Fairer Umgang mit Leistungskontrolle Wann digitale Kontrolle im Arbeitsalltag illegal ist

Anbieter zum Thema

netfiles GmbH

Hyland Software Germany GmbH

Cloudgermany.de GmbH

Ob per Keylogger, Webcam oder GPS: Unternehmen setzen zunehmend digitale Mittel zur Kontrolle ihrer Mitarbeiter ein. Doch müssen Arbeitnehmer Überwachung am Arbeitsplatz, im Homeoffice und auf Dienstreisen überhaupt akzeptieren? Was rechtlich erlaubt ist – und was Arbeitgeber wissen müssen.

Digitale Überwachung zwischen Fürsorgepflicht und Kontrollwunsch

Microsoft implementierte in seine Kommunikationssoftware Teams kürzlich die Option, den Standort der Nutzer kenntlich zu machen, sobald diese sich in das firmeneigene WLAN eingewählt haben. Für Arbeitgeber ein großer Vorteil. Doch ist das erlaubt? Und wie lassen sich Arbeitgeber- und Arbeitnehmerinteressen mit Datenschutz und IT-Compliance vereinbaren? Rechtsanwältin Sophia von Verschuer, Fachanwältin für Arbeitsrecht, klärt auf, was im Homeoffice, im Büro und unterwegs zulässig ist und was nicht.

Mit dem Vormarsch von Remote Work und hybriden Arbeitsmodellen wächst auch das Bedürfnis vieler Unternehmen, Arbeitsprozesse digital zu begleiten und zu kontrollieren. Tools zur Zeiterfassung, Software-Monitoring oder Standortverfolgung gehören heute vielerorts zur Unternehmensrealität. Doch der Grat zwischen legitimer Steuerung und rechtswidriger Überwachung ist schmal.

Rechtsrahmen: Was ist erlaubt und wo wird Überwachung unzulässig?

„Digitale Überwachungsmaßnahmen im Arbeitsverhältnis müssen immer auf einem konkreten, legitimen Interesse des Arbeitgebers beruhen und verhältnismäßig sein“, sagt Sophia von Verschuer. Beispielhafte Eingriffe wären:

• Software-Keylogger: In der Regel unzulässig, da sie alle Eingaben aufzeichnen. Nur bei konkretem Verdacht auf Pflichtverletzung und nach vorheriger Aufklärung zulässig (vgl. BAG, 2 AZR 681/16).

• Auswertung des Browserverlaufs: In der Regel unzulässig, es sei denn es besteht ein konkreter Verdacht auf eine arbeitsvertragliche Pflichtverletzung (z.B. übermäßige Privatnutzung trotz Verbots) oder eine Straftat.

• Aufzeichnung über die Webcam: Erfolgt die Aufzeichnung heimlich, stellt dies einen erheblichen Eingriff in das grundrechtlich geschützte Persönlichkeitsrecht dar, dass auch bei Verdacht einer Straftat (z.B. Arbeitszeitbetrug) dies wohl nicht rechtfertigt.

• GPS-Tracking: Das ist im Außendienst erlaubt – aber auch hier nur mit dokumentiertem Zweck und geringer Eingriffstiefe.

Homeoffice: Technische Überwachung im privaten Raum

Gerade im Homeoffice ist der Schutz der Privatsphäre besonders sensibel. Eine durchgehende Aktivitätskontrolle, etwa per Webcam oder Anwesenheitsprotokoll, kann leicht in eine verdeckte Dauerüberwachung übergehen.

„Arbeitgeber dürfen nicht davon ausgehen, dass technische Möglichkeiten gleichbedeutend mit rechtlicher Zulässigkeit sind“, warnt Sophia von Verschuer. Datenschutz, technische Sicherheit und Transparenz müssen bei Remote-Arbeit gemeinsam gedacht werden.

Überwachung auf Dienstreisen: Datenschutz endet nicht an der Landesgrenze

Auch auf Dienstreisen setzen Unternehmen zunehmend digitale Werkzeuge zur Koordination und Kontrolle ein. Doch auch hier gelten enge rechtliche Grenzen.

Die Ortung von Mitarbeitenden über GPS kann unter bestimmten Umständen zulässig sein, etwa im Außendienst, zur Einsatzplanung oder zur Sicherung von Firmeneigentum. Eine lückenlose Überwachung oder die Speicherung von Bewegungsprofilen ist jedoch regelmäßig unverhältnismäßig und damit unzulässig. Besonders heikel wird es, wenn Privatfahrten mit getrackten Dienstwagen erlaubt sind. Hier müssen technische Lösungen, zum Beispiel eine Umschaltung auf einen „Privatmodus", bereitstehen.

Rechtlich relevant ist auch, dass der Geltungsbereich der DSGVO nicht mit der Landesgrenze endet. Dienstliche Endgeräte, die im Ausland genutzt werden, unterliegen weiterhin den europäischen Datenschutzanforderungen – auch dann, wenn Cloud-Dienste mit Servern außerhalb der EU zum Einsatz kommen.

Sophia von Verschuer: „Transparenz ist das oberste Gebot. Mitarbeitende müssen vorab informiert werden, welche Überwachungs- und Sicherheitsmaßnahmen im Betrieb, im Homeoffice und auf Reisen greifen, welche Daten dabei erhoben werden und wie sie sich im Zweifelsfall schützen oder wehren können.“

Die Rolle von Interessenvertretungen, insbesondere Betriebsräten

Der Betriebsrat hat ein zwingendes Mitbestimmungsrecht, wenn es um die Implementierung, Anwendung und Änderung von digitalen Tools durch den Arbeitgeber geht, die Arbeitnehmende potenziell überwachen können. Dabei geht es nicht darum, dass der Arbeitgeber diese Tools auch zur Überwachung einsetzen möchte. Allein die Möglichkeit erfordert die gründliche Prüfung durch den Betriebsrat und die Mitbestimmung hinsichtlich der konkreten Anwendung.

„Betriebsräten kommt bei der Implementierung digitaler Tools eine bedeutende Rolle zu, indem sie die Arbeitsbedingungen konkret mitgestalten und wichtige Rechte der Beschäftigten sichern”, erklärt Verschuer und gibt IT-Teams folgende Empfehlungen:

• Verwendung DSGVO-konformer Tools mit klaren Protokollierungsgrenzen.

• Trennung von dienstlicher und privater Nutzung (z. B. Container-Apps).

• Sicherstellung verschlüsselter Verbindungen (VPN, Zwei-Faktor-Authentifizierung).

IT-Compliance & DSGVO: Was dokumentiert und geregelt sein muss

Die DSGVO fordert, dass jede Verarbeitung personenbezogener Daten nachvollziehbar, dokumentiert und technisch abgesichert erfolgt. Besonders im Beschäftigungskontext (Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG) gelten strenge Maßstäbe.

Pflichtaufgaben für Unternehmen:

• Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten: Welche Tools erfassen welche Daten? Wer hat Zugriff?

• Eine Datenschutzfolgeabschätzung (DSFA) ist bei sensibler Überwachung wie Keyloggern oder dauerhafter Videobeobachtung erforderlich.

• Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM): Zugriffsschutz, Auditierung, Verschlüsselung, Rechte- und Rollenkonzepte.

• Informationspflichten: Mitarbeitende müssen umfassend informiert werden. Idealerweise geschieht das durch eine aktualisierte Betriebsvereinbarung für die Nutzung digitaler Tools in Remote Work.

• Eine umfassende und rechtzeitige Beteiligung des Betriebsrats in Form einer gemeinsam abgestimmten Betriebsvereinbarung.

Digitale Mitarbeiterüberwachung ist kein ausschließlich technisches Projekt, sondern erfordert auch klare rechtliche und ethische Rahmenbedingungen. Wer klare Prozesse etabliert, Mitarbeitende einbezieht und gesetzliche Vorgaben ernst nimmt, reduziert Risiken und stärkt Vertrauen.

Vertrauen, Transparenz und klare Regeln

Digitale Überwachung ist ein sensibles Thema und mit erheblichen rechtlichen Risiken verbunden. Der moderne Arbeitsplatz verlangt neue Formen der Zusammenarbeit, aber auch neue Formen der Verantwortung. Wer als Arbeitgeber auf Transparenz, Kommunikation und ein ausgewogenes Datenschutzkonzept setzt, stärkt das Vertrauen seiner Belegschaft – und schützt sich vor rechtlichen Fallstricken. Und auch Beschäftigte sollten ihre Rechte kennen und Verstöße keinesfalls stillschweigend hinnehmen.

(ID:50646860)