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Neue Ausschreibungs- und Vertragsmodelle nutzen Wenn sich das Vergabe-Rad immer schneller dreht

| Autor / Redakteur: Eva Bonfico und Benjamin Sirker* / Elke Witmer-Goßner

Die IT-Sourcing-Welt hat sich spürbar verändert: Die Aufträge fallen häufig kleiner und von der Laufzeit kürzer aus. Vor allem aber ändern sich die Betriebsmodelle schneller. Kurz: Die Zusammenarbeit mit IT-Providern ist komplexer denn je. Dementsprechend sind auch neue Ausschreibungs- und Vertragsmodelle gefragt.

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Mit Hilfe strukturierter Dialoge sprechen Kunden wie Anbieter die gleiche Sprache im komplexen Vergabeprozess.
Mit Hilfe strukturierter Dialoge sprechen Kunden wie Anbieter die gleiche Sprache im komplexen Vergabeprozess.
(Bild: gemeinfrei © Gerd Altmann / Pixabay )

Vor allem As-a-Service-Vorhaben wie zum Beispiel Infrastructure-, Platform- oder Software-as-a-Service sorgen derzeit dafür, dass der weltweite IT-Sourcing-Markt weiterwächst. Dem EMEA ISG IndexTM zufolge stieg das As-a-Service-Geschäft im vergangenen Jahr um 48 Prozent auf 4,9 Milliarden Euro. Und die ISG-Analysten sehen einen weiteren Trend: Die Zahl der Aufträge nimmt stark zu, während die einzelnen Auftragsvolumina tendenziell kleiner werden. Unternehmen sourcen demnach nicht mehr nur an wenige Großanbieter aus, sondern müssen oft ein komplexes Geflecht von Providern orchestrieren. Zugleich müssen sie Sourcing-Prozesse immer häufiger und schneller durchlaufen.

Beschaffung unter Druck

Diese Beschleunigung wirkt sich auch auf die Beschaffung aus. Die jetzt immer häufiger auftretenden, vielschichtigen Sourcing-Beziehungen bringen Ausschreibungs- und Einkaufsprozesse wie auch Beschaffungs-Teams an ihre Grenzen. Wer heute Entscheidungen über IT-Dienstleistungen und -Lösungen treffen möchte, benötigt aktuelle und sehr detaillierte (Markt-)Informationen, da fortlaufend neue Betriebsmodelle und Lösungsansätze entstehen. Dies definiert den Wettbewerb ganzer Branchen immer wieder völlig neu.

Unternehmen sind gut beraten, wenn sie zunächst nach innen schauen und die eigenen Sourcing-Fähigkeiten in zweierlei Hinsicht kritisch hinterfragen: Wie hoch ist einerseits die eigene „Sourcing-Readiness“ und andererseits die „Transition-Readiness“ mit Blick auf die heutigen Anbietermärkte? Ist die eigene IT noch anschlussfähig? Solche Assessments können dazu führen, dass Betriebsmodelle neu ausgerichtet, Prozesse neu definiert und die Organisation verändert werden müssen.

Der Markt wird vielfältiger

Wenn die eigenen Sourcing- und Transition-Fähigkeiten klar sind, sollte das Unternehmen den Blick nach außen richten. Neue Technologien und Lösungen werden zunehmend in unterschiedlichen Paketen und Kombinationen angeboten. Ein Beschaffungs-Team muss deshalb wissen, was der Markt in welcher Form zu bieten hat: Welche Lösungen und Dienstleistungen gibt es? Welche Unternehmen bieten diese erfolgreich an? Und welche Anbieter sind besonders innovativ? Auch Preismodelle weichen stark voneinander ab und sind kaum direkt miteinander vergleichbar.

Analysten, die Anbieter diverser IT-Services und -Produkte regelmäßig untersuchen und bewerten, können hier einen wertvollen Beitrag leisten. Das Anbieterfeld einer Ausschreibung erhält mit ihren Detailinformationen eine größere Tiefe und beschränkt sich nicht mehr nur auf die üblichen Anbieter. Denn oft sind es kleinere Nischenanbieter oder besonders innovative Herausforderer am Markt, die auf diese Weise mit ins Spiel kommen. Gleichzeitig entwickeln sich die klassischen Tier-1-Anbieter unterschiedlich schnell weiter, ohne dass dies im Detail für die kaufinteressierten Unternehmen transparent ist.

Im Dialog zum Erfolg

Sobald die initiale Anbieterauswahl steht, gilt es, diese in Frage kommenden Provider schon früh in den Ausschreibungsprozess einzubinden. Dies kann zum Beispiel die Diskussion eines bereits detaillierten Vertragsentwurfs sein – noch vor der Angebotserstellung. In einem solchen Austausch geben die Provider bereits konkrete Hinweise zum vorgelegten Vertrag und nicht nur allgemein zum abzudeckenden Leistungsspektrum. Vor allem erlaubt eine frühzeitige Kommunikation mit Anbietern in kollaborativen Workshops, angeforderte technische Lösungen zu prüfen, zu schärfen und gegebenenfalls anzupassen. Spätere Phasen des Ausschreibungsprozesses laufen dadurch zügiger ab.

Solche „Collaboration & Alignment Sessions“ (CAS) sorgen nicht nur dafür, dass die Erwartungen der Kunden und die Leistungen der Provider möglichst deckungsgleich ausfallen. Sie stellen auch sicher, dass die (zukünftigen) Geschäftspartner bereits vor dem Vertragsabschluss intensiv kollaborieren und Details der Zusammenarbeit abklären. Dies hat den Vorteil, dass der sonst zeitintensive Aufbau von Zusammenarbeitsmodellen und die Anlaufzeit im operativen Betrieb spürbar kürzer ausfällt.

Je nach Situation des Kunden kommen im Ausschreibungsprozess mehrere von insgesamt sechs CAS-Workshops in Frage. Sie dienen der Festlegung des Ausschreibungsziels, der Auswahl von Providern für den weiteren Ausschreibungsprozess bzw. der gemeinsamen Diskussion passgenauer Lösungen. Einige dieser Workshops haben iterativen Charakter, so dass der Ausschreibungsprozess deutlich agiler gestaltet werden kann.

Bis zu sechs Workshops geben dem Austausch einen strukturierten Rahmen.
Bis zu sechs Workshops geben dem Austausch einen strukturierten Rahmen.
(Bild: ISG Information Services Group)

Die sechs CAS-Workshops

„Outcome & Scope“. Dieser Workshop findet kundenintern mit den wesentlichen Stakeholdern statt und definiert, beziehungsweise bestätigt die Sourcing-Ziele und das Leistungsspektrum (Scope). Zudem wird die eigene organisatorische „Readiness“ für das Sourcing diskutiert. Das Ergebnis dieses Workshops sind sogenannte „Positive Outcomes“ – also positiv formulierte Merkmale, die angeben, wann der Kunde seine mit dem Sourcing verbundenen Ziele erreicht hat.
„Provider Scan“. Dieser erste Workshop mit den Providern startet die Kunden-Dienstleister-Beziehung. In diesem Workshop wird die Passgenauigkeit möglicher Anbieterlösungen in Bezug auf die Sourcing-Ziele des Kunden ermittelt.

„Solution Preview“. Dieser Workshop gibt dem Anbieter die Möglichkeit, erste technologische Lösungsansätze, vorgeschlagene Transitions- und Transformationspläne sowie eine mögliche Governance-Struktur mit dem Kunden zu testen.
„Solutioning“. Je nach gewähltem Vorgehen, zum Beispiel in einem eher iterativen Lösungsentwicklungsansatz, kann dieser Workshop – oder mehrere davon – dazu dienen, die angedachten technologischen Lösungen weiter zu detaillieren. Dies geschieht immer auch unter Berücksichtigung von Transitions- bzw. Transformationsplänen.
„Walk Through“. In diesem Workshoptyp werden die schriftlichen Angebote des Anbieters im Detail diskutiert und kommentiert. Hier liegt das Augenmerk nicht nur auf der technologischen Lösung, den Transitions- und Transformationslösungen und der Governance, sondern auch auf Qualitätskennzeichen („Service Levels“) sowie kommerziellen Konstrukten und nicht zuletzt den Preisen. Kurz gesagt: Der komplette Vertrag wird diskutiert.
„Operational Alignment“. Schließlich empfiehlt sich ein erster, die Transitions- und Transformationsphase einleitender Workshop zur gemeinsamen Abstimmung des weiteren Vorgehens. Hier werden beispielhaft Prozesse diskutiert und die vertragliche Governance weiter ausgestaltet.

Kollaboration von Anfang an

Eva Bonfico, ISG Information Services Group DACH.
Eva Bonfico, ISG Information Services Group DACH.
(Bild: ISG Information Services Group)

Benjamin Sirker, ISG Information Services Group DACH.
Benjamin Sirker, ISG Information Services Group DACH.
(Bild: ISG Information Services Group)

In den heutigen Zeiten des Mikro- und Multi-Sourcings ist es wichtiger denn je, dass sich Kunden und ihre Provider frühzeitig und kontinuierlich miteinander abstimmen, damit sie auch dauerhaft das gleiche Verständnis der anstehenden Aufgaben haben. Denn wer sich auf die traditionell standardisierten, anonymen und unpersönlichen Ausschreibungsprozesse verlässt, mag schnell zur Vertragsunterzeichnung kommen, wird jedoch später im Betrieb mit umso komplizierteren und teuren Prozessen zu kämpfen haben. Das Kunden-Anbieter-Verhältnis fängt weit vor der ersten Angebotsabgabe an. Es zahlt sich aus, schon am Anfang einer Ausschreibung in Kommunikation und Kollaboration zu investieren. Nicht nur die ersten Angebote werden dadurch qualitativ hochwertiger ausfallen. Auch das Vertrauen zwischen Auftraggeber und Anbieter steht von Anfang an auf einem sichereren Fundament und lässt Raum für gemeinsam entwickelte Innovationen und passgenaue Lösungen.

*Zu den Autoren: Eva Bonfico ist Director und Head of Sourcing, Benjamin Sirker ist Principal Consultant, beide bei der ISG Information Services Group DACH.

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