Einheitliche Kommunikation sicherstellen Logistik in Remote-Teams

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Um Remote-Teams sinnvoll führen zu können, ist es wichtig, auch die Logistik im Auge zu halten. Bei der Softwareentwicklung sind dabei einige Faktoren zu beachten.

Mit der Zunahme der Remote-Arbeit seit Beginn der Corona-Pandemie nehmen Remote-Teams immer häufiger an Webcam-Meetings teil, die nicht so recht funktionieren wollen. Oft erinnern diese an „moderne Séancen“: „Bist Du da, Jonas?“, „Markus, kannst Du uns hören?“, „Wir sehen Dich, Sabine, siehst Du uns auch?“ und „Kannst Du das Fenster öffnen, Anna?“.

Ursache für diese Logistikprobleme sind, neben mangelhafter Schulung, allzu oft unzureichende Absprachen und uneinheitliche technische Grundlagen. Hinzu kommen nicht selten Absprachen über den am nächsten liegenden – aber nicht unbedingt naheliegenden und gewünschten – Kanal. Der eine schreibt per WhatsApp, der andere postet in Slack und der Dritte greift lieber ganz klassisch zum Telefon.

Die Kommunikation zerfasert, Absprachen sind nicht mehr nachvollziehbar. Genau deshalb sollten Teamleiter, die Wert auf die Qualität ihrer Remote-Meetings und -kommunikation legen, dafür sorgen, dass die Logistik stimmt.

Logistik in Remote-Teams: Software-Standards setzen

Der wohl wichtigste Schritt, um die Logistik eines Remote-Teams zu optimieren, ist der Einsatz einer einheitlichen Software. Hierfür bietet sich idealerweise eine Team-Software oder Groupware wie etwa Microsoft Teams, Slack oder eine der Alternativen an. Das schließt die Vergabe von Lizenzen und Zugangsdaten sowie gegebenenfalls die fachgerechte Installation durch die IT-Abteilung mit ein.

Alle Team-Mitglieder sollten verpflichtend dazu „genötigt“ werden, diese eine Software zu verwenden. So lässt sich das Zerfasern der Kommunikation inklusive der damit verbunden Datenschutz- und Sicherheitsproblematik zwar nicht vermeiden, aber doch deutlich reduzieren. Feste Regeln wie etwa „Absprachen außerhalb unserer Groupware sind nichtig“ können helfen, die Mitarbeiter dazu zu bringen, sich an die Regeln zu halten.

Zugangshürden beseitigen

Gerade Unternehmen, die bisher eine Inhouse-Kultur pflegten, tun sich mit Remote-Teams schwer. Neben der fehlenden Infrastruktur für Remote-Arbeit wird diese, falls vorhanden, unnötig kompliziert gestaltet. Da muss erst per VPN auf das Unternehmensnetzwerk zugegriffen werden, in dem irgendwo eine wichtige Datei auf einem klassischen Server liegt, um anschließend über diese wackelige Verbindung irgendwie mit Gratis-Zoom-Lizenzen, Instant-Messengern und E-Mails zu kommunizieren.

Das sorgt einerseits für Chaos und Konnektivitätsprobleme, andererseits liegt die Hürde für Mitarbeiter, sich mit anderen zu verbinden, relativ hoch: Wenn erst diverse Arbeitsschritte geleistet werden müssen, um überhaupt arbeiten zu können, sinkt die Motivation – und die Kommunikation läuft aus dem Ruder. Deshalb sollten Teamleiter darauf Wert legen, dass die Verbindung der Remote-Team-Mitglieder möglichst reibungslos abläuft. Hier ist mit Blick auf die Compliance wichtig, eine möglichst barrierefreie Grundlage für die Zusammenarbeit zu schaffen.

Für schnelles Internet bei den Mitarbeitern sorgen

Gerade in Entwickler-Teams kommen die Mitarbeiter im Home-Office nicht selten aus aller Herren Länder. Doch auch innerhalb Deutschlands gibt es erhebliche Unterschiede bei der Qualität der Internetverbindung – sei es aufgrund der Wohnlage des Mitarbeiters oder aufgrund der Tatsache, dass er nur einen sehr alten Tarif oder gar Smartphone-Verbindungen für die Remote-Arbeit nutzt.

Da die Qualität der Verbindung direkten Einfluss auf die Qualität der Zusammenarbeit hat, kann es durchaus im Sinne des Arbeit- oder Auftraggebers sein, Mitarbeiter bei der Versorgung mit schnellem Internet zu unterstützen. Das kann der einfache Hinweis auf eine unzuverlässige Verbindung sein, das kann aber auch die Finanzierung eines Firmen-Internetzugangs in hoher Qualität sein.

Arbeitsmittel-Niveau festlegen

In Home-Office-Zeiten können übrigens auch die Arbeitsmittel an sich eine Hürde für die Remote-Arbeit darstellen: Wenn Mitarbeiter auf die heimische Infrastruktur zugreifen, gibt es gleich mehrere Problembereiche. Zum einen wäre da der Sicherheitsaspekt: Wenn Mitarbeiter mit ihrem möglicherweise mit Schädlingen infizierten PC auf das Unternehmens-Netzwerk zugreifen, sind Probleme programmiert.

Aber auch Hardware- und Softwareprobleme sorgen mitunter für lästige Störungen in Remote-Teams. Abstürzende Rechner und schlechte Tonqualität der Webcam haben schon so manches Meeting ruiniert. Dementsprechend sinnvoll kann es sein, Mitarbeiter auf einen einheitlichen Hardware-Pool zugreifen zu lassen. Wer keinen Dienstrechner stellen kann oder will, sollte zumindest ein Anforderungsprofil für die Anschaffung aktueller Hardware ausgeben.

Kernarbeitszeiten beachten

Wenn Remote-Teams zusammenarbeiten, kommt es schnell zu Auflösungserscheinungen der Kernarbeitszeit. Mal schnell die Kinder in die Kita bringen oder einkaufen erscheint problemlos für die Remote-Mitarbeiter und der Teamleiter sieht keine Schwierigkeiten, Mitarbeiter nach der Tagesschau vor den Rechner zu zerren.

Das muss nicht sein: Remote-Teams leben davon, dass man die Kiste auch ausmachen kann und dass die Mitarbeiter sich auf die Arbeitszeiten verlassen können. Deshalb sollten normale Kernarbeitszeiten – etwa 9 bis 17 Uhr – vereinbart werden. Sind Mitarbeiter in fernen Zeitzonen mit an Bord, kann es außerdem sinnvoll sein, diese in eigenen Teams zu gruppieren und nur in dringenden Fällen zu kontaktieren – und natürlich nur, wenn es sich um einen Zeitpunkt handelt, der für alle Zeitzonen tragbar ist.

Den sozialen Faktor der Arbeit nicht vergessen

Zu guter Letzt sollte auch bei Remote-Teams nicht vergessen werden, dass die Mitarbeiter Menschen sind. Genau wie bei lokalen Teams spielen auch in Remote-Teams viele Faktoren eine Rolle, die bei der Arbeit neben der Arbeit stattfinden. Das kurze private Gespräch an der Kaffeemaschine, die kleine Feier für ein erreichtes Zwischenziel oder gemeinsame Unternehmungen der Teammitglieder fallen durch die räumliche Entfernung weg. Deshalb ist es in Remote-Teams besonders wichtig, Raum für persönliche Gespräche und gemeinsame Team-Events zu schaffen.

Das kann zum Beispiel ein zwangloser Kanal in der Groupware sein, in dem Team-Mitglieder sich während der Arbeit privat austauschen oder Memes schicken können. Auch kurze nicht arbeitsrelevante Gespräche bei Videomeetings sind dem allgemeinen Wohlbefinden zuträglich. Denn nur, wenn die Team-Mitglieder sich auch privat ein wenig besser kennenlernen, kann sichergestellt werden, dass Team-Arbeit möglichst reibungslos funktioniert – ganz egal, ob es sich um lokale oder Remote-Teams handelt.

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