KI für den Mittelstand Warum sich der frühe Einstieg in MS Copilot lohnt

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Microsoft plant, das auf der OpenAI-Technologie basierende KI-Add-On MS Copilot in alle seine Produkte zu integrieren. Was bedeutet das für Unternehmen und insbesondere den Mittelstand, und wie sollten sie damit umgehen?

KI wird zum Schlüsselelement, nicht nur für Anwender von Microsoft-Lösungen. Microsoft hat angekündigt, innerhalb der kommenden zwei bis drei Jahren sein auf OpenAI-basierendes Add-On MS Copilot in wirklich jede Microsoft-Lösung zu integrieren – von Office 365 bis zu den hauseigenen ERP-Lösungen.

Gerade Mittelständler fragen sich nun, wie sie mit dieser Situation umgehen sollen: Lohnt es sich, so schnell wie möglich mit MS Copilot zu arbeiten? Oder sollte man besser abwarten, ob sich das neue Werkzeug in der Praxis anderer Unternehmen bewährt?

Braucht auch der Mittelstand smarte Assistenten?

Angesichts der begrenzten IT-Ressourcen kleiner und mittelgroßer Unternehmen ist das eine prekäre Frage. Viele Firmen, etwa im Handwerk, haben auch heute durchaus wenig digitalisierte Geschäftsmodelle, die sehr gut laufen. Allerdings gibt es allerorten viele fehleranfällige Routineaufgaben, deren Vernachlässigung bares Geld kosten kann, beispielsweise die Mahnung säumiger Schuldner oder die Steueroptimierung.

Auf die Frage nach dem Copilot-Einstieg wird es in den meisten Fällen nur eine richtige und vorausschauende Antwort geben: Einsteigen und dazulernen so schnell wie möglich. Denn ganz im Gegensatz zu den meisten bisherigen IT-Technologien ist für die Nutzung von MS Copilot kein Erlernen vielfältiger neuer Feinheiten bei der Softwarehandhabung erforderlich.

Massive Komplexitätsreduktion

MS Copilot macht es einfacher für Benutzer und IT-Administration, mit verschiedenen Softwarelösungen im Unternehmen umzugehen. Zum Beispiel müssen sie nicht mehr selbstständig Daten suchen, zusammenfügen und in verschiedenen Programmen integrieren, um eine Aufgabe zu erledigen.

Angenommen, eine Firma will eine Werbeaussendung für eine spezifische Zielgruppe konzipieren. Die Kriterien umfassen deutsche Kunden aus den PLZ-Bereichen 7, 8 und 9 mit mindestens 500 Mitarbeitenden, die in den letzten drei Jahren gewonnen wurden. Weitere Bedingung: Sie sollen in den vergangenen 12 Monaten eine bestimmte Produktgruppe, von der nun zu viel auf Lager ist, gekauft und ihre Rechnungen stets beglichen haben.

Bisher mussten hierfür händisch Daten aus ERP, CRM, Rechnungs- und Finanzwesen, möglicherweise Lagerverwaltung und Mahnwesen zusammengeführt werden. Die Daten mussten zudem lokalisiert und gegebenenfalls mit aktuellen Informationen, z.B. aus dem Internet, abgeglichen werden – vielleicht ist ja ein Kunde in den letzten Wochen umgezogen und hat das noch nicht gemeldet. Schließlich ist ein passender Text zu generieren.

Verkürzung von Routineaufgaben

Das bedeutet: Partiell händische Datenfilterung, möglicherweise Aufbau neuer IT-Schnittstellen zwischen Applikationen und so weiter. Was bisher leicht zwei Wochen dauern und mehrere Personen ganztägig beschäftigen konnte, erfordert im Endausbau mit Copilot nur noch die Eingabe einer entsprechenden Arbeitsanweisung und die Überprüfung des generierten Ergebnisses.

Das beschleunigt die Time-to-Market für das Unternehmen um Dimensionen und schont die kostbare Zeit der raren Mitarbeitenden. Sie werden durch Tools wie MS Copilot mitnichten arbeitslos, sondern können ihre Energien und Ressourcen endlich statt in endlose Sortierarbeiten in wertschöpfende Tätigkeiten stecken: die Konkurrenzanalyse, die Generierung neuer Kunden oder die Entwicklung neuer Produkte und Dienstleistungen.

Vorsprung potenziell uneinholbar

Wer beim Wettrennen um den Markt mit frühem Einstieg und intelligenter Nutzung der neuen KI-Funktionen erst einmal einen Vorsprung durch hervorragende, schnelle Angebote und Services erarbeitet hat, dürfte von der Konkurrenz nur noch schwer einzuholen sein. Mit anderen Worten: Zögern im Bereich Copilot-Einsatz gefährdet mittelfristig das Überleben von Unternehmen – egal, ob klein oder groß. Dies gilt übrigens auch für die Anwender anderer Softwarelösungen als Microsoft, denn auch hier ist es nur eine Frage der Zeit, bis sie ebenfalls mit KI ausgerüstet werden.

Allerdings gibt es beim Einstieg in die Arbeit mit Copilot-verstärkten Lösungen durchaus einiges zu berücksichtigen. Denn die Ergebnisse der KI können nur so gut sein wie die Daten und Systeme, die sie „füttern“. Das heißt also: die eigenen Daten und Anwendungen müssen in Ordnung gebracht werden. Dazu gehört beispielsweise die Bereinigung unnötig komplexer Softwarelandschaften.

Bereinigung von Softwarelandschaft und Datenbeständen

Wer mehrere CRM- oder ERP-Systeme parallel unterhält, deren Anwendungsgebiet sich möglicherweise auch noch überschneiden, darf sich über Komplikationen oder fragwürdige Ergebnisse von Copilot-Anfragen nicht wundern. Genauso wenig darf sich wundern, wer Datenbestände nur selten oder unregelmäßig bereinigt, beispielsweise veraltete Adressen nur einmal jährlich korrigiert oder Dubletten verzögert beseitigt.

Wichtiger denn je werden in Zukunft der Schutz der Daten und die Zugriffsrechte auf sie. Denn rechtliche, wirtschaftliche und ethische Gründe zwingen dazu, genau auf Datenschutz, Datenhoheit und Datensicherheit zu achten. Die Frage, wer und welche Systeme einschließlich MS Copilot auf welche Datenbestände zugreifen darf und wofür die jeweiligen Daten genutzt werden dürfen, wird zum Schlüsselmoment.

Kernaufgaben: Datenschutz, Datensicherheit, Datenethik

Nicht auszudenken, wenn sich schutzbedürftige persönliche Daten plötzlich in einem breit gestreuten Werbeschreiben oder auf der Website wiederfinden. Ebenso, wenn die Konkurrenz auf firmeninterne sensible Datenbestände zugreifen kann. Hier sind rechtliches Wissen, technische Expertise in der Umsetzung von Datenschutz und -Sicherheit sowie klare Regeln der Unternehmensführung genauso gefragt wie Fingerspitzengefühl. Denn manches, was sich rechtlich noch im Rahmen des Erlaubten bewegt, könnte den Ruf des Unternehmens trotzdem schädigen und sollte deshalb ethisch motiviert unterbleiben.

Eine weitere Frage, die IT-Administratoren zukünftig herausfordern dürfte, ist die Integration von Nicht-Microsoft-Lösungen, beispielsweise spezifischer Branchensoftware, in das für MS Copilot zugängliche Datenuniversum. Über entsprechende Schnittstellen sind solche Ankopplungen absolut möglich. Allerdings erfordert die dahinterliegende Technologie mehr Wissen und Aufwand als die Nutzung des Copiloten.

Schrittweiser Einstieg

Wer sich damit überfordert fühlt, sollte auf Beratungs- und Integrationsleistungen spezialisierter Dienstleister zurückgreifen. Neben detaillierten Kenntnissen der Microsoft-Lösungen sollten solche Dienstleister über nachgewiesenes Know-how in Größenklasse und möglichst auch Branche des jeweiligen Kunden verfügen.

Schließlich stellt sich für viele die Frage, wie sie ihren Einstieg in die Nutzung des Copilots oder anderen KI-Lösungen sinnvoll gestalten. Hier ist ein schrittweises Vorgehen sinnvoll. Dies passt dazu, dass die volle Funktionalität des Assistenten in allen MS-Produkten erst über die nächsten zwei bis drei Jahre in die Softwarelösungen integriert werden wird. Microsoft unterstützt solche Strategien, indem auch einzelne Copilot-Lizenzen erworben werden können.

Berater und Integratoren helfen

Unternehmen sollten also die Fähigkeiten der KI in kleinen, überschaubaren Projekten testen. So können sie die Teams an den Umgang mit der Technologie gewöhnen, Vertrauen in sie gewinnen oder auch Schwachstellen erkennen. Zeigt ein Testprojekt, dass die Datenbasis bereinigt oder aktualisiert werden muss, ist meist noch kein Schaden entstanden.

Wo sich die KI-Nutzung auszahlt, können schnell größere Bereiche mit Copilot ausgerüstet werden. Denn je mehr Erfahrung mit der Anwendung vorhanden ist, desto nützlicher dürfte Copilot werden. Auch hier profitieren Unternehmen vom Rat fachkundiger Berater, die bereits KI- und MS-Projekte umgesetzt haben.

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