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Dokumente mit Outlook, Microsoft 365 und Nextcloud teilen So lässt sich Nextcloud einfach mit Microsoft 365 verbinden

Von Thomas Joos 4 min Lesedauer

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Outlook, Microsoft 365 und Nextcloud lassen sich mit Plugins so miteinander verknüpfen, dass Anwender zum Beispiel über Outlook Dateien aus Nextcloud einfacher teilen können. Die dazu notwendige Software steht kostenlos zur Verfügung.

Mithilfe des Sendent-Plugins, das sich in Microsoft Outlook und Teams integrieren lässt, können Nextcloud-Anwender innerhalb ihrer bevorzugten E-Mail- und Kollaborationsumgebung nahtlos arbeiten.(Bild: Kateryna - stock.adobe.com)
Mithilfe des Sendent-Plugins, das sich in Microsoft Outlook und Teams integrieren lässt, können Nextcloud-Anwender innerhalb ihrer bevorzugten E-Mail- und Kollaborationsumgebung nahtlos arbeiten.
(Bild: Kateryna - stock.adobe.com)

Sendent ist ein Plugin, das Outlook und Microsoft 365 enger mit Nextcloud verbindet. Das Plugin steht kostenlos zur Verfügung, bietet in den erweiterten Versionen Standard und Plus mehr Möglichkeiten. Die Entwickler stellen außerdem auch ein Plugin für Teams zur Verfügung sowie einen Exchange-Connector. Zusätzlich kann das Sendent-Plugin auch dazu verwendet werden, um Talk-Links zu verschicken, sodass Anwender externe Benutzer zu Talk-Besprechungen einladen können.

Sendent Free, Standard und Plus im Vergleich

Sendent bietet für die Integration mit Outlook drei verschiedene Versionen an. Die Free-Version ermöglicht das Teilen großer Dateien. Zudem können Nutzer ein Ablaufdatum für geteilte Inhalte festlegen und Dateien entweder vom lokalen Gerät oder direkt von einem Nextcloud-Server hochladen. Die Free-Version ist kostenlos, jedoch ist das Sendent-Branding in den geteilten Dateien enthalten, und sie bietet nur grundlegende Sicherheitsfunktionen über die Server-App.

Die Standard-Version erweitert den Funktionsumfang. Neben allen Funktionen der Free-Version gibt es hier keine Größenbeschränkungen für Dateien. Zusätzlich ermöglicht sie das öffentliche Teilen von Dateien sowie das Erstellen von zeitlich begrenzten und nicht nachverfolgbaren Links. Die generierten Passwörter sind sicherer, und es wird eine Enterprise-Sicherheitsklasse über Nextcloud geboten. Außerdem können Nutzer den Versand von Dateien nachverfolgen, bereits gesendete Dateien zurückziehen und von einer zentralisierten Benutzerverwaltung profitieren. Diese Version kostet 12,71 Euro pro Benutzer und Jahr.

Die Plus-Version richtet sich an Nutzer, die den vollen Funktionsumfang von Sendent benötigen. Sie umfasst alle Funktionen der Standard-Version und bietet darüber hinaus separate Passwörter für zusätzliche Sicherheit. Mit Secure Mail wird der E-Mail-Verkehr noch besser geschützt, und es können individuelle E-Mail-Vorlagen erstellt werden. Zudem können Gastkonten angelegt werden, um externen Nutzern einen sicheren Zugriff zu ermöglichen. Die Kosten für die Plus-Version belaufen sich auf 16,95 Euro pro Benutzer und Jahr, ebenfalls ohne Mehrwertsteuer.

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Gemeinsamer Datenaustausch mit Sendent for Outlook

Über das Outlook-Plugin können Anwender auch eine öffentliche Freigabe in Nextcloud erstellen, in welche eingeladene Kontakte ebenfalls E-Mails auf Nextcloud hochladen können. Das erleichtert den Datenaustausch zwischen verschiedenen Benutzern. Der Link zu diesem Public Share wird in Outlook über eine E-Mail an den Empfänger der Mail geschickt, sodass dieser einfach auf die Freigabe zugreifen kann.

Dazu kommt die Secure-Mail-Funktion von Sendent. Anwender können eine E-Mail über das Plugin verschlüsseln. In diesem Fall wandelt das Plugin die E-Mail in eine Datei um und speichert sie in Nextcloud. Der Empfänger erhält eine E-Mail mit einem Link zum gespeicherten Text. Für den Zugriff muss der Empfänger auf den Link in der E-Mail klicken und ein Kennwort eingeben, das sich ebenfalls in die E-Mail integrieren lässt. Alle dazu notwendigen Einstellungen lassen sich direkt in Nextcloud in den Admin-Einstellungen festlegen.

Die Implementation von Sendent erfolgt idealerweise als Docker-Container. Dieser lässt sich beim Betrieb von Nextcloud als Container parallel betreiben, kann aber auch auf einem anderen Server laufen. Für den Betrieb der Lösung sollte ein Reverse-Proxy im Einsatz und eine Subdomäne vorhanden sein, über die schlussendlich die Freigabe der Daten erfolgt. Als Reverse-Proxy kann Apache zum Einsatz kommen (https://httpd.apache.org/docs/current/howto/reverse_proxy.html) aber auch jede andere Lösung. Wenn Docker und Docker Compose zum Beispiel auf Linux installiert sind, erfolgt der Download von Sendent über:
docker pull rg.nl-ams.scw.cloud/sendent-public/sendent-outlook:latest
Sendent einrichten

Nach der Installation des Docker-Containes erfolgt die Einrichtung der Sendent-App in der Nextcloud-Oberfläche. Diese wird in der Dokumentation ausführlich beschrieben (https://sendent.com/products/sendent-for-microsoft-outlook). Für die Integration ist es noch wichtig in der Nextcloud-Oberfläche die Sendent-App zu installieren. Das erfolgt über die App-Installation in Nextcloud über den Bereich „Apps“ in der Verwaltungsoberfläche. Nach der Integration kann Sendet über das Admin-Menü bei „Verwaltungseinstellungen“ angepasst werden. Nach der Bestätigung der Lizenzbedingungen kann die App eingerichtet werden. Bei „Group Settings“ erfolgt die Einrichtung der Lizenzierung.

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Bei „Sendent for Outlook“ erfolgt die Einrichtung des Plugins in der Umgebung. Auch hier sind die einzelnen Optionen in der Dokumentation (s.o.) beschrieben.

Nextcloud mit Exchange verbinden

Der Nextcloud Exchange Connector ermöglicht eine Synchronisierung zwischen Nextcloud und Microsoft Exchange, sowohl für On-Premises-Betrieb als auch für Microsoft 365. Die Lösung erlaubt eine bidirektionale Synchronisation von Kontakten und Kalendern. Microsofts Kontakt- und Kalenderformate werden über offene Standards wie CardDav und CalDav mit Nextcloud verbunden.

Neben der Synchronisation von Kontakten und Terminen sind auch Erweiterungen wie die Integration von E-Mail, To-do-Listen und Notizen in Arbeit. Eine weitere Funktion ist die Möglichkeit, Dateien aus Nextcloud direkt mit Outlook-Kontakten zu teilen. Zudem erleichtert der Connector die Terminplanung, insbesondere in Kombination mit Nextcloud Talk für Videokonferenzen, indem die Verfügbarkeit von Kollegen sofort geprüft und Besprechungen effizient koordiniert werden können.

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Sendent für Microsoft Teams

Mit dem Plug-in können Benutzer Dateien oder ganze Ordner direkt aus ihrer Nextcloud-Instanz in Microsoft Teams teilen, ohne die Oberfläche von Teams verlassen zu müssen. Die Integration funktioniert plattformübergreifend und ist für Windows, macOS, über Webbrowser sowie mobile Geräte unter iOS und Android verfügbar. Externe Benutzer von Teams können über das Plug-in sichere Zugriffslinks auf Dateien erhalten.

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