Ein Blick auf die TCO hilft bei der Entscheidung ECM-Software – On-Premises oder Content Services aus der Cloud?

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„Die Cloud boomt“ – Collaboration-Tools wie Teams, Slack und Zoom oder auch Filesharing-Tools wie Dropbox und Co. haben in den letzten Jahren einen Höhenflug erlebt. Wollen Unternehmen jedoch mehr als reines Filesharing, sondern umfassendes ECM mit automatisierten Workflows und DSGVO-Konformität, ist die Cloud nicht so begehrt.

Die Cloud ist allgegenwärtig – so wird es zumindest suggeriert. Wenn es jedoch um die Migration großer Plattformlösungen geht, fällt die Entscheidung zwischen OnPrem und Cloud in der DACH-Region nicht selten zugunsten der On-Premises-Implementierung auf dem eigenen Server aus. Ein Grund dafür ist die oft fehlende Transparenz über die TCO (Total Cost of Ownership), also die Gesamtbetriebskosten: Es ist kein Geheimnis, dass eine moderne Cloud-Implementierung, insbesondere wenn sie wie im Fall einer Plattform dür Enterprise Content Management (ECM) unternehmensweit ausgerollt wird, kurzfristig teurer ist als eine (bestehende) On-Premises-Installation. Eine reine initiale Kostenbetrachtung greift jedoch zu kurz.

Capex versus Opex – Investitionskosten versus Betriebskosten

Beim Kauf einer Kaffeekapselmaschine ist den allermeisten Verbrauchern inzwischen klar, dass die Firma, die mit charismatischen Filmstars wirbt, ihren Hauptumsatz nicht mit dem Gerät, sondern mit dem fortlaufenden Verkauf der Kapseln generiert. Also lieber beim Filterkaffee bleiben? Was beim Kaffeekonsum sinnvoll sein kann – wenn man bereit ist, geschmackliche Abstriche zu machen –, lässt sich auf IT-Anschaffungen nur bedingt übertragen.

Denn der Gedanke, einmal in eine On-Prem-Lösung zu investieren und dann finanziell „Ruhe“ zu haben, greift gerade bei großen Implementierungen viel zu kurz. Je älter eine Lösung wird, desto wartungsintensiver wird sie. Updates, Upgrades und Erweiterungen sind notwendig, um die Lösung an veränderte Anforderungen des Unternehmens anzupassen und gegebenenfalls zu skalieren. Neue gesetzliche Vorgaben müssen abgebildet und Schwachstellen kontinuierlich identifiziert und gepatcht werden, um Cyberkriminellen nicht Tür und Tor zu öffnen. All dies bedeutet einen enormen Ressourcenaufwand für die IT-Teams, die in den letzten Jahren vielfach ausgedünnt wurden.

Wenn Fachkräfte teuer oder nicht verfügbar sind

Laut Bitkom fehlen in Deutschland derzeit 137.000 IT-Fachkräfte. Während früher IT-Teams größer waren und damit mehr interne Ressourcen für Wartung und Management zur Verfügung standen, müssen IT-Abteilungen heute die gleiche Leistung mit deutlich weniger Personal erbringen. Dies liegt zum einen daran, dass es extrem schwierig geworden ist, überhaupt geeignetes und qualifiziertes Personal zu gewinnen und zu halten, zum anderen sind die Gehälter für IT-Fachkräfte aufgrund der hohen Nachfrage enorm gestiegen.

In dieser angespannten Situation kann der Betrieb einer On-Prem-Lösung langfristig nicht nur zu einem personellen Kraftakt, sondern auch zu einer finanziellen Herausforderung werden, denn um eine Informationsmanagement-Plattform performant und sicher zu betreiben, bedarf es eines Know-hows, um sichere Konfigurationen zu wählen, alle notwendigen Compliance-Richtlinien einzuhalten und Prozesse möglichst effizient und störungsfrei aufzusetzen.

Managed Cloud Content Services

Einige Enterprise-Content-Management- und Informationsmanagement-Plattformen sind bereits so konzipiert, dass sie den IT-Alltag der Teams durch Konfigurationsoptionen und vorgefertigte Integrationen erleichtern. Das hilft, ist aber nicht immer ausreichend.

Content Services aus der Cloud schaffen Abhilfe. Hier können Kunden über eine Plattform Managed Cloud Content Services beziehen und erhalten so externe Unterstützung bei der unternehmensweiten Verwaltung von Daten, Dokumenten und Inhalten sowie der zugehörigen Geschäftsprozesse. Hinzu kommt, dass der Trend in vielen Bereichen bereits klar in Richtung Cloud geht und immer mehr Cloud-Anwendungen zum Einsatz kommen. Diese lassen sich mit einer Cloud-Content-Services-Plattform, wie der von Hyland, deutlich einfacher integrieren, da Schnittstellen, beispielsweise zu gängigen ERP- oder Buchhaltungsanwendungen, vorhanden sind und kontinuierlich weiterentwickelt werden.

Dies ermöglicht auch kleineren Teams einen sicheren und hochperformanten Betrieb der Lösungen. Die Mehrkosten für die Migration in die Cloud sollten daher unbedingt den Kosten für zusätzliches qualifiziertes Personal gegenübergestellt werden. Dabei ist auch zu bedenken, dass selbst die Bereitschaft, IT-Fachkräfte zu bezahlen, nicht immer bedeutet, dass diese auch zeitnah und bedarfsgerecht auf dem Arbeitsmarkt verfügbar sind.

Resilienz in unsicheren Zeiten

Anders als noch vor einigen Jahren, als die Einsparung von Personalkosten eine treibende Kraft für IT-Investitionen war, können Cloud-Investitionen heute eher eine Investition in die „Machbarkeit“ bzw. den kontinuierlichen Betrieb bestimmter Infrastrukturen sein.

Die Entscheidung für eine Cloud-Lösung bedeutet „Planbarkeit“ bzw. Resilienz gegenüber drohenden Rezessionen, sich ständig verändernden Geschäftsmodellen, aggressiven Abwerbeversuchen auf dem Arbeitsmarkt und volatilen Marktbedingungen, insbesondere in den aktuell unsicheren Zeiten. Der Zugewinn an Flexibilität, Skalierbarkeit und Unabhängigkeit von Personalressourcen kann somit zu einem echten Wettbewerbsvorteil und einer Investition in die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen werden.

Systematische Analyse vor der Entscheidung

Im Zusammenhang mit kritischen Infrastrukturen fällt immer wieder der Begriff „too big to fail“. Und auch bei großen On-Prem-Implementierungen hat man oft das Gefühl, dass sich niemand so recht an diese Großprojekte herantraut – nicht zuletzt, weil die initialen Migrationskosten zunächst hoch erscheinen.

Um eine fundierte Entscheidung treffen zu können, sollten sich die Verantwortlichen daher folgende Fragen stellen: Haben wir genügend Mitarbeitende und Know-how, um die Plattform auch zukünftig sicher und performant on-premises zu managen und zu betreiben? Wie hoch sind die Personalkosten für das nachhaltige Management einer On-Premises-Lösung (inkl. aufwändigem Rekrutierungsprozess) im Vergleich zu den Kosten in der Cloud? Welchen Stellenwert haben Flexibilität, Agilität, Skalierbarkeit und Ausfallsicherheit in unserer Unternehmensstrategie? Und nicht zuletzt: Erfüllt die bestehende Lösung auch in Zukunft die sich ständig ändernden Anforderungen? Erst dann kann die Entscheidung getroffen werden, wie man auch in Zukunft „seinen Kaffee“ ökonomisch, komfortabel und natürlich schmackhaft trinken möchte.

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