So finden Unternehmen die richtigen Cloud-Tools Das Einmaleins der digitalen Transformation

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Die digitale Transformation ist Chance und Herausforderung für deutsche Unternehmen. Die richtige Cloud Software trägt dazu bei, Hürden zu beseitigen und Erfolgschancen zu realisieren – sie muss allerdings den individuellen Anforderungen entsprechen. Dabei gilt es, typische Fallstricke zu vermeiden und die richtige Strategie und Software zu wählen.

In Zeiten der digitalen Transformation suchen Unternehmen nach neuen Wegen, um effizienter zu arbeiten und sich den wechselnden Marktbedingungen anzupassen. Ohne die passende Cloud-Software stoßen Unternehmen bald an ihre Grenzen. Viele, teils sehr ähnliche Optionen auf dem Markt, unterschiedliche Bedürfnisse und Anforderungen und die Frage nach der Integrierbarkeit in bestehende Lösungen und Prozesse erschweren die Entscheidung erheblich. Im schlimmsten Fall werden neue Produkte eingeführt, aber nicht genutzt oder Unternehmen zahlen gleich mehrfach für dieselbe Funktion.

Um Cloud Software individuell für die jeweiligen Bedürfnisse auszuwählen, kann z.B. das eigens entwickelte Cloud Alignment Canvas zur Rate gezogen werden. Basierend auf den Gedanken des Business Model Canvas führt es durch grundlegende Fragen und Schritte von der Auswahl bis zur Implementierung individuell passender Cloud-Software.

Vision und Purpose gemeinsam definieren

Bevor sich Unternehmen mit der Auswahl der Software beschäftigen, sollten zunächst Vision und Zielsetzung der Initiative klar definiert werden. In vielen Fällen steht das Ziel bereits fest: Beispielsweise die Digitalisierung einer bestimmten Geschäftsanwendung, die Ablösung eines alten Produktes oder die Optimierung eines Workflows. Ist das Ziel nicht ganz klar, hilft ein Blick auf die konkreten Probleme: Wo liegen konkrete Herausforderungen und welche Pain Points sollten adressiert werden? Wer diese kennt, kann die Vision und Zielsetzung direkt daraus ableiten. Mit dem Blick auf die Vision und das finale Produkt ergeben sich dann auch automatisch die KPIs der Initiative, also beispielsweise die Steigerung des ROIs.

In jedem Fall sollten Vision und Purpose aber unabhängig von der technologischen Lösung beleuchtet und in einer Art Workshop-Atmosphäre gemeinsam erarbeitet werden. Es hilft, Verantwortliche aus verschiedenen Unternehmensbereichen an den Tisch zu holen und aus verschiedenen Blickwinkeln zu diskutieren, was Digitalisierung für die unterschiedlichen Positionen bedeutet, welche Zielsetzungen mit ihr verknüpft werden und welche Erwartungshaltung damit einhergeht. Welche zentrale Bedeutung dieser Zusammenarbeit zukommt, zeigt die Realität: Häufig haben Positionen aus dem Marketing ganz andere Ziele und Vorstellungen von Digitalisierungs-Initiativen als das Management oder die IT.

Sind Problem und Lösung erarbeitet, kann die Implementierung der Strategie in Time Boxen (Timeboxing) priorisiert werden. Sie beinhalten alle Timings und Meilensteine von der Vision bis zur Implementierung und finalen Lösung. Ein Zeitraum von drei Monaten bis zu einem Jahr ist ideal – die Devise lautet: Lieber schneller starten, als zu lange zu planen. Purpose, Ziele und KPIs sollten festgelegt werden, ohne dabei die Bedürfnisse der Nutzer zu vernachlässigen. Daher ist es sinnvoll, parallel zu klären, welche Geschäftsbereiche und Rollen vom Problem betroffen sind und wer an der Vision partizipiert. Anschließend wird erarbeitet, welche Rolle den einzelnen Nutzern dabei zukommt.

Analyse des Status Quo

Im Zuge des Software Audits sollte in jedem Fall der Status quo im Unternehmen analysiert werden. Diese Analyse geht über die reine Betrachtung genutzter Software hinaus und kann gut in vier Teilbereiche unterschieden werden:

• 1. Kommunikation: Wie tauschen sich Team und Geschäftsbereiche untereinander, aber auch mit Dritten aus? Über welche Kanäle findet der Austausch statt und wie werden beispielsweise Meetings oder Chats gehandhabt?

• 2. Tools: Welche Tools sind bereits im Einsatz und für welche Prozesse werden diese genutzt? Wer nutzt welche Tools?

• 3. Kollaboration: Welche Arten der Zusammenarbeit bestehen zwischen welchen Positionen und Teams innerhalb, aber auch außerhalb des Unternehmens?

• 4. Integration: Welche Optionen zur Integration bieten diejenigen Softwarelösungen oder Plattformen, die weiterhin im Einsatz bleiben sollen? Welche Anforderungen müssen erfüllt sein, damit Daten sicher zwischen den verschiedenen Anwendungen und Systemen ausgetauscht werden können?

Mit der Beantwortung dieser Fragestellungen lassen sich die wichtigsten bereits bestehenden Prozesse und Anwendungen gut überblicken. Das gibt erste Anhaltspunkte, anhand derer sich einige Lösungen bereits ausschließen lassen.

Zur zusätzlichen Spezifikation bietet sich der weitere Austausch mit den von der Lösung betroffenen Nutzern an. Die Auswahl kann dann weiter eingeschränkt werden, indem abgefragt wird, auf welche Software die Nutzer nicht verzichten möchten und welche Lösungen im Arbeitsalltag eher ineffizient sind. Hier hilft es auch, ganz spezifisch zu fragen: Was würde passieren, wenn ein bestimmtes Produkt nicht mehr in Verwendung wäre? So wird zusätzlich deutlich, wo Änderungsbedarf besteht und welche Lösungen weiterhin im Einsatz bleiben sollten.

Zentrale Fragen des Software-Audits

Mit diesem Überblick ist die Auswahl passender Software bereits eingegrenzt. Nun kann gezielt nach Software gesucht werden. Hierbei sollten Vision und Ziel, Nutzer und bereits vorhandene Infrastruktur immer im Blick bleiben. Die Anforderungen an passende Software sind von Unternehmen zu Unternehmen individuell. Dennoch bleiben jeweils dieselben grundlegenden Fragen zu klären:

• 1. Datenschutz & Datensicherheit: Welchen Anforderungen an den Datenschutz muss die Software gerecht werden? Wie werden Daten übertragen und wo werden diese gespeichert? Müssen besondere Sicherheitsstandards eingehalten werden?

• 2. Skalierbarkeit: Kann sich die Software an das Wachstum des Unternehmens anpassen? Welche neuen Anforderungen werden sich an die Software ergeben, sobald das Unternehmen skaliert? Wie gut greift die Software in Zukunft neue Trends & Technologien auf?

• 3. Integration: An welche bestehenden Anwendungen sollte die Software angebunden werden und wie einfach gestalten sich die Integrierbarkeit und der Datenaustausch?

• 4. Benutzerfreundlichkeit: Wie intuitiv muss die Software gestaltet sein und welcher Schulungsaufwand ergibt sich gegebenenfalls vor der Anwendung? Inwiefern bietet der Softwareanbieter Schulungen oder Einführungen in die Software?

• 5. Anpassbarkeit: Wie einfach kann die Software auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden? Bietet der Anbieter selbst Anpassungen oder kann das Team diese eigenständig vornehmen?

• 6. Kosten & Nutzen: Welcher Invest ist nötig und welcher ROI ist zu erwarten?

Eine besondere Herausforderung liegt in der Zusammenarbeit unterschiedlicher Unternehmensbereiche. Nutzen verschiedene Teams bzw. Unternehmensbereiche wie Marketing, Sales, IT oder HR zu viele verschiedene Tools, wird die übergreifende Zusammenarbeit erschwert. Gleichzeitig können kaum alle Anwendungen im Unternehmen über ein einziges Tool abgebildet werden. Der Schlüssel liegt in der richtigen Balance an Software-Lösungen und einer guten Zusammenarbeit und Integrierbarkeit verschiedener Lösungen.

Implementierung und regelmäßiges Monitoring

Die Auswahl der passenden Software und deren Implementierung ist nur der Anfang des Weges – häufig ergeben sich in diesem Zuge weitere Anforderungen oder neue Optimierungsmöglichkeiten. Um das volle Potenzial auszuschöpfen, helfen regelmäßige Monitoring-Meetings. Im Abstand von zwei bis drei Monaten treffen sich die unterschiedlichen Rollen und Verantwortlichen, um zu besprechen, was sich geändert hat und welche Anpassungen getroffen werden sollten.

Insbesondere in größeren Unternehmen kann es herausfordernd sein, alle Stimmen zu hören und alle Anwender von neu eingeführten Lösungen zu überzeugen. Dabei sind Mitarbeitende die besten Botschafter. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass führende Positionen an der Vision partizipieren und von neuen Lösungen überzeugt sind – diese können dann ihre Begeisterung und Leidenschaft weitergeben und Mehrwerte authentisch kommunizieren.

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