SaaS-Anbieter als Vorreiter Digitale Transformation – Nicht nur etwas für Spezialisten

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Das Wort „Digitalisierung“ ist in aller Munde und wird mittlerweile auf alle erdenklichen Lebensbereiche bezogen oder angewendet: Egal ob Produktion, Transport, Politik, Bildung oder das Gesundheitswesen. Kaum ein Bereich wird nicht beeinflusst und fast jeder Sektor und jedes Unternehmen profitieren bei richtiger Umstellung davon.

Doch Deutschland wird häufig hinterher gesagt, dass das Land im Hinblick auf die Digitalisierung stark hinterherhinke und auch Bürger scheinen mit den jüngsten Entwicklungen größtenteils unzufrieden zu sein. Dass das insbesondere auf den öffentlichen Sektor zutrifft, belegt beispielsweise eine aktuelle Umfrage des Digitalverbandes Bitkom: Vier von fünf Befragten wünschen sich von ihrer Stadtverwaltung, Digitalisierungsmaßnahmen mit mehr Nachdruck zu verfolgen. Über die Hälfte finden ihren Wohnort zudem sogar digital rückständig. Das sind deutliche Zahlen und deutliche Aussagen. Doch nicht nur im öffentlichen, sondern auch im privaten Sektor gibt es häufig noch viel Potenzial nach oben. Wo muss zuerst angepackt werden?

Junge Tech-Unternehmen ebnen den Weg

Es kommt nicht von ungefähr, dass traditionelle Unternehmen und offizielle Verwaltungen keine Vorreiter im Sinne der Digitalisierung sind: Schließlich existieren sie schon für viele Jahre und müssen zunächst Gewohntes transformieren, um ihre Arbeitsweise den sich wandelnden Anforderungen anzupassen. Junge und innovative Tech-Unternehmen sowie Start-ups hingegen haben den digitalen Aspekt in der Regel bereits in ihrer Organisationskultur verankert – und zwar von Beginn an.

Ein großer Ansporn für Start-ups und finanziell noch nicht allzu stark aufgestellten Unternehmen ist etwa die Kosteneinsparung, welche häufig automatisch durch die Reduzierung manueller Abläufe erreicht wird – etwa durch den Einsatz neuer Technologien. Durch einfache Tools können etwa per E-Mail Benachrichtigungen versandt werden, sobald eine Beschwerde bearbeitet wurde oder ein Produkt abholungsbereit ist – ganz ohne händischen und somit personellen Aufwand. Solche Prozesse sind bei jungen Unternehmen aus Effizienzgründen häufig selbstverständlich und ebnen somit traditionellen Unternehmen den Weg, aus solchen Arbeitsweisen zu lernen und sie zu übernehmen.

Potenziale für Unternehmen jeder Branche und jeder Größe

Zeit- und Kosteneinsparung sind also die allseits bekannten Pro-Argumente im Hinblick auf Digitalisierungsmaßnahmen, insbesondere auf langfristige Sicht. Vor allem jedoch schafft die digitale Transformation im gesamten Unternehmen eine einheitliche, einzige Quelle der Wahrheit: Jeder hat von überall Zugriff auf dieselben Daten. Und das ist ein riesiger Vorteil, denn die Wahrscheinlichkeit, dass Fehler passieren, minimiert sich daher um ein Vielfaches – vorausgesetzt natürlich, die gemeinsamen Zugriffsdaten sind nicht bereits von vornherein fehlerbelastet. Doch automatisierte Prozesse schließen das in der Regel aus, schließlich ist Irren menschlich und kein maschinentypisches Charakteristikum.

Der ideale Weg ist es, nicht nur IT-Spezialisten am Weg der Digitalisierung teilhaben zu lassen, sondern alle Beteiligten eines Unternehmens in diesen Prozess mit einzuschließen. Wenn einzelne Mitarbeitende zu verschiedenen Abläufen befähigt werden, so beseitigt das jede Menge potenzielle Engpässe, da jeder auf dem gleichen Stand ist. Das schafft Vertrauen, eine viel transparentere Abstimmung zwischen allen Teams und Abteilungen und niemand bleibt zurück.

Doch Digitalisierungsmaßnahmen schaffen nicht nur Vorteile auf Unternehmensseite: Sie haben auch messbar positive Auswirkungen auf Kundenzufriedenheit und Brand Awareness.

Digitalisierung vorantreiben – wo liegen die Hürden?

Viele Unternehmen arbeiten aus der Macht der Gewohnheit heraus und mangels – scheinbar – notwendigem Expertenwissen mit in die Tage gekommenen Altsystemen, welche händisch gepflegt werden müssen. Solche Systeme und Abläufe sind häufig tief in den traditionellen Unternehmensstrukturen verwurzelt und da nur sehr schwer herauszulösen, da sie manchmal von Führungspositionen, manchmal von Mitarbeitenden mit eisernem Willen verteidigt werden. Die Umstellung bereitet vielen Beteiligten Unbehagen.

Digitalisierung verlangt daher vor allem einen Perspektivwechsel: Es braucht benutzerfreundliche und intuitive Plattformen, etwa auf Basis des Low-Code-/No-Code-Ansatzes. So haben alle Geschäftsnutzer die Möglichkeit, neue Systeme zu nutzen, auch außerhalb interner IT-Abteilungen und komplette Workflows zu vereinfachen und zu optimieren. An dieser Stelle findet das Umdenken statt: Denn Digitalisierung geht allen im Unternehmen etwas an und ist kein Exklusiv-Thema für Spezialisten.

Das Stichwort lautet hier Datendemokratisierung. Denn wenn alle Daten jeder und jedem zugänglich gemacht werden, können Entscheidungen unternehmensweit auf handfester Grundlage getroffen werden. Solche Entscheidungen finden dann viel schneller statt und zudem genau dort, wo sie benötigt werden. Einzelne Abteilungen bleiben hingegen nicht völlig allein auf Datensilos sitzen. Das komplette Handeln des Unternehmens wird daher transparenter – und genau damit tun sich viele schwer. Es gilt daher, Vertrauen aufzubauen über alle Ebenen hinweg und Misstrauen abzubauen.

Tradition trifft Innovation

Der generelle Digitalisierungsstand Deutschlands wird häufig am Status des öffentlichen Sektors gemessen. Dieser könnte in Zusammenarbeit mit Cloud Anbietern auf eine neue Ebene gehoben werden. Doch die gewohnten Strukturen von Behörden lassen sich in der Regel nicht besonders schnell umkrempeln – zudem sind sie aus sehr gutem Grund kritisch und besonders vorsichtig im Hinblick auf den Datenschutz. Schließlich hantiert der öffentliche Sektor in hohem Maße mit sensiblen, personenbezogenen Daten der Bürger. Doch das ist unbegründet, denn man kann zum einen auf Sicherheitsstandards und lokale Speicherung der Daten bei der Auswahl des Anbieters achten und zum anderen passende Cloud Software zur Kommunikation untereinander einsetzen, die den digitalen Alltag sowohl im Büro als auch aus dem Homeoffice unterstützen.

Die Pandemie hat derweil den Wandel merklich beschleunigt und der Digitalisierung einen Schub verpasst: In vielen Fällen waren digitale Alternativen unausweichlich und mussten von heute auf morgen her. Und es zeigte sich, dass es funktioniert. Nicht nur aus der Not heraus, sondern weil es unglaublich viele Potenziale bietet, sollten nun alle auf diesen inzwischen immer schneller fahrenden Zug aufspringen: Egal ob privater oder öffentlicher Sektor.

* Der Autor Jagjeet Bewas ist Channel Partner Manager DACH bei monday.com. Er ist für die schnelle Skalierung des Partner-Ökosystems in Deutschland, Österreich und der Schweiz verantwortlich. Mit Arbeitsbetriebssystemen wie monday.com können Unternehmen ohne oder nur mit wenig Programmierkenntnissen Workflow-Prozesse und Projekte digitalisieren, sei es im Personalwesen, an Universitäten, in Fabriken oder im Zeitungswesen.

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