Definition: Zentrale Verwaltung von IT-Ressourcen Was ist IT Asset Management (ITAM)?

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Das IT Asset Management ist eine strategisch angelegte Methode für die Verwaltung von Hardware und Software über den gesamten Lebenszyklus hinweg. Eingeschlossen sind Dokumentation, Bereitstellung sowie Wartung und Außerbetriebnahme der Assets.

Um den Begriff IT Asset Management (ITAM) zu definieren, ist es zunächst sinnvoll zu erklären, was ein IT Asset ist. Nach allgemeiner Definition gehören zu den IT Assets die Kategorien Hardware, Software und Cloud-Anwendungen. Um eine erfolgreiche Bereitstellung sowie den laufenden Support zu gewährleisten, wurde das IT Asset Management entwickelt.

Da alle IT Assets eine begrenzte Nutzungsdauer haben, wird ihr Lebenszyklus proaktiv verwaltet, damit Unternehmen maximal davon profitieren können. Die einzelnen Phasen werden von jedem Unternehmen individuell festgelegt. In der Regel umfasst das IT Asset Management jedoch fünf Phasen: die Planung, die Beschaffung, die Aktivierung, die Wartung und die Stilllegung bzw. Entsorgung. Eine wichtige Aufgabe des ITAM besteht darin, den Prozess über sämtliche Phasen des Lebenszyklus hinweg anzuwenden. So lassen sich die Gesamtbetriebskosten eindeutig nachvollziehen und der Gebrauch der Assets optimieren.

Die fünf Phasen des IT Asset Managements

Die erste Phase betrifft die Planung, in der der Bedarf an Assets ermittelt wird. Dieser Prozess beginnt meist damit, dass eine Person innerhalb des Unternehmens die Beschaffung neuer Ausrüstung für die IT anregt. Hier macht es Sinn, einen Standard für die Übermittlung von Anforderungen zu entwickeln und zu implementieren. Mit einem definierten Set an Kriterien können die Anforderungen bewertet und anschließend genehmigt oder abgelehnt werden.

Im Falle einer Genehmigung folgt mit der Beschaffung die zweite Phase des ITAM. In diesem Stadium werden passende Lieferanten ausgewählt und Kaufverhandlungen durchgeführt. Parallel dazu werden Fragen der Finanzierung geklärt und die neu beschafften Assets in die bestehende IT-Infrastruktur integriert. Diese Phase ist in der Regel sehr arbeitsintensiv und benötigt hohe Ressourcen an Personal.

In der Aktivierungsphase werden die neuen Hard- und Software-Assets installiert und über interne Schnittstellen in das IT-System des Unternehmens eingebunden. Gleichzeitig werden Supportprozesse angeschoben und die benötigten Zugänge für die Endnutzer implementiert. Im Idealfall sind die Assets so präpariert, dass sie sowohl in umfangreichen Infrastrukturen als auch an Einzelarbeitsplätzen eingesetzt werden können.

Die Phase der Wartung umfasst regelmäßige Maßnahmen wie die Installation von Software-Updates und eventuelle Reparaturen an der Hardware. Dabei geht es darum, die neuen Assets zu pflegen und eventuell aufzurüsten, um die Wertschöpfung zu maximieren. Dadurch können die Lebensdauer verlängert, Risiken minimiert und Supportkosten reduziert werden.

Wenn die IT Assets ans Ende Ihres Lebenszyklus kommen, beginnt die fünfte und letzte Phase des IT Asset Managements mit der Ausmusterung und Entsorgung. Dazu werden Support- und Lizenzverträge beendet und bei Bedarf Ersatz-Assets geplant. Eventuell müssen in dieser Phase Daten der auszumusternden Assets aktualisiert und die Nutzer für andere Ressourcen geschult werden.

Wer benötigt ein IT Asset Management?

Im Prinzip sollte jedes Unternehmen und jede Organisation ab einer Größe von zehn Mitarbeitenden über ein IT Asset Management verfügen. Je früher damit begonnen wird, desto geringer ist später der Aufwand, wenn neue Assets hinzukommen. Das gilt erst recht, wenn eine Zertifizierung nach ISO 27001 oder ein Lizenz-Audit ansteht.

Definition ISO 27001

Was ist ISO 27001?

Die Einführung eines ITAM ist auch dann sinnvoll, wenn es ein starkes Personalwachstum gibt, wenn Teams sich auf mehrere Standorte verteilen oder Hardware geleast wird.

Welche Vorteile bringt das IT Asset Management?

Das IT Asset Management stellt eine zentrale Informationsquelle dar. Nicht selten werden in Unternehmen und Organisationen Assets an zahlreichen verschiedenen Standorten von verschiedenen Personen betreut und nachverfolgt. Im Grunde ist dann niemand wirklich zuständig und es gibt auch kein einheitliches Instrument, das anfallende Informationen erfasst und zentral zur Verfügung stellt. Dadurch sind Ungenauigkeiten vorprogrammiert, die es schwierig machen, fundierte Entscheidungen zu treffen.

In manchen Unternehmen gibt es IT-Mitarbeitende, die nur für die Asset-Nachverfolgung zuständig sind. Das ist nicht produktiv. Diese Aufgaben können besser von einem System erledigt werden. Ein IT Asset Management sorgt für Ordnung, liefert aus einer zentralen Quelle alle wichtigen Information für IT-Teams, Führungskräfte und letztendlich für das gesamte Unternehmen.

Hinzu kommt, dass die Informationen stets auf dem neuesten Stand sind und dafür sorgen, dass IT-Verantwortliche Überflüssiges eliminieren und die Auslastung insgesamt optimieren können. Auf diese Weise kann ein ITAM auch die Betriebskosten senken, indem unnötige Beschaffungen vermieden und Einsparungen bei Lizenzen und beim Support möglich werden.

IT Asset Management ermöglicht bessere Kontrollen, was die Einhaltung von internen Sicherheitsrichtlinien und externen rechtlichen Vorgaben betrifft. Dadurch können zahlreiche Risiken minimiert werden.

Welchen Aufwand erfordert das IT Asset Management?

Um ein IT Asset Management zu implementieren, muss zunächst geklärt werden, welche Assets, Lizenzen, Verträge usw. in einem Unternehmen oder einer Organisation vorhanden sind. Dies bedarf einer umfassenden Inventarisierung sämtlicher Assets auf digitalem Wege inklusive Dokumentation.

Der Aufwand richtet sich nach der Zahl der Assets und der Standorte, nach dem Detailgrad der Erfassung, der Datenqualität und Verfügbarkeit bereits vorhandener Listen sowie nach eventuellen Automatisierungsmöglichkeiten. Dieser Prozess kann je nach Größe eines Unternehmens einige Tage oder auch mehrere Wochen und Monate in Anspruch nehmen.

In der Inventarisierung sehen viele IT-Entscheider die größte Hürde bei der Einführung eines IT Asset Managements. Es gibt jedoch Möglichkeiten, diesen Vorgang zu automatisieren. Assets wie PCs, Notebooks, Drucker etc. können über bestehende Verwaltungsschnittstellen ausgelesen werden, wobei sie Daten wie Hersteller, Typ, Modell und Seriennummer übermitteln.

Häufig existieren bereits Inventarlisten, etwa in Form von Excel-Dateien. Diese lassen sich mit Hilfe von Migrationsvorlagen und Importassistenten in ein Tool für das IT Asset Management importieren. Neu angeschaffte Assets können im späteren Tagesgeschäft direkt in das System eingebucht, aussortierte Assets durch Löschung ausgebucht werden.

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