Umsatzsteuer-Compliance zwingt zum Handeln Weshalb Unternehmen nicht mit der Migration zu SAP S/4HANA warten sollten

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Zum Ende 2027 wird der Support für ECC, die ERP-Lösung der früheren Generation von SAP, eingestellt. Für viele Unternehmen bedeutet das, dass sie bereits jetzt mit den Migrationsprozessen zu SAP S/4HANA beginnen müssen. Aber bevor es so weit ist, müssen sie eine wichtige Strategieentscheidung treffen: Brownfield oder Greenfield?

Um die Unterschiede zwischen Brownfield und Greenfield verständlicher zu machen, stellen wir uns folgendes Szenario vor: Schon seit zwanzig Jahren wohnen Sie in einem gemütlichen, eklektisch-dekorierten Zuhause. Bisher lief alles in der alten Wohnung, auch wenn nicht alles auf dem neusten Stand ist. Aber plötzlich erhalten Sie die schlechte Nachricht, dass Ihr ganzer Wohnblock abgerissen wird. Die gute Nachricht: Sie haben die Möglichkeit, in eine andere, komplett neue Wohnung zu ziehen.

Nach dem Brownfield-Ansatz würden sie jedes Stück Ihrer vorhandenen, abgenutzten Geräte und Möbel in die neue Wohnung mitnehmen, mit allen Macken, Eigenarten oder mittelmäßig durchgeführten Reparaturversuche. Hätte sich die Welt in den letzten Jahren nicht verändert, wäre es durchaus sinnvoll, vertraute Dinge mitzunehmen, anstatt sich an neue gewöhnen zu müssen. Mit der ERP-Kernsoftware sieht es nicht anders aus. Doch seit dem Einzug in Ihre erste Wohnung sowie seit der Einführung von SAP ECC6 im Jahr 2005 hat sich einiges geändert. Besonders im Bereich Steuern.

Eine globale Welle von kontinuierlichen Transaktionskontrollen (CTCs)

Das Thema digitale Steuererhebung wird aktuell auf globaler Ebene weiterentwickelt. Eine der wichtigsten Initiativen der Europäischen Union (EU) ist ViDA („VAT in the digital age“, übersetzt „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“). Dieses Mandat hat zum Ziel, die EU-Umsatzsteuerverfahren moderner und simpler zu machen. Zusätzlich setzen immer mehr Länder auf kontinuierliche Transaktionskontrollen. Deren Ziel ist, die Umsatzsteuerlücke zu verkleinern – oder im besten Fall zu schließen –, indem Unternehmen ihre geschäftlichen Transaktionen in Echtzeit mit den Behörden austauschen. Kurz gesagt, CTCs ermöglichen elektronische Rechnungsstellung und eine Echtzeit-Berichterstattung, was wiederum Steuerbetrug verhindern soll.

Diese digitalen Transformationsprozesse werden weltweit unterschiedlich angegangen, aber das Thema Compliance steht überall ganz oben auf der Prioritätenliste. Unternehmen, die sich nicht an diese neuen Vorschriften halten, müssen mit ernsten Folgen rechnen, wie etwa Prüfungen und Geldbußen bis hin zu strafrechtlichen Sanktionen. Deswegen ist Non-Compliance keine Lösung. Herkömmliche Verfahren zur Einhaltung der indirekten Steuer wurden für eine papiergestützte Geschäftswelt konzipiert. Doch in der neuen, digitalen Welt verlagern sich ein Großteil des Schwerpunkts der „Compliance“ auf das transaktionsbezogene Quellsystem. Darüber hinaus müssen die bestehenden Berichtprozesse, Organisationsstrukturen und Technologien, die direkt mit den ERP-Systemen interagieren, weiterentwickelt werden. Die Prozesse müssen den neuen Konzepten der Berichterstattung, wie CTCs, gerecht werden, die auf einem kontinuierlichen und automatisierten Datenaustausch basieren und immer weniger Zeit für manuelle Datenaufbereitung und -überprüfung lassen.

Erfüllung der Steuerpflicht wird operatives Problem

Um mit dem alten System des Steuerreportings schritthalten zu können, verlassen sich IT-Teams traditionell auf eine Reihe von Einzellösungen und benutzerdefinierten Code. Das führt in der Regel dazu, dass Tochtergesellschaften in verschiedenen Ländern unterschiedliche Systeme oder Lösungen nutzen. Doch dieser Ansatz wird bald nicht mehr ausreichend sein. Es ist an der Zeit, eine globale Strategie zu entwickeln, die die Einhaltung von Steuervorschriften mit ECC und S/4 Hana unterstützt.

Die Erfüllung der Steuerpflicht entwickelt sich immer mehr von einem vorwiegend ERP-zentrierten Buchhaltungsverfahren zu einem operativen Problem bis hin zu Verzögerungen in der Lieferkette. Hierdurch entsteht eine Abhängigkeit zwischen den korrekten Steuerdaten und Ihrem Saldo. Ein Validierungstool ist daher notwendig, um alle Fehler in dem Verarbeitungsprozess der Transaktionssoftware zu erkennen.

Ein großer Teil dieser Software wird höchstwahrscheinlich von Drittanbietern betrieben, die dieselben End-to-End-Prozesse für Millionen anderer Vertragspartner pflegen. Es liegt in der Verantwortung dieser Drittanbieter, die Einhaltung der Steuervorschriften für Transaktionen als integralen Bestandteil ihres Dienstleistungsangebots sicherzustellen. Für Nutzer dieser Dienstleistungen wird es daher immer wichtiger, Anbieter auf der Grundlage ihrer Möglichkeiten zur Überwachung der Einhaltung der Steuervorschriften und zur Verwaltung von Änderungen auszuwählen. Diese Plattformen zur Transaktionsverwaltung werden mit einer neuen Generation von cloud-fähigen ERP-Systemen interagieren, die dank der datenbankinternen Verarbeitung und anderer neuer Technologien eine massive Steigerung der Verarbeitungsleistung erhalten werden.

„Dezentrale“ Compliance genügt nicht mehr

In diesem neuen Ökosystem der digitalen Wirtschaft ist es eher kontraproduktiv, die „Compliance“ zu verlagern. Nach dem veralteten, dezentralisierten Konzept zur Einhaltung der Steuer-Compliance, werden Ihre lokalen Tochtergesellschaften unterschiedliche lokale Technologien und Anbieter für die Kernprozesse für Handelspartner und elektronische Rechnungsstellung einsetzen. Das bedeutet wiederum, dass es für Sie unmöglich ist, von den cloud-basierten Transaktionsplattformen zu profitieren, die Sie auf globaler Ebene einführen möchten. Sie können also keinen Nutzen aus unternehmensweiten Verwaltungsdashboards, Ausgabenmanagement und Finanzierungsoptionen ziehen.

Oder, um es kurz zu machen: Die Übertragung Ihrer indirekten Steuern in S/4HANA macht die digitale und finanztechnische Transformation rückgängig und kann Ihr Unternehmen in eine strategisch gefährliche Position bringen.

Der beste Zeitpunkt für die Modernisierung der Compliance-Tools ist sofort

Die Digitalisierung der Steuer und die dazugehörigen Kontrollmechanismen haben sich in den letzten Jahren beschleunigt. Wir können also davon ausgehen, dass in den nächsten Jahren mit Veränderungen in noch nie dagewesenem Tempo zu rechnen ist.

Unternehmen müssen sich fragen, ob ihre bestehenden Lösungen mit SAP S/4HANA kompatibel sind und ob sie das in Zukunft auch weiterhin sein werden. Die alten Compliance-Prozesse, die Sie in Ihrem ERP-System unterstützt haben, werden bald überflüssig sein oder ein ernstes Upgrade benötigen, um mit der transaktionszentrierten Welt schritthalten zu können. Wenn der Code neu aufgebaut werden muss, dann kann er nicht einfach kopiert und in das neue System eingefügt werden. Dadurch entsteht zusätzlicher Aufwand für die Entwurfs-, Test-, Neuentwurfs- und erneute Testphase.

Wenn wir zum Beispiel den Wohnungswechsel betrachten, wäre es absurd, Ihre alten, technisch überholten Geräte und Möbel in ihre neue Wohnung mitzubringen. Je länger Sie warten, umso beschwerlicher wird die unausweichliche Umstellung. Die sinnvollste Lösung wäre, die neuen Geräte bereits in Ihrer jetzigen Wohnung zu benutzen, um sich an sie zu gewöhnen, und dann umzuziehen.

Die S/4-Migration bietet die einmalige Gelegenheit, eine neue Ära Ihrer Steuersoftware einzuläuten. Dafür sollten Sie sich auf einen global agierenden Anbieter verlassen, der Ihre steuerlichen Compliance-Anforderungen erfolgreich erfüllt.

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