Definition: Steuerung von Procurement-Prozessen Was bedeutet Procure-to-Pay?

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Der Begriff Procure-to-Pay steht im Vertrieb für nahtlose Prozesse von der Beschaffung von bis zur Bezahlung. Gleichzeitig dient er als Bezeichnung für innerbetriebliche Software-Lösungen, die entsprechende Transaktionsabläufe automatisieren.

Procure-to-Pay – auch als Purchase-to-Pay oder P2P bezeichnet – umfasst sämtliche Aktivitäten und Abläufe im Procurement-Prozess. Dieser reicht von der eigentlichen Beschaffung der Waren über den Eingang und den Erhalt der Waren bis hin zur Zahlung der jeweiligen Lieferantenrechnungen. Somit beinhaltet Procure-to-Pay die vollständige Prozesskette, die ein Unternehmen im Hinblick auf die Bestellung und Bereitstellung der Rohstoffe für die Produktion von Waren sowie auf das Bezahlen der eingegangenen Rechnungen abwickeln muss.

Den Daten-Transaktionsfluss und den Informationstransfer gewährleisten

Im Fokus steht dabei in erster Linie der Transaktionsfluss der relevanten Daten. Hierbei handelt es sich also um die an die Lieferanten gesendeten Daten sowie um die in Datenform aufbereiteten Informationen, die mit der Bestellung und Bezahlung der Produkte oder auch Dienstleistungen unmittelbar verknüpft sind. Im Optimalfall fungiert Procure-to-Pay laut Institutionen, wie zum Beispiel das Chartered Institute of Purchasing and Supply (kurz: CIPS), diesbezüglich als ein nahtloser Prozess von der anfänglichen Bestellung bis zur abschließenden Zahlung. Dieser nahtlose Prozess wird dabei durch verschiedene Technologien und Software-Lösungen gefördert und gestützt. Gelegentlich wird Procure-to-Pay auch als Bestandteil des Supplier Relationship Managements (kurz: SRM) betrachtet.

Welche Ziele verfolgen Procure-to-Pay-Softwaresysteme?

Das Ziel entsprechender Software-Lösungen respektive Technologien ist es, die Effizienz der Prozesse rund um Procure-to-Pay zu steigern und die Vorgänge zu automatisieren. Um diese Zielvorgabe zu erreichen, werden spezielle Kontrollen eingeführt. Soll zum Beispiel explizit der Einkauf überprüft und kontrolliert werden, ist es zum Beispiel machbar, dass die Einkaufsbudgets durch die Software mit Querverweisen versehen wird.

Dadurch können Anwender die Einhaltung vordefinierter bzw. vorgegebener Budget- und Ausgabegrenzen gewährleisten. Bewegt sich in diesem Fall ein Antrag innerhalb des vordefinierten Rahmens, kann er automatisch und sofort zur Genehmigung eingereicht werden. Liegt die entsprechende Genehmigung dann vor, wird der genehmigte Antrag nahtlos in eine Bestellung umgewandelt und diese Information schließlich umgehend via E-Mail zum jeweils involvierten Lieferanten gesendet.

Möglichkeiten eines modernen Procure-to-Pay

Installiert ein Unternehmen ein modernes Procure-to-Pay-System schafft es die Voraussetzung dafür, Rechnungs- und Zahlungsdaten aus verschiedenen Quellen zu extrahieren. So können die Daten beispielsweise sowohl aus einem Hauptbuch der doppelten Buchführung als auch aus Systemen für das Customer Relationship Management (kurz: CRM) oder das Enterprise Resource Planning (ERP) herausgefiltert bzw. herausgezogen werden. Zudem akzeptieren modern ausgerichtete Procure-to-Pay-Systeme auch Transaktionsinformationen und -daten von Lieferanten, Banken und vielen anderen externen Quellen.

Procure-to-Pay schützt vor unberechtigten Transaktionen

Setzt ein Unternehmen auf Procure-to-Pay, schützt es sich also im Grunde genommen schützt vor unberechtigten Transaktionen. Dies ist zum Beispiel dann der Fall, wenn unbegründete Rechnungen oder nicht autorisierte Einkaufsvorgänge vorliegen. Um Vorgänge dieser Art zu verhindern, basiert P2P immer genau darauf, dass eine Rechnung nur dann zur Zahlung freigegeben wird, wenn auch eine entsprechende Bestellung vorliegt.

Beschaffungsmanagement-Software unterstützt die jeweiligen Prozesse

Mithilfe einer wirksamen Beschaffungsmanagement-Software kann der P2P-Prozess nachhaltig unterstützt werden. Wichtig ist es in diesem Fall, dass sämtliche Compliance Guidelines im Kontext mit dem jeweiligen Freigabeprozess bereits bei den Anträgen durch die Mitarbeiter eingehalten werden.

Auf diese Weise wird sichergestellt, dass auch wirklich ausschließlich freigegebene Bestellungen beim jeweiligen Lieferanten landen. Das System muss hier gezielt darauf ausgerichtet sein, den Einkauf proaktiv zu unterstützen. So sollte die eingesetzte Software zum Beispiel Preisabweichungen direkt automatisch an den zuständigen Einkäufer weiterleiten.

Deutliche Kosteneinsparung durch digitale P2P-Systeme

Der manuelle Abgleich wird also durch effiziente und zuverlässige Software-Lösungen überflüssig. Grundsätzlich stellen digitale Lösungen in diesem Zusammenhang die Prozesse transparent dar, sorgen für eine einfache Integration aller Komponenten und umgehen komplexe Kommunikationswege. Im Rahmen einer Studie zu P2P hat die Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig (kurz: HTKW Leipzig) ermittelt, dass rechnergestützte Systeme die Prozesskosten pro Bestellung im Vergleich zu rein manuellen Prozessen um rund 47 Euro senken.

Das Änderungsmanagement nimmt bei P2P eine Schlüsselrolle ein

Wie bei allen Systemen und Prozessen, die eine große Anzahl von Daten, Quellen und Funktionen beinhalten, erfordert auch die Implementierung und Integration eines Procure-to-Pay-Systems ein fundiertes Wissen über die aktuellen sowie auch über die zukünftigen Geschäftsprozesse. Bei einer entsprechenden System-Implementierung nimmt das Änderungsmanagement (hier: Change Management) dabei die Rolle einer Schlüsselkomponente ein.

Das Change Management definiert dabei die Vorgehensweise zur Erfassung, Beurteilung, Entscheidung, Realisierung und Nachverfolgung von avisierten und durchgeführten Änderungen. Der Änderungsantrag fungiert hier als zentrales Element im Change Management, da mit ihm genau die Informationen und Daten strukturiert erfasst werden können, die für den Genehmigungsprozess einschließlich wichtiger Faktoren wie Dringlichkeit, Priorität oder Impact Analyse notwendig sind.

Diese Risiken beinhaltet Procure-to-Pay

Laut des renommierten Wirtschaftsprüfungsunternehmens Deloitte gibt es im Rahmen von Procure-to-Pay einige Herausforderungen und Schwierigkeiten zu überwinden, die letztendlich eine effektive Verwaltung und Umsetzung wichtiger Aktivitäten beeinträchtigen können. Folgende Punkte sind hierbei insbesondere zu beachten:

• Bietet die unternehmenseigene Finanzabteilung nicht genügend Datenmaterial und Informationen, kann dies nachhaltig die Entscheidungsfindung stören. Ein typisches Beispiel hierfür ist eine fehlende oder eine nicht umfassende Ausgabenanalyse.

• Wenn die Qualität des Datenmanagements (hier: Data Governance) nicht ausreicht, sind fundierte Entscheidungen kaum möglich. Stehen zum Beispiel die Lieferantenstammdaten nicht vollumfänglich zur Verfügung, gefährdet dies den gesamten Prozessablauf beim Procure-to-Pay.

• Problematisch wird es auch, wenn es an begrenzt oder überhaupt nicht integrierten Systemen fehlt, die den Prozess im Rahmen von Procure-to-Pay effektiv unterstützen.

• Verfügen die Nutzer von Procure-to-Pay-Systemen nicht über die erforderlichen ERP-Kenntnisse, kann dies unter Umständen zu einer mangelhaften bzw. fehlerhaften Transaktionsverarbeitung führen.

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