Schatten-IT in der Projektarbeit Kampf der Excel-Wirtschaft!

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„2025 sollten die Unternehmen der betriebsinternen Excel-Wirtschaft endlich den Garaus machen“, empfiehlt Jane Enny van Lambalgen, CEO der Beratungs- und Managementfirma Planet Industrial Excellence. In vielen Firmen werde das Tabellenkalkulationsprogramm an unzähligen Stellen für Aufgaben eingesetzt, für die es überhaupt nicht gedacht sei.

In Projekten stellt van Lambalgen immer wieder fest: Betriebsprozesse, die eigentlich in ERP- oder CRM-System gehörten, würden von den Beschäftigten in Excel-Tabellen ausgeführt. Die Management-Expertin wundert sich: „Die Unternehmen haben Salesforce, Hubspot, Zoho, Pipedrive, Monday, MS Dynamix und sonstige CRM-Systeme, aber gearbeitet wird weiterhin mit Excel.“

Angst vor Kontrollverlust

Bei Beratungsprojekten hat sie hierfür drei Gründe ausgemacht: Erstens das Beharren auf einmal eingeführten Prozessen aus Bequemlichkeit („Das haben wir schon immer so gemacht“-Syndrom), zweitens die Scheu vor dem Aufwand zur Einarbeitung in ein neues System, und drittens die Angst davor, die Kontrolle über Informationen und Prozesse zu verlieren.

Die Managementexpertin weiß aus der Beratungspraxis: „Die ersten beiden Gründe kommen bei behutsamem Nachhaken ans Tageslicht, weil sie im Grunde offensichtlich sind. Aber die Angst vor einem möglichen Kontrollverlust spricht niemand im Betrieb offen aus.“ Dabei sei dieser Angstfaktor der „entscheidende Knackpunkt im Kampf gegen die heimliche Excel-Wirtschaft“.

Jane Enny van Lambalgen weiß aus vertraulichen Projektgesprächen: „Viele Beschäftigte betrachten die Informationen in ihrer Excel-Tabelle als ihr Besitztum, während die Daten im ERP- oder CRM-System nur der Firma gehören. Aufgrund dieser emotionalen Unterscheidung ist Excel so schwer auszurotten.“

Excel-Schattenreiche losgelöst von ERP und CRM

Daher findet die Managementberaterin bei Projekten in der Regel „unzählige Excel-Inseln mit teilweise abenteuerlichen Tabellen-Varianten“ vor. „Häufig stoßen wir auf ganze Schattenreiche völlig losgelöst vom ERP- oder CRM-System, von denen die IT-Verantwortlichen nicht einmal etwas ahnen.“

Diese Schatten-IT bringt aber zahlreiche Probleme mit sich, klärt die Expertin auf, von Produktivitätseinbußen bis hin zu gravierenden Sicherheitslücken. Sie gibt ein Beispiel: „Wir finden bei Projekten immer wieder Excel-Listen mit Login-Daten zum Firmennetzwerk, manchmal nur für eine Person, gelegentlich sogar für ganze Teams oder Abteilungen, um betriebliche Stellvertreterregelungen zu umgehen. Viel leichter kann man es Hackern gar nicht machen.“

Nach Schätzungen der Managementexpertin „schlummern Tausende derartiger Sicherheitsbomben in deutschen Unternehmen.“ Sie verweist auf den IT-Branchenverband Bitkom, nach dessen Recherchen 2024 acht von zehn Unternehmen in Deutschland von Cyberangriffen betroffen waren mit einem Gesamtschaden von 267 Milliarden Euro. „Die Excel-Schattenwirtschaft hat dabei zweifelsohne eine nicht unerhebliche Rolle gespielt“, ist die Beraterin überzeugt.

Unternehmensführung mit falschen KPIs

Unabhängig von den Sicherheitsrisiken erschwerten die Excel-Inseln die Unternehmenssteuerung, sagt van Lambalgen. Sie erklärt die Zusammenhänge: „Viele C-Level-Manager führen ihre Abteilungen und Firmen nach KPIs, also Key Performance Indicators, anhand von ERP- und CRM-Daten, die gar nicht der Realität entsprechen, weil sich die richtigen Informationen in den Excels verstecken.“

Bei Projekten stößt die Beraterin eigenen Angaben zufolge „immer wieder auf Vertriebsentscheidungen, die schlichtweg auf falschen Daten aus der Verkaufsabteilung basieren.“ Die Vertriebsmitarbeiter hielten häufig ihre besten Kundenchancen in geheimen Excel-Tabellen, um erstens den internen Abschlussdruck abzumildern, zweitens sich nicht allzu leicht austauschbar zu machen, und drittens Kontakte für den Fall eines Wechsels zur Konkurrenz in der Hinterhand zu haben, weiß die Beraterin aus vertraulichen Gesprächen.

„Die geheime Excel-Wirtschaft zieht sich durch alle Abteilungen“, hat van Lambalgen festgestellt, „von der Ablage wichtiger Informationen wie auf einem Notizzettel bis zur umfangreichen Datenanalyse und Visualisierung ist Excel häufig das bevorzugte Werkzeug.“

Die Abschaffung der Schatten-IT 2025 hält die Managementberaterin auch deshalb für wichtig, um „den Weg freizumachen für den Einsatz von KI-Tools in den nächsten Jahren.“ Sie erklärt: „Künstliche Intelligenz funktioniert nur, wenn die zugrundeliegende Datenbasis stimmt. Dazu ist es unerlässlich, die geheimen Excel-Daten in die ERP- und CRM-Systeme zu überführen. Wenn das nicht gelingt, wird die deutsche Wirtschaft von den Produktivitäts-, Effizienz- und Kostenvorteilen der KI nicht profitieren können.“

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