SAP HCM in der Praxis Änderungen in der SAP-Personal­abrechnung nachvoll­ziehbar prüfen

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Wie können Unternehmen Änderungen in gewachsenen SAP-HCM-Systemen nachvollziehbar dokumentieren und ihre Auswirkungen auf die Personalabrechnung mit vertretbarem Aufwand prüfen? Vor dieser Herausforderung stand auch der Maschinenbauer Iwis. Das Unternehmen setzte auf den Schemen- und Regeln-Analyzer von FIS.

Das international tätige Familienunternehmen Iwis SE & Co. KG rechnet in Deutschland rund 2.000 Beschäftigte monatlich mit SAP HCM ab. Im Zuge der Weiterentwicklung seiner HR-IT-Landschaft suchte das Unternehmen nach einer Möglichkeit, Änderungen an Schemen, Regeln und Customizing systematisch zu dokumentieren und Versionen miteinander zu vergleichen. Zum Einsatz kommt der Schemen- und Regeln-Analyzer FIS/hrd SRA. Ergänzend nutzt Iwis FIS/hrd CCC, um Änderungen im System mit Abrechnungsergebnissen abzugleichen. Nach Angaben des Unternehmens konnte dadurch der manuelle Prüfaufwand bei bestimmten Tests reduziert werden.

Iwis ist ein international agierendes Familienunternehmen mit über 100-jähriger Geschichte. In den drei Divisionen Antriebssysteme, Mobility Systems und Smart Connect entwickelt und fertigt das Unternehmen präzise Komponenten und intelligente Systeme für zahlreiche Branchen – von der Automobilindustrie über die Logistik bis hin zur Lebensmittelproduktion.

Gewachsene SAP-HR-Landschaft erschwert die Änderungsanalyse

Als gewachsenes Unternehmen befand sich Iwis mitten in einer Transformation seiner HR-IT-Landschaft. Im SAP-HCM-System wurden Schemen und Regeln über Jahre hinweg kontinuierlich angepasst – etwa durch gesetzliche Änderungen, SAP Support Packages oder kundenspezifisches Customizing.

Diese Eingriffe hatten weitreichende Auswirkungen auf das Gesamtsystem, waren jedoch nur begrenzt dokumentiert. Schemen und Regeln wurden regelmäßig verändert – etwa durch gesetzliche Vorgaben, SAP Support Packages oder unternehmensspezifisches Customizing – aber häufig nicht sauber dokumentiert. Diese Änderungen hatten jedoch oft weitreichende Auswirkungen auf das Gesamtsystem. Wenn dann Fehler auftreten, ließ sich oft nicht mehr nachvollziehen, was im System konkret passiert ist“, beschreibt Andreas Eppeneder, verantwortlich für die Personalabrechnung bei Iwis, die Ausgangslage.

Insbesondere bei der Einspielung von SAP Support Packages, aber auch bei der monatlichen Abrechnung führte das zu einem erhöhten Prüf- und Dokumentationsaufwand. Um mögliche Auswirkungen zu prüfen, mussten zahlreiche Testpersonen angelegt und komplette Abrechnungsszenarien manuell durchlaufen werden. Gleichzeitig blieb Unsicherheit, ob alle relevanten Änderungen tatsächlich erkannt wurden.

Versionen vergleichen und gezieltere Prüfung

Vor diesem Hintergrund suchte Iwis nach einer spezialisierten Lösung, die Änderungen an Schemen und Regeln transparent macht, Versionen vergleichbar abbildet und revisionssicher dokumentiert. Wichtig war dabei vor allem die gezielte Analyse von Änderungen – unabhängig von einzelnen Testfällen. Ziel war es, nicht mehr „im Blindflug“ zu testen, sondern Test auf konkrete Änderungen und deren Auswirkungen zu konzentrieren.

Die Entscheidung fiel auf das Tool FIS/hrd SRA, den Schemen- und Regeln-Analyzer von FIS. Ausschlaggebend war dabei nicht nur die Funktionalität, sondern auch die Marktstellung des Werkzeugs. „Es gibt derzeit meines Erachtens keine vergleichbare Lösung am Markt, die Schemen und Regeln so überwacht, versioniert und revisionssicher abbildet. Für diesen Bereich kenne ich kein anderes Tool – da gibt es nur FIS“, betont Eppeneder.

Einführung des Schemen- und Regeln-Analyzers in zwei Tagen

Die Einführung von FIS/hrd SRA erfolgte im Rahmen eines zweitägigen Workshops. Gemeinsam mit den zuständigen Mitarbeitern aus HR-IT und SAP-HCM wurde das Tool nicht nur technisch eingerichtet, sondern speziell auf die Anforderungen von Iwis angepasst und direkt mit konkreten Anwendungsfällen konfiguriert.

„Viele glauben uns nicht, dass die Einführung in so kurzer Zeit möglich ist“, erläutert Ansgar Schleyer, Leiter Human Resources Management bei FIS. „Nach zwei Tagen hinterlassen wir ein einsatzfähiges System mit konkreten Untersuchungsobjekten, mit denen der Kunde direkt arbeiten kann.“ Nach Angaben von Iwis konnte das Toll am Folgetag eingesetzt werden: „Direkt nach der Schulung ging es für uns ins Test- und Produktivsystem. Am nächsten Tag war das Tool einsatzbereit, und wir konnten sofort damit arbeiten“, so Eppeneder. „Das Tool ist sehr strukturiert aufgebaut – wenn man die Logik einmal verstanden hat, kommt man schnell zum Ziel.“

Weniger manueller Testaufwand in der Personalabrechnung

Seit der Einführung von FIS/hrd SRA hat sich die Arbeitsweise im HR-Bereich von Iwis deutlich verändert. Statt aufwändiger manueller Tests können heute gezielt Versionen verglichen werden. Änderungen lassen sich transparent nachvollziehen, inklusive Dokumentation und Kommentierung. „Der größte Vorteil ist die enorme Zeitersparnis. Wir sparen mindestens drei Viertel der Zeit, die wir früher für das Testen einzelner Personen aufgewendet haben“, erklärt Eppeneder. „Heute sehen wir direkt, welche Änderung im System passiert ist und welche Auswirkungen sie hat.“

Darüber hinaus sorgt das Tool respektive die Versionierung für mehr Sicherheit im laufenden Betrieb. Gerade im sensiblen Umfeld der Personalabrechnung unterstützt dieser Überblick die Prüfung von Änderungen, die systemübergreifend dokumentiert werden – vom Entwicklungssystem über Test bis hin zur Produktivumgebung. Abweichungen können so früher erkannt und untersucht werden. „Das System ist insgesamt sicherer geworden. Wir haben ein viel besseres Gefühl vor jeder Abrechnung – im gesamten Team“, fasst Eppeneder zusammen.

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FIS/hrd SRA und FIS/hrd CCC im Zusammenspiel

Neben FIS/hrd SRA setzt Iwis auch weitere Werkzeuge aus der FIS/hrd-Produktfamilie ein, insbesondere FIS/hrd CCC (Copy, Compare, Convert). Während FIS/hrd SRA Transparenz über Änderungen an Schemen, Regeln und Customizing schafft, macht FIS/hrd CCC Änderungen und Abrechnungsergebnisse vergleichbar.

Abrechnungsläufe lassen sich damit systematisch gegenüberstellen – etwa zwischen verschiedenen Zeiträumen, Test- und Produktivsystemen oder nach Änderungen im Customizing. Im Zusammenspiel können bei Iwis Anpassungen an Schemen und Regeln gezielt mit den konkreten Auswirkungen auf die Abrechnung verknüpft werden. Änderungen im System bleiben dadurch nicht abstrakt, sondern lassen sich unmittelbar anhand der Abrechnungsergebnisse nachvollziehen. Das unterstützt die Ursachenanalyse von Abweichungen und schafft Transparenz darüber, welche Änderung welche Wirkung hatte.

„Gerade bei Abweichungen im Abrechnungslauf können wir sehr schnell nachvollziehen, warum sich Ergebnisse verändert haben und was im System passiert ist“, so Eppeneder. „Das erleichtert die Ursachenanalyse erheblich – auch im täglichen Betrieb.“

Feste Ansprechpartner begleiten die Implementierung

Neben der technischen Lösung hebt Iwis insbesondere die Zusammenarbeit mit FIS hervor. Feste Ansprechpartner, klare Kommunikation und praxisnahe Schulungen trugen wesentlich zum Projekterfolg bei. „Die Zusammenarbeit war sehr professionell und gleichzeitig familiär. Wir hatten von Anfang an einen festen Ansprechpartner, alle Abläufe – von der Einrichtung bis zur Schulung – liefen zielgerichtet und reibungslos“, berichtet Eppeneder. „Das hat uns enorm geholfen, das Tool schnell und effektiv einzusetzen.“

Nächste Schritte im produktiven Einsatz

Mit dem Einsatz von FIS/hrd SRA hat Iwis eine Grundlage für die dokumentierte Änderungsverfolgung geschaffen, um Schemen und Regeln transparent nachzuvollziehen und die Sicherheit in der Personalabrechnung zu erhöhen. Der reduzierte Prüfaufwand, die bessere Übersicht über Änderungen und das gestärkte Vertrauen in die Prozesse wirken sich direkt auf die Qualität der monatlichen Abrechnung aus.

Perspektivisch plant Iwis, die Möglichkeiten der Versionierung weiter auszubauen und künftig auch stärker im produktiven Umfeld zu nutzen, um künftig weitere Änderungen im SAP-HCM-Umfeld dokumentiert umzusetzen.

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