Das A und O für rationelle kaufmännische Abläufe

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Hauptsächlich der Aufwand rund um die Rechnungserstellung und -bearbeitung lässt sich inzwischen im geschäftlichen Alltag durch Automatisierung verringern. Wegbereiter für die durchgängige und rechtssichere Abbildung elektronischer Prozesse im Rechnungswesen ist in Deutschland das sogenannte ZUGFeRD-Verfahren. Das Kürzel steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung“ und definiert ein Standardformat für elektronische Rechnungen. Der neue Standard zum Arbeiten mit elektronischen Rechnungen wurde im Sommer 2014 vom Bundesministerium für Inneres sowie Wirtschaft und Energie und dem IT-Branchenverband Bitkom festgelegt.

ZUGFeRD legt fest, wie die Informationen in einer elektronischen Rechnung gespeichert werden, damit Zahlungsverkehr- oder Buchführungsprogramme diese auslesen und übernehmen können. Bezüglich der Rechtssicherheit ist die elektronische Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt. Alle wesentlichen Informationen des Belegs werden als XML-Code an ein äußerlich gewöhnliches PDF-Dokument angehängt, sodass die hinterlegten Informationen automatisch und fehlerfrei in die Buchführung übertragen werden können. Die Datev-Lösungen unterstützen die Bearbeitung von Eingangsrechnungen im ZUGFeRD-Format, die Umsetzung in den Komponenten für die Rechnungserstellung soll bald folgen.

Anerkennung digitaler Belege

Im Kampf gegen die Papierbelege und für mehr Effizienz setzt Datev zudem auf das Verfahren des „Ersetzenden Scannens“. Um Belege in Papierform elektronische weiterverarbeiten zu können, müssen diese eingescannt werden. Das sogenannte „Ersetzende Scannen“ kann hier ein hohes Maß an Beweissicherheit, wenn auch noch nicht absolute Rechtssicherheit, bieten, dadurch dass alle Arbeits- und Scan-Prozesse sauber dokumentiert werden. Die von der Datev ihren Mitgliedern zur Verfügung gestellte „Arbeitshilfe zur Verfahrensdokumentation beim Ersetzenden Scannen von Buchungsbelegen“ unterstützt Steuerberater darin, diese individuelle Verfahrensdokumentation für sich und die von ihnen betreuten Unternehmen einfach zu erstellen. Als begrüßenswerten Beitrag zum Bürokratieabbau findet das Ersetzende Scannen auch den Beifall der Politik. Vor dem Nationalen Normenkontrollrat (NKR) betonte Bundeswirtschaftsminister Sigmar Gabriel im Oktober 2014 die Rechtmäßigkeit des Vorgehens. Er räumte allerdings ein, dass dies noch zu wenigen Unternehmen bekannt sei.

Trotz der vielen positiven Aspekte gelten digitale Kopien noch nicht als vollwertiger Ersatz der Papierbelege und rechtssicheres Beweismittel. „Wer sich aber an die Spielregeln hält, kann auf die papiergebundene Archivierung verzichten“, beruhigt Schwarzer. Das Ersetzende Scannen von Buchungsbelegen wird von den Finanzverwaltungen grundsätzlich anerkannt. Und auch eine Simulationsstudie der Datev in Zusammenarbeit mit der Universität Kassel ergab, dass Finanz- und Zivilgerichte den gescannten Belegen grundsätzlich den gleichen Stellenwert einräumen wie dem Original aus Papier.

Buchhalters Traum

Die digitale Transformation von Unternehmensprozessen bringt demnach auch auf kaufmännischer Seite positive Rationalisierungseffekte, indem sich beispielsweise die Ablage unter Einhaltung aller erforderlichen Aufbewahrungspflichten verschlanken lässt oder Archivflächen und Kosten für betriebliche Abläufe reduziert werden. Digitale Prozesse in der Buchführung – komplett durchgängig ohne Medienbrüche und über Unternehmensgrenzen hinweg – können da nur der Traum jedes Steuerberaters, Finanzprüfers und nicht zuletzt Buchhalters in Unternehmen sein.

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