E-Mail-Zusammenarbeit in der Baubranche Optimiertes Dokumenten- und Projektmanagement mit SharePoint

Die E-Mail ist beileibe nicht tot, in vielen Unternehmen dient sie als zentrales Kommunikationsmedium. So wie beim Bauunternehmen Leonhard Weiss, wo man mit E-Mail und SharePoint die Zusammenarbeit und Dokumentenverwaltung in großen Bauprojekten abwickelt. Mit Outlook und dem Tool harmon.ie gelang es, die Usability zu verbessern, Dokumentenprozesse zu automatisieren und die Bauprojektverwaltung effizienter zu gestalten.

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„E-Mail ist tot, Social-Collaboration tritt in deren Fußstapfen und ermöglicht zeitgemäße, effizientere Kommunikation.“ Auch wenn diese Botschaft in den letzten Jahren in der IT-Branche allgegenwärtig zu vernehmen war, spricht die Realität in vielen deutschen Unternehmen eine andere Sprache.

Beim Bauunternehmen Leonhard Weiss aus dem Baden-Württembergischen Göppingen/Satteldorf beispielsweise läuft nichts ohne E-Mail, der reibungslose Betrieb auf den europaweit verteilten Baustellen hängt vom freien Fluss vielfältiger Geschäftsdokumente ab, wie der Bereichsleiter IT Atilla Kücük schildert: „Unsere Mitarbeiter hantieren ständig mit rund 900 Vorlagen, um die Prozesse von der Baustellenanmeldung, der Einrichtung bis zur Verfahrensanweisung korrekt abzuwickeln. Dabei fallen täglich enorme Mengen an E-Mails an.“

Während für die Mitarbeiter der Austausch per Mail praktisch ist, sorgten sich die Manager um das wachsende Dokumentenchaos. Der Großteil dieser Unterlagen blieb nämlich in den lokalen Postfächern und PST-Dateien der Mitarbeiter hängen, das zentrale Speichern auf Dateiservern blieb lange Zeit ein frommer Wunsch, der im Alltag übergangen wurde.

Statt Dateiserver: Dokumente zentral verwalten mit SharePoint

Um das unstrukturierte Dateimanagement in ein geordnetes, zentrales Dokumentenmanagement zu überführen, startete die IT vor einigen Jahren das Projekt ePOS mit Microsoft SharePoint. Kücük erläutert die damaligen Ziele: „Unser Unternehmen besteht aus verschiedenen, relativ eigenständigen Geschäftsbereichen wie Straßen- und Netzbau, Ingenieur- und Schlüsselfertigbau sowie Gleisinfrastrukturbau, wo die unterschiedlichsten Repositories für Dokumente existieren. Diese sollten alle in eine zentrale Struktur zusammengeführt werden.“ Als weiterer wichtiger Projektteil sollte ein Portal entstehen, das als zentraler Zugangangspunkt für alle Geschäftsprozesse inklusive SAP dient.

Der qualitativ entscheidende Punkt beim Umstieg auf SharePoint war die Einführung von Metadaten. Damit lassen sich Dokumente eindeutig kategorisieren und auch wieder finden – anders als in Ordnerstrukturen auf File-Servern. Als weiteres wichtiges Ziel bei der SharePoint-Einführung galt außerdem noch der Mitarbeiter-Self-Service zur Berechtigungsvergabe. Damit sollte ein kontrollierter Zugriff auf Dokumente möglich sein, bei dem die Benutzer selbstständig Berechtigungen verwalten und für weitere Personen vergeben konnten.

Schlechte SharePoint-Usability als Akzeptanz-Hürde

Während sich die Grundidee des ursprünglichen SharePoint-Konzepts als gut erwies, zeigten sich bei dessen Umsetzung bald Probleme, zeitweilig drohte das ambitionierte Projekt sogar zu scheitern. Die Verantwortlichen hatten die Hürden auf der „letzten Meile“ zum Anwender unterschätzt. Für die Mitarbeiter bedeutete nämlich der Umstieg auf ePOS einigen Zusatzaufwand, der sich vor allem beim Ablegen von Dokumenten bemerkbar machte.

Während sich bis dato das gesamte Handling von Unternehmensdokumenten im Outlook-Client abspielte, kam mit dem SharePoint-Portal eine neue, etwas sperrige Verwaltungsoberfläche zusätzlich ins Spiel. Das machte sich vor allem das Hochladen von E-Mails und Dokumenten bemerkbar, die nun im neuen System mit mehreren Schlagworten zur Klassifizierung ergänzt werden mussten. Aber auch die SharePoint-Upload-Dialoge entpuppten sich als Effizienzbremse, weil hier die Benutzer immer nur eine einzelne Datei auswählen können.

Unterm Strich führte der Umstieg von File-Servern auf SharePoint also zu deutlicher Mehrarbeit, so dass die großflächige Umsetzung innerhalb der Leonhard Weiss-Gruppe am Anfang nur eine geringe Akzeptanz bei den Mitarbeitern fand.

Outlook-Zusatz automatisiert Upload und Metadaten

Um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen und die Mitarbeiter neu für das Projekt zu motivieren, suchte der inzwischen neu an Bord gegangene CIO Atilla Kücük nach einer Lösung. Einen passenden Ansatz fand sein IT-Team beim Anbieter harmon.ie, der mit einer Outlook-Erweiterung eine umfassende SharePoint-Automatisierung ermöglicht. Das Tool nimmt dem Benutzer praktisch alle manuellen Schritte ab, die für eine Interaktion zwischen Outlook, Desktop und SharePoint erforderlich sind.

Erhält beispielsweise ein Entscheider eine Baustellenanmeldung per Mail, so verfährt er wie folgt:

• Er zieht die Mail oder den Anhang in die Seitenleiste –Erweiterung, wo als mögliche Ziele alle relevanten Ordner des SharePoint-Server bereitstehen.

• Beim „Fallenlassen“ einer Mail oder eines angehängten Dokuments versucht das Tool automatisch, die passenden Metadaten zu vergeben.

• Anschließend landet die Datei in der passenden SharePoint-Bibliothek. Dieses Verfahren funktioniert auch mit mehreren gleichzeitig ausgewählten Dokumenten.

Auf diese Weise entspricht das Ablegen von Dokumenten aller Art weitgehend dem alten Verfahren mit Netzwerklaufwerken – nur, dass hier nun ein intelligentes Dokumentenmanagement dahintersteckt. Mit der Einführung des Tools verschwanden auch die Akzeptanzhürden, die Mitarbeiter konnten wieder zur unverzichtbaren Unterstützung motiviert werden.

„Mit harmon.ie erleichtern wir den Mitarbeitern das gesamte Dokumenten-Handling und konnten so die Nutzung des SharePoint Server massiv steigern“, resümiert Atilla Kücük die Vorteile des Tools.

Aussichten: Weitere Prozessautomatisierung und mobile Clients

Für die Zukunft sind weitere Prozessautomatisierungen geplant, SharePoint soll zum zentralen Informations- und Anwendungsportal inklusive einer umfassenden SAP-Integration ausgebaut werden. Auch Mobile spielt dabei eine zunehmend wichtige Rolle. So ist in Zusammenarbeit mit harmon.ie bereits eine Lösung in Planung, um die steigenden Mengen an Smartphone-Fotos aus den täglichen Bauprojekten schneller und einfacher in das zentrale DMS zu integrieren.

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