Studie von Nuance Produktivität leidet unter der Dokumentenverwaltung

Eine Nuance-Studie sagt aus, dass die Produktivität in kleinen und mittleren Unternehmen (KMUs) durch die Erstellung und Verwaltung von Textdokumenten stark beeinträchtigt wird.

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Unter dem Titel „Je besser die Technologie, desto größer die Effizienz“ ermittelte eine Studie von Nuance, wie die befragten KMUs in den Deutschland, Großbritanien und Frankreich ihre Effizienz bewerten, welche Aufgaben die meiste Zeit in Anspruch nehmen und mit welcher Technologie sie dieses Problem lösen möchten.

Software

Die Studie ergab, dass 41 Prozent der befragten KMUs keine Zeit haben, sich mit einer potenziellen Effizienzsteigerung durch den Einsatz von Spracherkennungs-Software und bezahlbarer Imaging-Lösungen zu befassen, auch wenn dazu nur ein IT-Upgrade nötig wäre. Trotzdem gibt ein Drittel an, dass sie ihre Software-Anforderungen nur einmal im Jahr, alle anderthalb Jahre oder noch seltener überprüfen.

„In der modernen Geschäftswelt kommunizieren und handeln Unternehmen vermehrt digital“, so Steven Steenhaut, Senior Director, EMEA Marketing bei Nuance Communications. „Trotzdem verwenden viele KMUs bei der Erstellung und Verwaltung wichtiger Dokumente weiterhin zeitraubende, veraltete Verfahren. Dies wirkt sich negativ auf ihre Wettbewerbsfähigkeit, Produktivität und langfristig auch auf ihre Profitabilität aus. Dabei gibt es bereits passende Lösungen, die die Unternehmenseffizienz maßgeblich steigern und eine schnelle Amortisierung der Investitionen bewirken.”

Bei der Studie kam außerdem heraus, dass kleine und mittlere Unternehmen ihre Produktivität deutlich erhöhen können, wenn sie leistungsstarke Spracherkennungs-Lösungen zur Dokumentenerstellung verwenden. Trotzdem nutzen in Deutschland (14 Prozent), Großbritannien (4 Prozent) und Frankreich (6 Prozent) bisher nur wenige diese Technologie.

PDF-Software

Bei der Wahl einer PDF-Software entscheiden sich 29 Prozent für bekannte Marken und versäumen dadurch effizienzsteigernde und kostenreduzierende Möglichkeiten alternativer Produkte, so Nuance. Davon ausgehend, dass 92 Prozent der deutschen KMUs mit PDFs arbeiten, spare eine Umstellung auf eine preisgünstige aber leistungsstarke PDF-Software mit einem anwenderfreundlichen Lizenzierungsmodell erhebliche Kosten und steigere die Produktivität.

Zeitaufwand

38 Prozent der Befragten verbringen täglich durchschnittlich zwei Stunden mit der Dokumentenbearbeitung. 10 Prozent der KMUs in Deutschland brauchen dafür sogar täglich mehr als fünf Stunden. In Anwaltskanzleinen benötigen 25 Prozent bis zu vier Stunden am Tag für die Bearbeitung von Dokumenten, bei 19 Prozent sind es sogar sechs Stunden täglich.

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