SAC: Flexible Finanzplanung in Krisenzeiten Tipps für den Einstieg in SAP Analytics Cloud

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Finanzen planen, anstatt mit bloßen Zahlen zu agieren, das ist es, was modernes Controlling sein sollte. In vielen Unternehmen kommen aber noch immer Excel-basierte Planungen zum Einsatz, obschon diese einen hohen Aufwand bedeuten, Personalkapazitäten unnötig binden und obendrein eine hohe Fehleranfälligkeit aufweisen.

Vor allem in unruhigen Krisenzeiten benötigen Unternehmen aber eine verlässliche Finanzplanung, mit der sie flexibel und kurzfristig reagieren können. Mit SAP Analytics Cloud ist eine solche Planung möglich. Damit der Einstieg sicher gelingt, helfen die nachfolgenden Tipps.

Die SAP Analytics Cloud (SAC) kommt als Standardlösung in der Cloud daher und ist besonders für IT-affine Fachanwender zur Finanzplanung geeignet. Vor allem in Krisenzeiten lässt sich das Potenzial der SAC ausschöpfen, weil sie einfache und schnelle Planungen erlaubt – Fachanwender müssen nicht erst auf die umfassende Unterstützung der IT warten, sondern können selbst loslegen.

Die SAC bietet zudem mehr Freiheiten in der Planung und eine hohe Zeitersparnis. Finanzplanungen sind dadurch kurzfristig möglich, zusätzlich liefern Controller nicht nur Zahlen, sondern haben auch genügend Kapazitäten, diese zu analysieren, sprich: Sie können hinterfragen, was zum Beispiel eine Inflation von acht Prozent bedeutet und wie sie sich auf die Kosten, das Personal und die Produktion auswirkt.

Damit der Einstieg in die Finanzplanung mit der SAC reibungslos gelingt, gilt es folgende Punkte zu beachten:

Nicht das alte Tool nachbauen, sondern neue Möglichkeiten nutzen
Entscheiden sich Unternehmen für die Finanzplanung mit der SAC, sollten sie sich auch ganz darauf einlassen und nicht etwa versuchen, die alte Excel-basierte Planung nachzubauen. Es gilt, für die neuen Funktionalitäten offen zu sein und diese zu nutzen. Der Umstieg auf das neue Tool sollte auch Anlass sein, die alten Planungsprozesse zu hinterfragen. Denn die bisher verwendete Lösung ist in der Regel historisch gewachsen und beinhaltet etliche Spezialfälle. Viele von diesen sind aber längst nicht mehr relevant. Mit dem Einstieg in die Finanzplanung mit der SAC sollten sich Unternehmen daher auf aktuelle Themen fokussieren. Viele der bisherigen Vorgehensweisen können mit der SAC optimiert werden, dadurch reduziert sich die Komplexität der gesamten Finanzplanung: Zum Beispiel müssen Dateien nicht zwischen den Abteilungen hin und her- oder von der Niederlassung in die Zentrale geschickt werden, weil sie ja in der Cloud liegen und dort für alle Zugriffsberechtigten einsehbar bzw. bearbeitbar sind. Neben Zugriffsrechten lassen sich auch Vorgaben zentral steuern – ein enormer Vorteil gegenüber den beliebigen und veränderbaren Excel-Formeln.

Fokus auf inhaltliche Themen legen
Früher wurden für Finanzplanungen Lastenhefte geschrieben, die manchmal eine dreistellige Anzahl an Anforderungen beinhaltet haben. Diese Zeiten sind jedoch vorbei, Unternehmen sollten sich bei ihren Finanzplanungen nicht mehr in kleinen Details verlieren, sondern sich auf die relevanten Kernbereiche fokussieren. Denn für erfolgreiche Planungsprojekte müssen genügend Ressourcen zur Verfügung stehen. Es bietet sich daher an, Themenblöcke zu erstellen und diese nach und nach abzuarbeiten: Das Controlling beginnt mit einer Gewinn-Verlust-Rechnung und setzt darauf eine Bilanzplanung auf, in die später Details zu Rückstellungen ergänzt werden können. So können schnell erste Berichte geliefert werden, auf deren Basis sich erste Planungen durchführen lassen. Die Finanzplanung in Themenblöcken geht in Richtung Agilität, die Schnelligkeit und Anpassungsfähigkeit verspricht.

SAC im Vergleich zu einer Konsolidierungslösung
Wichtig für die inhaltliche Arbeit zu wissen ist, dass die SAC keine speziellen Konsolidierungsfunktionen bereitstellt. Für verschiedene Ebenen des Unternehmens lassen sich Planungen erstellen: So können zum Beispiel auf der Ebene der Zentrale einfache Eliminierungen, wie eine Binnenumsatzeliminierung, verwendet werden. Dies erfordert allerdings den Einsatz spezieller Formeln. Einen Teil der Finanzplanung können Fachanwender also mit der SAC erstellen; komplexere oder speziellere Sachverhalte aus dem Themenbereich der Konzernkonsolidierung kann mit SAP Group Reporting abgedeckt werden. Im Gegenzug erleichtert die SAC aber vor allem IT-affinen Fachanwendern die Arbeit, weil sie ohne Unterstützung der IT-Abteilung selbstständig und in kurzer Zeit Berichte anfertigen können. Die SAC kann zwar keine Konsolidierungslösung ersetzen, dafür können Controller aber kurzfristig verlässliche Berichte für einzelne Gesellschaften oder auf Konzernebene liefern.

Anwender frühzeitig miteinbeziehen
Die Geschäftsführung sollte die SAC ihren Fachanwendern nicht einfach vorsetzen, sondern die Mitarbeiter frühzeitig an Bord holen, damit sie das Tool ausgiebig kennenlernen können, bevor sie damit produktiv arbeiten sollen. Das hat mehrere Vorteile: Die Anwender fühlen sich einbezogen und stehen dem Umstieg auf das neue Tool viel aufgeschlossener gegenüber. Das vermeidet ein „Excel-Schatten-Reporting“: Controller sollen ja fortan hauptsächlich die SAC nutzen und nicht im Hintergrund wie gehabt ihre Excel-Listen per Mail versenden. Zusätzlich können Führungskräfte deren Feedback einsammeln – Stichwort Agilität – und relevante Punkte, die der zentralen Konzernplanung nicht bewusst ist, umsetzen lassen.

Von automatischen Updates nicht überraschen lassen
Einmal im Quartal spielt die SAP automatisch Updates auf. Diese sind einerseits eine Chance, weil alte Funktionalitäten anschließend aktualisiert oder sogar neue verfügbar sind. Andererseits stellen automatische Updates auch ein Risiko dar – nämlich dann, wenn sie ein Unternehmen unvorbereitet treffen. Es kann vorkommen, dass zum Beispiel ein Update die Benutzeroberfläche ändert, um die Bedienbarkeit zu verbessern. Möglich ist auch, dass bisherige Funktionalitäten auslaufen und durch neue Funktionen mit mehr Möglichkeiten ersetzt werden. Mit einem gewissen IT-Aufwand sollten Unternehmen nach jedem Update rechnen, damit die Fachanwender das Tool wieder wie gewünscht nutzen können. Über die Zeitfenster für die Updates informiert die SAP vorab, in der IT müssen dann Kapazitäten für etwaige Anpassungen freigehalten werden. Sind Unternehmen auf Updates vorbereitet, erwarten sie keine Überraschungen und die Anwender profitieren schnell von den Neuerungen der aufgespielten Updates.

BPC Embedded als On-Premises-Lösung einsetzen
Die SAC speichert alle Daten in der Cloud. Das hat den Vorteil, dass autorisierte Personen zentral auf die Daten zugreifen können. Kommt das wegen bestehender Datenschutzrichtlinien oder anderer gesetzlicher Vorgaben (z.B. bei kritischer Infrastruktur) nicht in Frage, können sie die SAC aber dennoch als Web-Frontend verwenden. Die Datenhaltung kann in einem solchen Szenario in BPC Embedded erfolgen.

In Krisenzeiten besonders wertvoll

Die SAP Analytics Cloud erleichtert vor allem IT-affinen Finanzplanern die Arbeit. Sie nimmt den Planungsprozessen die Komplexität und ermöglicht es den Anwendern, selbstständig und kurzfristig neue Planungsszenarien mit entsprechenden Berichten zu erstellen. Vor allem für Krisenzeiten, wie sie die Weltwirtschaft in den letzten Jahren erlebt, ist die Finanzplanung mit der SAC daher ideal.

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