Toms Wochentipp: Verschiedene E-Mail-Adressen verwalten Kostenlose E-Mail-Aliase in Microsoft 365 nutzen

Von Thomas Joos

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In Microsoft 365 können Admins ohne Kosten und zusätzliche Lizenzen mehrere E-Mail-Aliase einem Benutzer zuordnen. Dadurch lassen sich auch komplexe Namen einfacher mit E-Mail-Adressen versorgen oder Anwender können mehrere E-Mail-Adressen parallel nutzen.

Ein Nutzer, verschiedene E-Mail-Adressen: eine kostenlose Funktion in Microsoft 365.
Ein Nutzer, verschiedene E-Mail-Adressen: eine kostenlose Funktion in Microsoft 365.
(Bild: frei lizenziert dference - Pixabay / Pixabay)

In vielen Szenarien ist es sinnvoll, dass Benutzer mehrere E-Mail-Adressen erhalten. Die zusätzlichen E-Mail-Aliase müssen nicht lizenziert und auch nicht komplex konfiguriert werden. Alle E-Mails, die in Microsoft 365 über einen der Aliase eingeht, stellt Microsoft 365 in den gleichen Posteingang zu.

Anpassen der Benutzereinstellungen in Microsoft 365.
Anpassen der Benutzereinstellungen in Microsoft 365.
(Bild: Joos)

Anlegen von E-Mail- Aliasen in Microsoft 365.
Anlegen von E-Mail- Aliasen in Microsoft 365.
(Bild: Joos)

Anwender können eigene Regeln definieren, mit denen die E-Mails anschließend von Outlook oder Outlook im Web in verschiedene Ordner weitergeleitet oder anderweitig behandelt werden.

Praxis: Zusätzlichen Alias in Microsoft 365 anlegen

Das Anlegen von zusätzlichen Aliasen läuft über das Microsoft 365 Admin Center. Dieses ist über die Adresse „admin.microsoft.com“ erreichbar. Über „Benutzer\Aktive Benutzer“ sind alle Benutzer zu sehen, die in Microsoft 365 angelegt sind. Durch einen Klick auf einen Benutzer sind dessen Einstellungen zu finden. Über den Link „Benutzernamen und E-Mail“ bei „Konto“ sind die verschiedenen Einstellungen für Aliase zu finden.

Auf der folgenden Seite „Benutzernamen und E-Mail verwalten sind die bereits vorhandenen E-Mail-Adressen zu sehen und auch die Aliase. Außerdem zeigt das Fenster die primäre E-Mail-Adresse an. Diese zeigt Microsoft 365 als Absendeadresse an und ist auch für die Anmeldung an Microsoft 365 zuständig.

Bei „Aliase“ kann an dieser Stelle eine weitere Adresse angelegt werden. Bei „Benutzername“ wird das Präfix der Adresse angegeben, bei „Domänen“ wird ausgewählt, welche E-Mail-Domäne der Benutzer erhalten soll. Mit „Hinzufügen“ wir der Alias gespeichert und steht zur Verfügung. Auf diesem Weg lassen sich nahezu beliebig viele E-Mail-Adressen für Benutzer anlegen. Sobald der Alias angelegt ist, kann der Benutzer E-Mails von diesem Alias empfangen.

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