Von der Information Governance zur Informationsökonomie

1. Programm und Prozessgerüst

Um die Kosten und den Wert zu harmonisieren, benötigt man Zielgruppen, die den Wert sowie die rechtlichen Verpflichtungen verstehen und Daten managen. Ein durchgängig etabliertes Prozessmodell, ein entsprechendes Vokabular und andere grundlegende Elemente können außerdem dazu beitragen, Zielgruppen zusammenzubringen.

Zudem gilt es, mit Hilfe von Lösungen, Prozesse zu verbessern, zu automatisieren und für mehr Interoperabilität zu sorgen. Dieses Gerüst sorgt für die Mittel zur Definition und zum Bemessen von Werten, zur Bestimmung rechtlicher Anforderungen und adressiert die Prozesse zum Management von Daten basierend auf ihrem Wert.

2. Etablieren der Informationsökonomie als Disziplin

Zwar beschreiben sehr viele Organisationen Informationen als “lebensnotwendig”, nur sehr wenige können jedoch ihre Gesamtkosten messen oder haben irgendeine Metrik für deren Wert oder um Wert zu extrahieren. Selbst dann, wenn sie ungefähr fünf Prozent ihres Umsatzes im Durchschnitt für Informationen verwenden.

Ohne eine formale Disziplin zum Messen von beidem – den Gesamtkosten und dem tatsächlichen Wert von Informationen - verlassen sich Organisationen aber nur auf pures Glück, um optimale Werte und Kosten zu erreichen; mit einem formalen Vorgehen können Prozess- und Governance-Verbesserungen durch den ökonomischen Wert erzielt werden, den sie schaffen.

3. Optimierung des Behalten-Löschen-Zyklus

Für viele Organisationen resultieren aus der fehlenden Verbindung zwischen Informationswert, Verpflichtungen und Assets extreme Schwierigkeiten, wenn sie sich von überschüssigen Daten, Speicher, Anwendungen und der damit verbunden Infrastruktur trennen.

Rechtssichere Vernichtung und Entsorgung verlangen diese Verbindung. Organisationen, die noch keine entsprechende Lösung im Einsatz haben, müssen durch Reverse-Engineering herausfinden, was von wem noch benötigt wird.

Oder sie müssen anhand von E-Mails und Meetings bestimmen, was sie behalten wollen und was löschen - und das in Anbetracht der Bedürfnisse von tausenden Mitarbeitern, Gesetzen, Verfahren und Servern. Stilllegungsprojekte werden oft abgebrochen, weil sich das juristische Umfeld verändert, bevor das Projekt vollendet ist.

Den Behalten-Löschen-Zyklus von Monaten auf Stunden zu minimieren, hat dramatische Auswirkungen auf die Verminderung der laufenden Kosten bei Anwendungen und Petabytes von unnötigen Daten, die man stilllegen kann.

4. Optimierung des Floor-to-Door-Cycle

Wenn Daten am Ende ihres Lebenszyklus routinemäßig vernichtet und Applikationen rasch konsolidiert und stillgelegt werden, kann die Geschwindigkeit, mit der ein Unternehmen unnötige Anlagen aus seinem Bestand und damit aus den Büchern bekommt, wie ein weiterer weitreichender finanzieller Hebel wirken.

Die Architektur der Speicherumgebung und die Einfachheit, mit der verschüttete Assets zum Vorschein gebracht, entfernt oder wiederverwendet werden können, sind Schlüsselkomponenten im Zyklus. Dabei spielen auch Aspekte wie Virtualisierung eine wichtige Rolle.

Das „Compliance, Governance and Oversight Council“ (CGOC) ist eine internationale Vereinigung von über 1.900 Experten aus den Bereichen Recht, IT, Dokumenten- und Informationsmanagement aus Unternehmen und Regierungsbehörden.

CGOC führt Studien durch, hat spezielle Anwendergruppen zu aktuellen Themen und veranstaltet Konferenzen in den USA und in Europa, bei denen sich Führungskräfte aus der Praxis über die Themen Auffindbarkeit, Aufbewahrung, Datenschutz und Organisation austauschen.

Gegründet im Jahr 2004, füllt das CGOC die Lücke zwischen der EDRM-Initiative und der Sedona-Konferenz.

Über die Autorin:

Deidre Paknad

Deidre Paknad ist Gründerin der Industrievereinigung „Compliance, Governance and Oversight Counsel” (CGOC). Die IT-Expertin war federführend in der Entwicklung kommerzieller Software für die Speicherung beweiserheblichen Materials, Aufbewahrungsmanagement und rechtssicherer Vernichtung.

Deidre Paknad ist eine anerkannte Vordenkerin im Feld Legal- und Information-Governance und hält zahlreiche entsprechende Patente. Sie ist Autorin vieler Veröffentlichungen, hauptsächlich zu den Themen E-Discovery und Governance. Seit 2005 hat die Expertin in mehreren Sedona-Arbeitsgruppen mitgearbeitet und treibt die EDRM-IGRM-Initiative mit voran.

Deidre Paknad ist langjährige Unternehmerin und Führungskraft und bekämpft seit 25 Jahren ineffiziente Geschäftsprozesse mit technologischen Mitteln um Kosten und Risiken zu senken. In den Jahren 1999 und 2000 wurde sie vom Smithsonian Institut für Innovationen ausgezeichnet.

Zurzeit ist Deidre Paknad Vice President für die Geschäftssparte Information Lifecycle Governance Solutions bei IBM.

Die Informationsökonomie lässt sich besonders durch die kontinuierliche Harmonisierung von Kosten und Informationswert verbessern. Viele traditionelle Aktivtäten erweisen sich als Hebel, der Kosten und Wert von Informationen harmonisiert, wenn man sie unter strategischen Gesichtspunkten orchestriert und durch die Prinzipien der Informationsökonomie sequenziert. So lassen sich der volle Wert realisieren und die Risiken kosteneffizient managen.

Im Wertezyklus gibt es drei wichtige Wendepunkte:

1. Analysen

Selbst wenn Informationen Wert für das Geschäft bedeuten, geht dieser Wert verloren, wenn die unterschiedlichen, geschäftlichen Zielgruppen diesen nicht extrahieren und bei ihren Entscheidungen anwenden können, so dass am Ende nur Kosten für die Organisation stehen.

Die meisten Nutzer verlieren recht schnell den Zusammenhang - und zwar sogar bei den Informationen, die sie selbst erzeugt haben. Und bei Informationen, die von Kollegen gesammelt oder generiert wurden, fehlt der Zusammenhang oft vollständig.

Content- und Big-Data-Analysen können Organisationen dabei helfen, den Wert von Informationen während des Zeitfensters ihrer Existenz zu maximieren. Dies ist essenziell, um die Wirtschaftlichkeit zu verbessern.

2. Kosten- und Volumenkompression

Während Daten altern und ihren Wert oder ihre Relevanz für das Geschäft verlieren, ist es wichtig, ihre Kosten zu komprimieren. Das gilt umso mehr, wenn kein geschäftlicher Wert mehr besteht und die Daten nur aus regulatorischen Gründen aufbewahrt werden.

Die meisten Individuen würden nicht mehr Steuern als notwendig bezahlen. Wenn Unternehmen jedoch zu viele Daten aufbewahren und damit zu viel für deren Speicherung und die Regulatoren investieren, entrichten sie quasi zu viele Steuern!

In anderen Fällen speichert man Daten ohne Wert genauso wie Premiumdaten: zum Beispiel Testdaten oder Non-Produktions-Instanzen, die klar weniger Geschäftswert aufweisen als ihre produktiven Gegenstücke. Daten zu archivieren, um ihre Präsenz und Kosten zu reduzieren, hält das Verhältnis von Kosten und Wert in der Balance. Gleichzeitig forciert es die Informationsökonomie und drückt die Datenkosten auf ein angemessenes Niveau.

3. Rechtssichere Datenvernichtung

Wenn weder das Unternehmen noch die Regulatoren Daten benötigen, sollten diese entsorgt werden. Sie länger zu behalten sorgt für Müll, unnötige Kosten und Risiko. Für unnütze Daten zu bezahlen, reduziert zudem das Kapital und die Ressourcen, die für Investitionen in die Maximierung von werthaltigen Informationen aufgewendet werden können.