papierbelege im analogen Aktenarchiv. So sparen Sie zusätzlich wertvolle Arbeitszeit.

• Setzen Sie auf Automatisierung: Schluss mit Notizzetteln am Bildschirm und Bergen alter Akten, die überprüft werden müssen: Moderne ECM-Systeme nehmen die Hauptarbeit ab, wenn es um die Einhaltung der Aufbewahrungspflicht geht. In einem ECM-System lassen sich beispielsweise für E-Rechnungen oder Steuerunterlagen schon bei der Erstablage im System automatisch Aufbewahrungsfristen setzen. Eine vorzeitige Löschung der Datei ist damit praktisch nicht mehr möglich. Rechtzeitig vor dem Ablauf der Frist erhalten die zuständigen Beschäftigten eine Reminder-Nachricht vom System, die an den Löschtermin erinnert.

• Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Workflows: Nichts ist statisch in der heutigen Arbeitswelt. Ob neue Technologien, komplexer werdende rechtliche Anforderungen oder sich wandelnde Rahmenbedingungen im Unternehmen, etwa durch verstärktes Homeoffice oder internationale Kooperationen: Was heute perfekt gepasst hat, kann morgen ineffizient sein. Stellen Sie daher regelmäßig alle Ihre Prozesse auf den Prüfstand, ob sie noch zur Arbeitsrealität Ihrer Beschäftigten passen. Denn gute Workflows passen sich den Menschen an, die damit arbeiten – und nicht umgekehrt.

• Sorgen Sie auch für eine sichere Lagerung Ihrer analogen Archivbestände: Nicht immer ist es sinnvoll, ein komplettes Papierarchiv im Nachgang zu digitalisieren. Was noch in Aktenordnern archiviert wird, sollte allerdings diebstahlsicher und geschützt vor Feuer, Wasser und anderen Witterungseinflüssen gelagert werden. Wer das vor Ort im eigenen Betrieb nicht leisten kann, sollte einen Scan-on-Demand-Spezialisten verpflichten. Ein solcher übernimmt Ihren gesamten Aktenbestand und archiviert ihn sicher in Spezialcontainern. Wird ein Dokument benötigt, wird es am Scanner digitalisiert und elektronisch verschickt.

• Nehmen Sie den Datenschutz ernst: Bewahren Sie sensible Informationen immer gemäß den Grundsätzen der DSGVO auf und sorgen Sie für ein klares Rechte- und Rollenmanagement, das den Zugriff auf alle Dokumente so regelt, dass jederzeit nur diejenigen ein Dokument einsehen oder gar verändern können, die wirklich damit arbeiten sollen – und niemand sonst. Auch hierbei unterstützen ECM-Systeme. Sie ermöglichen eine DSGVO- und GoBD-konforme Archivierung.

Digitale Aufbewahrung setzt sich durch

Die Erfüllung von Aufbewahrungspflichten für Dokumente ist unumgänglich. Denn immer mehr Dokumente müssen wie die E-Rechnung künftig digital ausgetauscht und verarbeitet werden. Moderne ECM-Systeme eröffnen hier zahlreiche Vorteile. Durch eine einheitliche Software-Plattform und klar definierte Workflows lassen sich digitale Dokumente einfach bearbeiten, verwalten und rechtssicher archivieren.

Ein digitales Archiv bietet unter anderem eine erhebliche Platzersparnis und ermöglicht durch eine leistungsfähige Suche und automatisierte Dokumentenprozesse effizientere und schlankere Abläufe. Außerdem lassen sich mit dem Einsatz eines ECM-Systems Fristen automatisch einhalten und gleichzeitig alle relevanten Dokumente über lange Zeiträume sicher digital speichern – sofern geeignete Datenträger gewählt werden und eine angemessene IT-Sicherheitsstrategie verfolgt wird.

Auf diese Weise lassen sich selbst die strikten Anforderungen an die,revisionssichere Archivierung, wie sie die GoBD vorschreiben, erfüllen. Zudem sind digitale Dokumente dank Techniken wie der Indexsuche und der automatischen Versionierung mit Zeitstempel in der Regel schneller und unkomplizierter verfügbar als Papierbelege. Das steigert nicht nur die Effizienz von Prozessen erheblich, der Einsatz eines digitalen Dokumentenmanagements entlastet auch durchgängig die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Unternehmens.

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