Von der Online-Ausführung der Kernanwendungen profitieren Sichere Landung: Tipps für den Einsatz von ERP in der Cloud

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Es gibt viele gute Gründe, ERP in der Cloud zu implementieren – von der geringeren Hardware-Abhängigkeit und dem geringeren Verwaltungsaufwand bis hin zu geschäftlicher Flexibilität und unbegrenztem Zugriff. So funktioniert der Umstieg garantiert.

Obwohl die Vorteile weitreichend bekannt sind, zögern einige Unternehmen, ihre Systeme umzustellen, sei es aus Angst vor Geschäftsunterbrechungen, komplizierte Anpassungen vornehmen zu müssen, Trägheit, einer „Not Invented Here“-Kultur oder anderen Gründen. Die Umstellung von einer On-Premises- auf eine Online-Implementierung muss jedoch nicht schmerzhaft sein, und die Devise lautet hier, Prozesse so weit wie möglich zu standardisieren. Eine Möglichkeit, den Ansatz für eine sichere Landung in der Cloud zu betrachten, ist die Durchführung einer Reihe von Sicherheitschecks vor dem „Abheben“.

Da ich mit vielen mittelständischen Unternehmen bei der Umstellung auf die Cloud zusammengearbeitet habe, hier eine Zusammenfassung der wichtigsten Sicherheitschecks:

Statusprüfung
Der Prozess beginnt mit einer Bewertung der Cloud-Migration. Hier prüft der ursprüngliche Softwareanbieter oder Partner die Anpassungselemente in der On-Premises-ERP-Implementierung und meldet zurück, was überarbeitet werden muss, um den Kunden effizient in die Cloud zu bringen. Schwierigkeiten äußern sich durch signifikante kundenspezifische Änderungen und alles, was nicht dem Standard entspricht, da diese oft Anpassungen und erhöhte Wartungsanforderungen erfordern. Denken Sie daran, dass einer der Hauptvorteile des Wechsels in die Cloud der Zugang zu bewährten Verfahren und Prozessen ist, die aus der umfangreichen Erfahrung der Zusammenarbeit mit Kunden gewonnen wurden.

Sich Lösen von der Individualiserungs-Mentalität
Stellen Sie Ihr Unternehmen vor die Herausforderung, zu prüfen, ob die fraglichen Anpassungen ein falsches Gefühl der Einzigartigkeit vermitteln, das nicht wirklich zutrifft. Ich habe oft den Satz „Das haben wir schon immer so gemacht“ gehört. Es ist verständlich, dass es schwierig ist, sich zu ändern, wenn ein Unternehmen die Dinge seit vielen Jahren auf eine bestimmte Art und Weise erledigt hat, aber es setzt sich immer mehr die Erkenntnis durch, dass ein ERP-System ein Unternehmen zwar dabei unterstützen sollte, sich mit seinen Produkten oder Dienstleistungen von der Konkurrenz abzuheben, dies aber nur selten auf der Grundlage eines einzigartigen Prozesses innerhalb des ERP-Systems geschieht. Gelegentlich kann eine Anpassung sinnvoll sein, aber der Übergang zur Standardisierung, die Verwendung offener APIs und Standardtools tragen dazu bei, den Wartungsaufwand und die Komplexität zu verringern und gleichzeitig die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern.

Hilfe beim Wechsel zur Cloud
Die Umstellung auf ein Cloud-ERP ist ein zweiseitiger Prozess, der idealerweise zwischen dem Kunden und einem direkten Vertreter des Anbieters oder Partners stattfindet. Bei letzterem handelt es sich in der Regel um einen Customer Success Manager (CSM), der dem Kunden eine zentrale Anlaufstelle bietet, die ihn auf seinem Weg begleitet. Softwareunternehmen sind von außen nicht leicht zu durchschauen, und allzu oft kommt es zu Problemen, wenn der Kunde nicht weiß, an wen er sich bei Fragen, Bedenken oder einem echten Problem wenden soll. Dies kann zu Verzögerungen und Beeinträchtigungen führen.

Rationalisierung der technischen Schulden
Sobald eine Einigung darüber erzielt wurde, wie die Migration durchgeführt werden soll, befasst sich das Entscheidungsgremium aus Kunden und CSM mit der Ausführung und der Frage, wie ein maximaler Wert geschaffen werden kann. Und hier kommen wir wieder auf die Standardisierung und das Bestreben zurück, Anpassungen so weit wie möglich zu reduzieren. Es wurde viel über die Auswirkungen technischer Schulden auf die Unternehmensleistung und die Produktivität diskutiert, so dass der Wechsel zur Cloud eine ideale Gelegenheit bietet, diese Belastung zu verringern.
Eine einfache Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, zu prüfen, welche Prozesse seit einer Ewigkeit nicht mehr verwendet wurden, und diese dann abzuschaffen. Sehr oft ist das, was auf den ersten Blick als Notwendigkeit angesehen wird, emotionales Beiwerk. Das heißt, es handelt sich um Tweaks und Prozesse, die von Einzelpersonen und Teams geschaffen wurden, die dann zu ihren Hüterinnen und Hütern wurden und nur ungern die Kontrolle abgeben wollen. In der Regel werden sie jedoch nicht benötigt, und ein allgemeiner Prozess kann an ihre Stelle treten, um Integrationsprobleme zu beseitigen. Die Zeit bis zur Wertschöpfung ist hier der Schlüssel. Wenn wir die Kosten für die benutzerdefinierte Wartung und die potenziell langwierigen Supportleistungen eliminieren können, haben alle etwas davon.

Bildung ist der Schlüssel

Beim Veränderungsprozess geht es auch um Partnerschaften. Der Partner sollte Dienstleistungen zur Geschäftsumgestaltung anbieten, um zu ermitteln, wo in der Organisation Änderungen vorgenommen werden müssen, und hier ist die Schulung entscheidend. Ein standardisiertes Modell mit den oben in diesem Artikel beschriebenen Vorteilen der Cloud kann zu tiefgreifenden Veränderungen bei der Benutzerfreundlichkeit, der Zugänglichkeit, der Nutzung und darüber hinausführen. Daher ist es wichtig, die geschäftlichen Vorteile darzulegen, um Menschen in der gesamten Organisation dazu zu bewegen, Veränderungen zu akzeptieren.

Messung ist der Schlüssel zur Verbesserung
Um alle Beteiligten mit ins Boot zu holen, brauchen Sie klare Return-on-Investment-Kennzahlen, damit sie den Wert der Umstellung auf die Cloud verstehen können. Ein wichtiger Faktor, für den es klare KPI-Metriken gibt, ist die Verringerung des Verwaltungsaufwands. Wenn Sie in einem mittelständischen Unternehmen das Kernteam für die technische Verwaltung des ERP-Systems auf ein oder zwei Personen reduzieren können, ist das eine beträchtliche Einsparung. Durch die Wahl des richtigen Partners für die Migration und den Support ist dies durchaus möglich, aber es ist wichtig, dass Sie sich darauf einigen, wie Sie den Erfolg messen. Wie können Sie ohne diesen Rahmen wissen, was Sie erreicht haben? Letzten Endes bewegt sich die Welt hin zu einem „Cloud first“-Ethos. Jedes Unternehmen kann von der Online-Ausführung seiner Kernanwendungen profitieren, wenn es den Wandel annimmt und Partnerschaften eingeht. Die Cloud ist Ihr IT-Ziel, und wenn Sie einen systemischen Ansatz verfolgen, können Sie dort sicher landen.

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