Erfolgsrezepte aus dem Silicon Valley

Agile Managementmethoden verändern unsere Arbeitswelten

| Autor / Redakteur: Arno Schambach* / Elke Witmer-Goßner

Organisation, Prozesse, Leadership oder Unternehmenskultur müssen heute bestmöglich auf die operativen und strategischen Ziele ausgerichtet werden.
Organisation, Prozesse, Leadership oder Unternehmenskultur müssen heute bestmöglich auf die operativen und strategischen Ziele ausgerichtet werden. (Bild: gemeinfrei - Gerd Altmann/Pixabay / Pixabay)

Wie bringt man die eigenen Mitarbeiter dazu, unternehmerische Zielvorgaben im Tages- und Projektgeschäft zu verankern? Welchen Beitrag können die Mitarbeiter zur Zielerreichung leisten? Und wie lassen sich Ergebnisse messen und die eigenen Ressourcen effektiv steuern?

Mit diesen Fragen beschäftigen sich heute viele Unternehmen, Führungskräfte und Projektmanager, um Chancen zu verfolgen und Risiken durch Veränderungsprozesse zu minimieren. Jährliche Zielvereinbarungen mit Mitarbeitern sind gerade bei wachstumsorientierten Unternehmen heute kaum mehr geeignete Instrumente, um ein Unternehmen auf die Herausforderungen der Digitalisierung, Veränderungen der Arbeitswelten oder agile Managementmethoden vorzubereiten. Die Alternative der digitalen Pioniere aus dem Silicon Valley wie Intel, Google, Oracle, Twitter, LinkedIn oder Apple heißt: OKR.

OKR steht für „Objectives and Key Results”. Hinter diesem Akronym verbirgt sich eine agile Leadership- und Managementmethode, die von immer mehr großen und auch mittelständischen Unternehmen weltweit und auch in Deutschland aufgegriffen wird. Ursprünglich von Intel entwickelt und 1999 von Google eingeführt, ist der Ansatz dieser Methode nicht grundlegend neu, hat jedoch vor den heutigen Herausforderungen wie Wachstum, Digitalisierung und Changemanagement enorm an Bedeutung, Wirkungspotenzial und Fürsprecher gewonnen. Gerade strukturelle Themen wie Organisation, Prozesse, Leadership und Unternehmenskultur erfordern agile Methoden, um diese bestmöglich auf die operativen und strategischen Ziele auszurichten.

Dabei ist die Grundidee von OKR so einfach wie effektiv: Zunächst wird durch das Management die elementare Unternehmensvision festgelegt: Wofür steht das Unternehmen heute, welche Probleme unserer Kunden wollen wir lösen und wo wollen wir in fünf Jahren stehen? Aus der Unternehmensvision werden von den Abteilungsleitern für die einzelnen Teams schließlich max. fünf Teilziele (Objectives) auf der Zeitachse abgeleitet und mit jeweils bis zu vier Kernergebnissen (Key Results) konkretisiert. Während es bei den Zielen darum geht, was man erreichen möchte (z.B. fünf Prozent Umsatzwachstum in der Sparte Büromöbel), beschreiben die Kernergebnisse in Form von Meilensteinen, wie diese Ziele zu erreichen sind (z.B. Fertigung von X Varianten zur Erschließung neuer Kundengruppen). Die „Key Results“ machen schließlich den Erfolg oder Misserfolg der OKR konkret messbar.

Wechselwirkungen sind ausdrücklich erwünscht

OKR können sowohl auf Unternehmensebene festgelegt werden, als auch auf Team- und Mitarbeiterebene. Team OKR bündeln dabei nicht nur die individuellen Ziele und Kernergebnisse der einzelnen Teammitglieder, sondern geben darüber hinaus notwendigen Freiraum für die Festlegung von Prioritäten. Wichtig dabei ist, dass die Ziele nicht lediglich Top-Down vorgegeben, sondern gemeinsam in den Teams und mit den Teammitgliedern abgestimmt werden, um individuelle Fähigkeiten und Ideen zu berücksichtigen. Zudem weiß jeder Mitarbeiter am besten, wie er in seinem Wirkungskreis zur Zielerreichung beitragen kann. Als agiles Managementinstrument erlaubt OKR eine wesentlich effektivere Reaktion auf spezifische Sachverhalte, wie etwa klassische Zielvereinbarungen. So werden in regelmäßigen Abständen die erreichten Ergebnisse und geänderten Rahmenbedingungen erneut bewertet und für die Festlegung der OKR für das nächste Quartal herangezogen. Dies sorgt für den notwendigen Feinschliff und eine „Kalibrierung“ der Methode, wenn Ziele und Ergebnisse etwa zu weit auseinanderliegen.

Projektübersicht in der Projektmanagement- und Collaboration-Software Taskworld.
Projektübersicht in der Projektmanagement- und Collaboration-Software Taskworld. (Bild: Taskworld Deutschland GmbH)

Die Wahl von Zielen und Schlüsselergebnisse sollte grundsätzlich eine gewisse Risikobereitschaft erkennen lassen und darf ausdrücklich ambitioniert erfolgen. Denn eine ausbleibende Zielerreichung wird nicht sanktioniert, sondern dient als Ausgangspunkt für die Definition künftiger OKR. Bei Google sind OKR der Mitarbeiter etwa öffentlich einsehbar, was Reaktionen und Entscheidungen im Tagesgeschäft besser nachvollziehbar macht, eine effektivere Zusammenarbeit ermöglicht und offenlegt, wie die eigene Arbeit zu den Unternehmenszielen beiträgt.

Transparenz bei Leistungen und Prozessen sind für die Umsetzung der OKR-Methodik von kardinaler Bedeutung. Web-basierte Taskmanagement-, Kommunikations- und Collaboration-Plattformen wie Taskworld eignen sich dabei perfekt, um OKR auf Unternehmens-, Team-, Projekt- oder Mitarbeiterebene abzubilden. So lassen sich etwa über einen zentralen virtuellen Workspace für jede Abteilung, übergreifende Teams oder einzelne Teammitglieder individuelle Ziele festlegen und bedarfsweise mit laufenden Projekten und Tasks verknüpfen – selbst über multiple Projekte hinweg. Über die integrierte Analytik- und Feedback-Funktion können Ergebnisse so auf einen Blick und ohne aufwändige Auswertungen bewertet und einbezogen werden. Mit Taskworld erhalten Unternehmen, Führungskräfte und Projektmanager nicht nur ein komfortables Instrument zur Einführung von OKR an die Hand, sondern auch eine effektive Arbeits-Plattform, um die jeweiligen Zielvorgaben mit den operativen Aufgaben und Projekten des Tagesgeschäftes in Einklang zu bringen.

OKR-Umsetzung in der Praxis am Beispiel Antenne Bayern

Um die Zusammenarbeit und Projektsteuerung zwischen Redaktion, Moderation, Hörermarketing, Programmgestaltung und OKR-Team zu vereinheitlichen, löste Der Radiosender Antenne Bayern Anfang 2018 seine bestehende Insellandschaft aus Word, Excel und Trello mit der Web-basierten Collaboration- und Projektmanagement-Plattform Taskworld ab. „Die OKR Business Development Prozesse sind für unsere gesamte Unternehmensgruppe strategisch sehr wichtige Projekte, um einen kontinuierlichen, abteilungsübergreifenden Verbesserungsprozess und eine höhere Wertschöpfung zu realisieren. Das funktioniert nur mit entsprechender Transparenz. Dafür ist Taskworld prädestiniert, da der Fortschritt der eigenen Projekte für jeden Projektbeteiligten jederzeit einsehbar und nachvollziehbar ist“, erläutert Michael Kerscher, Technik-Chef bei Antenne Bayern. „Die gemeinsamen, einmal wöchentlich stattfindenden OKR Team-Meetings werden aktiv in dem Web-Tool gestaltet – dort sind alle Agendapunkte, die relevanten Stati und sämtliche zugehörigen Daten und Dokumente hinterlegt. Wir

Arno Schambach, Taskworld Deutschland GmbH.
Arno Schambach, Taskworld Deutschland GmbH. (Bild: Taskworld Deutschland GmbH)

wollten in unseren Meetings nicht, dass man vorwiegend mit der Bedienung der Software beschäftigt ist – das muss einfach und auf den Punkt sein. Komfortmerkmale wie interne Farbcodes, Punkteskalen zur Indikation des Projektfortschritts und eine Ampel-Sicht (grün: „weiterfahren“, gelb: „Achtung!“, rot: kritisch) geben heute allen Beteiligten einen schnellen Überblick über das Projekt und die Meilensteine. Bei Rückfragen geht man einfach eine Ebene tiefer in das Projekt und findet alle relevanten Dokumentation und Kennzahlen - einfacher geht es kaum. So können die einzelnen Themen online und auf den Punkt einfach abgearbeitet und ggf. mit neuen Aufgaben und Workflows versehen werden – ohne aufwändige Nachbearbeitung.“

* Der Autor Arno Schambach ist Head of Marketing Europe der Taskworld Deutschland GmbH.

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