KI bändigt Datenflut Unstrukturierte Daten: Wie Unternehmen ihr Potenzial nutzen

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Bedingt durch die fortschreitende Digitalisierung der Welt werden jährlich immer mehr Daten erzeugt. Laut Statista wird sich das weltweite Volumen der jährlich generierten digitalen Datenmenge im Jahr 2025 auf 181 Zettabyte belaufen. Zum Vergleich: 2020 lag dieses noch bei 64,2 Zettabyte. Viele Unternehmen haben längst verstanden, welche Möglichkeiten in diesen Daten schlummern.

Unstrukturierte Daten bremsen effiziente Entscheidungsprozesse

Viele Unternehmen stehen jedoch vor der Herausforderung, dass sie vor allem unstrukturierte Daten erzeugen, denen eine identifizierbare und normalisierte Datenstruktur fehlt. Gemeint sind etwa Textdokumente und Präsentationen, Grafiken, E-Mails, Audio- und Videodateien. Solch unstrukturierte Daten können von Computerprogrammen nur schwer verarbeitet oder analysiert werden. Vor dem Hintergrund der jährlich wachsenden Datenmenge wird dies besonders brisant.

Denn fragmentierte und unstrukturierte Daten verhindern, dass die Mitarbeitenden auf alle Inhalte zugreifen und diese verstehen können. Zudem erschweren Datensilos, dass Inhalte effektiv und abteilungsübergreifend genutzt werden und aus ihnen neue Erkenntnisse gewonnen werden können. Dies hat negative Auswirkungen auf die Entscheidungsprozesse innerhalb eines Unternehmens, und zwar auf allen Ebenen, sowie den Informationsaustausch mit externen Stakeholdern.

Cyberangriffe sind große Bedrohung für Unternehmen

Die explosionsartige Zunahme unstrukturierter Daten ist zudem ein erhebliches Sicherheitsrisiko. Der deutschen Wirtschaft ist 2022 durch Diebstahl von IT-Ausrüstung und Daten, Spionage und Sabotage ein Schaden von rund 203 Milliarden Euro entstanden ist. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik hat daher die Bedrohung im Cyberraum im letzten Jahr als so hoch wie nie zuvor eingeschätzt.

Vor diesem Hintergrund muss Cybersecurity im Unternehmen priorisiert werden. Bei großen Datenbeständen kann es für Firmen jedoch schwierig sein einzuschätzen, was sensibel ist, welche Klassifizierungen verschiedene Inhalte benötigen und welche Berechtigungsstufen den Nutzenden zugewiesen werden sollten.

Kostengünstiger, produktiver und sicherer Arbeiten

Die gute Nachricht: Schon heute ermöglichen neue Technologien wie künstliche Intelligenz (KI) oder Machine Learning (ML) Unternehmen die Flut an unstrukturierten Daten zu bewältigen. Um ihre Vorteile überhaupt nutzen zu können, müssen Firmen jedoch zunächst ihre Inhalte an einem Ort in der Cloud verwalten. Zusätzlich ist digitales Content Management deutlich effizienter, als wenn sich Teams Dokumente und Dateien über E-Mails oder Messaging-Apps hin- und herschicken. Auf diese Weise wissen die Mitarbeitenden, wo sich der Content befindet, müssen nicht programmübergreifend nach Informationen suchen und behalten so leichter den Überblick.

Durch Bilderkennung oder Sprach-zu-Text-Transkription kann der bislang ungenutzte Wert aus Inhalten extrahiert und mit Metadaten versehen werden. Diese zusätzlichen Informationen machen es für Teams noch einmal deutlich leichter, ihren in der Cloud verwalteten Content zu finden und damit zu arbeiten. Beispielsweise kann der Kundenservice Aufzeichnungen von Kundengesprächen nach Schlüsselwörtern oder Produktnamen durchsuchen. Bei Fotos können Grafikdesigner endlose Bildbestände einfacher und schneller durchsuchen, um das passende Foto für eine Kampagne zu finden.

Statt Zeit mit manuellen Tätigkeiten zu verschwenden, können sich die Teams somit auf wichtige strategische Aktivitäten konzentrieren und den Geschäftserfolg vorantreiben. Zudem werden veraltete Geschäftsprozesse automatisiert und beschleunigt, sodass Content Management die nächste Effizienzstufe erreicht: Durch den gezielten Einsatz von ML und KI können Unternehmen kostengünstiger einen größeren Wert aus ihren verschiedenen Inhalten ziehen.

Sicherheit und Compliance erhöhen

Auch mit Blick auf das Thema Cybersicherheit profitieren Unternehmen von ML und KI. So können ML-Lösungen sie dabei unterstützen Malware, Hacks, Betrug und andere Sicherheitsrisiken zu erkennen oder Angriffe zu verhindern. Etwa lässt sich typisches Nutzerverhalten durch ML analysieren. So können Anomalien entdeckt werden und das Unternehmen erhält eine Warnung, wenn potenziell gefährdete Konten, dubiose Datenimporte oder Malware-Angriffe festgestellt werden.

Ähnlich wie KI, die beispielsweise automatisch Inhalte in Dateien wie Kreditkartennummern oder Sozialversicherungsnummern erkennt. Dadurch kann etwa die Personalabteilung solch sensible personalbezogene Informationen automatisch markieren und Dokumente entsprechend klassifizieren.

Wertvolle Informationen sichtbar machen

Da nahezu jede Branche heutzutage von gravierenden Umwälzungen betroffenen ist, ist es für Unternehmen wichtig, einen Wettbewerbsvorteil zu generieren. Dazu gehört die Bereitschaft Wege zu finden und neue Technologien anzuwenden, um die jährlich zunehmende Anzahl unstrukturierter Daten effektiver zu nutzen. Denn aus ihnen können Firmen neue Erkenntnisse ziehen und sich so einen zusätzlichen Vorteil in einer fortschreitend digitalen Welt verschaffen. Aus vielen Arbeitsabläufen sind sie daher nicht mehr wegzudenken. Immerhin enthält dieser Content aussagekräftige Informationen, die über eine simple Tabellenkalkulation hinausgehen.

Voraussetzung dafür ist, dass die Inhalte an einem zentralen Ort verwaltet werden. Oder anders gesagt: Organisation, Struktur und Konsolidierung der Geschäftsprozesse im Unternehmen. Durch festgelegte Strukturen wird die Kommunikation und die tägliche Arbeit mit diversen Dokumenten vereinfacht und gleichzeitig die Sicherheit vertraulicher Informationen garantiert – sowohl intern als auch extern. Setzt ein Unternehmen auf optimierte Prozesse, schützt es sich zudem vor dem Risiko, Daten durch unterschiedliche Zugriffsoptionen zu verlieren. Zukunftsorientierte Firmen konzentrieren sich daher darauf, Inhalte in der Cloud zu digitalisieren und zu verwalten. Denn diese sind für Arbeitsprozesse und Innovationen mittlerweile unerlässlich geworden und helfen Erkenntnisse aus Daten zu gewinnen, um bessere Ergebnisse und Werte zu erzielen.

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